WashU IT adalah departemen teknologi informasi di Washington University in St. Louis yang mendukung mahasiswa, dosen, dan staf universitas dalam kegiatan akademik, penelitian, dan administrasi. Tim-timnya menyediakan dan memelihara layanan teknologi perusahaan, membantu menangani tantangan TI yang kompleks, serta memperkuat sistem dan kemampuan yang memungkinkan kampus universitas beroperasi secara efektif. Sebagai bagian dari organisasi teknologi perusahaan yang berfokus pada pendidikan, WashU IT menawarkan peluang bagi para profesional untuk berkontribusi pada keandalan, pengembangan, dan peningkatan layanan teknologi di lingkungan universitas.
Asisten Eksekutif II, Neurologi
Memberikan dukungan eksekutif kepada pimpinan Neurologi Washington University dalam peran hibrida. Mengatur kalender, perjalanan, administrasi rahasia, pembelian, dan materi rapat.
Deskripsi
- Memberikan dukungan administratif tingkat tinggi kepada para pimpinan senior.
- Mengelola kalender janji harian eksekutif, termasuk penjadwalan dan penentuan prioritas.
- Mengatur logistik rapat, konfirmasi, dan materi pendukung.
- Berkoordinasi dengan pimpinan serta para pemangku kepentingan di sekolah, universitas, dan komunitas.
- Mengelola berkas rahasia dan akses data yang telah diotorisasi.
- Mengawasi operasional administrasi harian dan menanggapi pertanyaan untuk eksekutif.
- Menangani telepon dan kunjungan di kantor administrasi.
- Menjadi kontak utama eksekutif dan meneruskan pertanyaan kepada pihak yang tepat.
- Menyelidiki masalah dan menyusun tanggapan atas permintaan mendesak.
- Mewakili kantor eksekutif dalam interaksi dengan pimpinan universitas, dosen, dan staf.
- Menangani permintaan, komunikasi, tugas, dan tenggat waktu secara profesional dan tepat waktu.
- Mengawasi staf administrasi di kantor.
- Mengatur perjalanan, termasuk transportasi, penginapan, pendaftaran, serta persyaratan visa atau paspor.
- Menyiapkan penggantian biaya perjalanan dan laporan pengeluaran dalam Sistem Informasi Keuangan universitas.
- Membeli perlengkapan, peralatan, dan layanan.
- Memproses faktur, laporan perjalanan, permintaan cek, dokumen internal, pembelian jarak jauh, pesanan menyeluruh, dan voucher tanda terima dalam sistem keuangan.
- Menyimpan catatan untuk keperluan audit.
- Memesan dan mengontrak ruang rapat serta mengatur katering dan penyewaan.
- Berkoordinasi dengan departemen pajak mengenai biaya pindahan bagi staf departemen yang baru bergabung.
- Menyiapkan korespondensi dan materi rahasia untuk eksekutif, staf senior, dan pejabat.
- Mengumpulkan materi untuk rapat dan acara eksekutif.
- Meneliti, mengumpulkan, dan merangkum persoalan, kebijakan, dan topik.
- Menyiapkan informasi latar belakang, pokok pembicaraan, dan materi pengarahan.
- Melaksanakan tugas lain sesuai penugasan.
Persyaratan
- Ijazah SMA atau setara, atau kombinasi pendidikan dan pengalaman.
- Pengalaman tujuh tahun dalam administrasi dan/atau manajemen kantor.
- Gelar sarjana diutamakan.
- Pengalaman tujuh tahun mendukung personel tingkat eksekutif diutamakan.
- Kemampuan beradaptasi.
- Keterampilan dukungan administrasi.
- Pengelolaan kalender.
- Kerahasiaan.
- Perhatian terhadap detail.
- Diplomasi.
- Penyuntingan teks.
- Kemampuan menggunakan Microsoft Office.
- Manajemen kantor.
- Komunikasi lisan.
- Koordinasi proyek.
- Pelacakan proyek.
- Pertimbangan yang baik.
- Kemampuan bekerja secara mandiri.
- Kandidat eksternal yang menerima tawaran harus menjalani pemeriksaan pra-kerja, termasuk pemeriksaan latar belakang kriminal dan pemeriksaan tambahan yang berlaku.
- Kemampuan menjalankan fungsi esensial posisi dengan memuaskan, dengan akomodasi yang wajar jika berlaku.
Tunjangan
- Hingga 22 hari cuti tahunan.
- 10 hari libur yang diakui.
- Cuti sakit.
- Paket asuransi kesehatan yang kompetitif dengan akses janji temu prioritas serta biaya bersama dan coinsurance yang lebih rendah.
- U-Pass Metro gratis bagi karyawan yang memenuhi syarat.
- Program Tabungan Pensiun 403(b) kontribusi pasti, dengan kontribusi karyawan dan universitas mulai dari 7%.
- Tantangan kebugaran.
- Pemeriksaan kesehatan tahunan.
- Sumber daya kesehatan mental.
- Program dan kursus kesadaran penuh.
- Program bantuan karyawan (EAP).
- Sumber daya keuangan.
- Akses ke ahli gizi.
- Cuti pengasuhan selama empat minggu untuk menjalin ikatan dengan anak baru.
- Sumber daya pengasuhan keluarga untuk kebutuhan penitipan anak.
- Sumber daya perawatan orang dewasa.
- Tunjangan biaya kuliah bagi karyawan dan keluarga, termasuk hingga 100% biaya kuliah sarjana tanggungan di WashU dan 40% di tempat lain setelah tujuh tahun.