WashU IT
WashU IT
501 – 1.000 Funcionários
EducaçãoEmpresaSaaS
A WashU IT é o departamento de tecnologia da informação da Washington University em St. Louis, dando suporte a estudantes, professores e funcionários da universidade nas operações acadêmicas, de pesquisa e administrativas. Suas equipes fornecem e mantêm serviços de tecnologia corporativa, ajudam a resolver desafios complexos de TI e fortalecem os sistemas e as capacidades que permitem que os campi da universidade operem com eficiência. Como parte de uma organização de tecnologia corporativa voltada para a educação, a WashU IT oferece oportunidades para profissionais que contribuem para a confiabilidade, o desenvolvimento e o aprimoramento dos serviços de tecnologia em um ambiente universitário.

Assistente Executivo II, Neurologia

Preste suporte executivo à liderança de Neurologia da Washington University em uma função híbrida. Coordene agendas, viagens, tarefas administrativas confidenciais, compras e materiais para reuniões.

Descrição

  • Preste suporte administrativo de alto nível a líderes seniores.
  • Gerencie a agenda diária de compromissos da pessoa executiva, incluindo agendamento e priorização.
  • Coordene a logística das reuniões, as confirmações e os materiais de apoio.
  • Mantenha contato com a liderança e com integrantes da escola, da universidade e da comunidade.
  • Gerencie arquivos confidenciais e o acesso autorizado aos dados.
  • Supervisione as operações administrativas diárias e responda a consultas em nome da pessoa executiva.
  • Gerencie o fluxo de telefonemas e visitantes nos escritórios administrativos.
  • Atue como contato principal da pessoa executiva e encaminhe consultas conforme apropriado.
  • Investigue questões e redija respostas a solicitações urgentes.
  • Represente o escritório da pessoa executiva nas interações com a liderança da universidade, o corpo docente e a equipe.
  • Trate solicitações, comunicações, tarefas e prazos de forma profissional e pontual.
  • Supervisione a equipe administrativa do escritório.
  • Organize viagens, incluindo transporte, hospedagem, inscrição e requisitos de visto ou passaporte.
  • Prepare reembolsos de viagem e relatórios de despesas no Sistema de Informações Financeiras da universidade.
  • Compre materiais, equipamentos e serviços.
  • Processe faturas, relatórios de viagem, solicitações de cheques, documentos internos, compras remotas, pedidos em aberto e comprovantes de recebimento nos sistemas financeiros.
  • Mantenha registros para fins de auditoria.
  • Reserve e contrate salas de reunião e organize serviços de alimentação e locações.
  • Coordene com o departamento tributário as despesas de mudança de novos integrantes do departamento.
  • Prepare correspondências e materiais confidenciais para executivos, equipe sênior e autoridades.
  • Reúna materiais para reuniões e eventos executivos.
  • Pesquise, reúna e resuma questões, políticas e tópicos.
  • Prepare informações de contexto, pontos para discussão e materiais de briefing.
  • Realize outras funções conforme designado.

Requisitos

  • Ensino médio completo ou equivalente, ou combinação de formação e experiência.
  • Sete anos de experiência em administração e/ou gestão de escritório.
  • Graduação é desejável.
  • Sete anos de experiência dando suporte a profissionais de nível executivo são desejáveis.
  • Adaptabilidade.
  • Habilidades de suporte administrativo.
  • Gestão de agendas.
  • Confidencialidade.
  • Atenção aos detalhes.
  • Diplomacia.
  • Edição de textos.
  • Conhecimento do Microsoft Office.
  • Gestão de escritório.
  • Comunicação oral.
  • Coordenação de projetos.
  • Acompanhamento de projetos.
  • Bom discernimento.
  • Capacidade de trabalhar de forma independente.
  • Candidatos externos que receberem uma oferta deverão concluir a triagem pré-contratação, incluindo verificação de antecedentes criminais e quaisquer verificações adicionais aplicáveis.
  • Capacidade de desempenhar satisfatoriamente as funções essenciais do cargo, com adaptações razoáveis quando aplicável.

Benefícios

  • Até 22 dias de férias.
  • 10 feriados reconhecidos.
  • Licença médica.
  • Planos competitivos de seguro-saúde, com consultas prioritárias e copagamentos e cosseguros menores.
  • Passe U-Pass gratuito para o transporte público Metro para funcionários elegíveis.
  • Plano de previdência 403(b) de contribuição definida, com contribuições do funcionário e da universidade a partir de 7%.
  • Desafios de bem-estar.
  • Exames anuais de saúde.
  • Recursos de saúde mental.
  • Programas e cursos de atenção plena.
  • Programa de assistência ao funcionário (EAP).
  • Recursos financeiros.
  • Acesso a nutricionistas.
  • Quatro semanas de licença para cuidadores criarem vínculo com uma nova criança.
  • Recursos de apoio familiar para necessidades de cuidado infantil.
  • Recursos para cuidados de adultos.
  • Cobertura de mensalidades para funcionários e suas famílias, incluindo até 100% da graduação de dependentes na WashU e 40% em outras instituições após sete anos.

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