Utah Inland Port Authority développe des infrastructures et des stratégies logistiques conçues pour soutenir une croissance économique durable dans tout l’Utah. Fondée en 2018, cette organisation gouvernementale collabore avec les collectivités locales afin de renforcer le rôle de l’État dans l’industrie mondiale, tout en tenant compte des répercussions environnementales et de la qualité de vie à long terme. Ses activités associent planification logistique, progrès technologique, responsabilité et gestion environnementale.
Secrétaire du conseil d’administration et assistant(e) de direction, Autorité portuaire intérieure de l’Utah, mode hybride
Soutenir la gouvernance et les opérations de direction de l’Autorité portuaire intérieure de l’Utah grâce à l’administration du conseil, à la coordination des réunions, à la gestion des agendas et à la conformité en matière d’archives. Gérer les avis légaux, la documentation officielle, le soutien aux parties prenantes et les responsabilités liées aux archives conformément à la GRAMA.
Description
- Fournir un soutien administratif confidentiel de niveau supérieur au directeur général, au conseil d’administration de l’UIPA et à l’équipe de direction
- Être le principal dépositaire des archives de gouvernance du conseil et contribuer au respect des obligations légales de l’OPMA et de l’UIPA
- Préparer les ordres du jour et les avis publics, et coordonner la logistique des réunions, les locaux, la restauration, les fournitures et les besoins techniques
- Organiser la participation aux réunions sur site et virtuelles, et résoudre les problèmes audio, vidéo et autres problèmes techniques
- Assister aux réunions du conseil et des comités, et préparer, finaliser et publier les procès-verbaux officiels
- Créer les enregistrements audio et vidéo requis pour la diffusion publique et la conservation interne sécurisée
- Tenir une archive interrogeable des résolutions et ordonnances signées du conseil
- Coordonner les processus d’intégration et de départ des membres du conseil, notamment l’orientation, la formation à la gouvernance et les déclarations
- Gérer l’agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements du directeur général
- Filtrer les appels entrants et les visiteurs, et transmettre les actions qui en découlent au personnel compétent
- Traiter les remboursements de frais de déplacement, les indemnités de réunion et les indemnités journalières
- Assurer le remplacement du responsable certifié des archives de l’UIPA et gérer les demandes relevant de la GRAMA
- Fournir une coordination administrative aux organisations filiales et aux comités
- Préparer et corriger des rapports et des communications électroniques
- Accueillir et soutenir les représentants gouvernementaux et les partenaires du secteur privé
- Suivre les sessions législatives de l’État pertinentes pour le mandat et les activités de l’UIPA
Exigences
- Un diplôme de premier cycle en administration des affaires, communication, administration publique ou dans une discipline connexe est souhaité
- Au moins cinq ans d’expérience dans le soutien administratif de direction, de préférence au sein d’une organisation gouvernementale de l’État ou locale de l’Utah
- Obtenir et conserver la certification de responsable des archives des Archives de l’État de l’Utah dans les 90 jours suivant l’embauche
- Une commission de notaire public de l’Utah, ou la capacité de l’obtenir dans les 90 jours, est souhaitée
- Bonne connaissance pratique des lois et règles administratives de l’Utah
- Excellentes compétences en rédaction professionnelle
- Expérience de la configuration et de la gestion de réunions hybrides
- Maîtrise d’outils de réunion vidéo tels que Zoom et Google Meet
- Capacité de base à diagnostiquer les problèmes liés aux équipements audio et vidéo
- Connaissance approfondie de l’OPMA, des lois de l’UIPA, des obligations de la GRAMA et de la procédure parlementaire
- Compétences avancées en logiciels de bureautique, Google Workspace, systèmes de gestion documentaire et outils de publication web
- Capacité à suivre les sessions législatives et les lois qui concernent l’autorité
- Discrétion dans le traitement d’informations confidentielles et sensibles
- Volonté de travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail
- Capacité à voyager de manière limitée selon les besoins
- Capacité à taper rapidement et à utiliser efficacement les ordinateurs
- Capacité à rester assis ou immobile pendant les longues réunions du conseil
Avantages
- L’UIPA prend en charge l’intégralité de la prime de son régime d’assurance maladie à franchise élevée
- L’UIPA prend en charge au moins 91 % des primes des régimes médicaux traditionnels
- Au moins 1 298 dollars par an de contributions de l’employeur à un compte HSA
- Options de pension et de 401(k) par l’intermédiaire des régimes de retraite de l’Utah
- Abondement du 401(k) par l’intermédiaire des régimes de retraite de l’Utah
- Accès à une salle de sport sur site
- Stationnement payé
- 13 jours fériés rémunérés
- Congés annuels et congés maladie généreux
- Programme d’aide aux employés
- Éligibilité au travail hybride avec télétravail limité
- Possibilités de perfectionnement professionnel et progression de carrière définie
- Projets à impact intergénérationnel et culture axée sur l’innovation