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WashU IT
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501 – 1 000 Employés
ÉducationEntrepriseSaaS
WashU IT est le département des technologies de l’information de l’Université Washington à St. Louis. Il accompagne les étudiants, les enseignants et le personnel de l’université dans les activités académiques, de recherche et administratives. Ses équipes fournissent et assurent la maintenance de services technologiques d’entreprise, contribuent à résoudre des problèmes informatiques complexes et renforcent les systèmes et les capacités qui permettent aux campus de l’université de fonctionner efficacement. Au sein d’une organisation technologique d’entreprise tournée vers l’éducation, WashU IT offre des opportunités aux professionnels qui contribuent à la fiabilité, au développement et à l’amélioration des services technologiques dans un environnement universitaire.
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Offres de l’entreprise

Assistant de direction II, neurologie

Apportez un soutien de direction aux responsables du service de neurologie de Washington University dans le cadre d’un poste hybride. Coordonnez les calendriers, les déplacements, l’administration confidentielle, les achats et les documents de réunion.

USÉtats-UnisMOMissouri
29 $ – 47 $ / heure
HybrideTemps pleinSeniorLeadLangue Requise : anglaisAssistant de direction

Description

  • Apportez un soutien administratif de haut niveau aux cadres supérieurs.
  • Gérez le calendrier quotidien des rendez-vous de la personne dirigeante, notamment la planification et l’établissement des priorités.
  • Coordonnez la logistique des réunions, les confirmations et les documents d’appui.
  • Faites le lien avec la direction ainsi qu’avec les membres de l’école, de l’université et de la communauté.
  • Gérez les dossiers confidentiels et les accès autorisés aux données.
  • Supervisez les opérations administratives quotidiennes et répondez aux demandes adressées à la personne dirigeante.
  • Gérez les appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs dans les bureaux administratifs.
  • Soyez le principal point de contact de la personne dirigeante et orientez les demandes selon les besoins.
  • Examinez les problèmes et rédigez des réponses aux demandes urgentes.
  • Représentez le bureau de la personne dirigeante dans ses échanges avec la direction de l’université, le corps professoral et le personnel.
  • Traitez les demandes, les communications, les tâches et les échéances avec professionnalisme et dans les délais.
  • Supervisez le personnel administratif du bureau.
  • Organisez les déplacements, notamment le transport, l’hébergement, l’inscription et les formalités de visa ou de passeport.
  • Préparez les remboursements de déplacement et les notes de frais dans le système d’information financière de l’université.
  • Achetez des fournitures, du matériel et des services.
  • Traitez les factures, les rapports de déplacement, les demandes de chèques, les documents internes, les achats à distance, les commandes ouvertes et les justificatifs de réception dans les systèmes financiers.
  • Conservez les dossiers à des fins d’audit.
  • Réservez et louez des salles de réunion, et organisez la restauration et les locations de matériel.
  • Coordonnez avec le service fiscal les frais de déménagement du personnel qui rejoint le département.
  • Préparez des correspondances et des documents confidentiels pour les cadres, le personnel supérieur et les responsables.
  • Rassemblez les documents nécessaires aux réunions et événements de direction.
  • Effectuez des recherches, rassemblez et résumez des questions, des politiques et des sujets.
  • Préparez des informations contextuelles, des points de discussion et des documents de briefing.
  • Effectuez d’autres tâches selon les besoins.

Exigences

  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent, ou combinaison de formation et d’expérience.
  • Sept ans d’expérience en administration et/ou en gestion de bureau.
  • Un diplôme de premier cycle est souhaité.
  • Sept ans d’expérience auprès de cadres dirigeants sont souhaités.
  • Adaptabilité.
  • Compétences en soutien administratif.
  • Gestion de calendrier.
  • Confidentialité.
  • Souci du détail.
  • Diplomatie.
  • Édition de textes.
  • Maîtrise de Microsoft Office.
  • Gestion de bureau.
  • Communication orale.
  • Coordination de projets.
  • Suivi de projets.
  • Bon jugement.
  • Capacité à travailler de manière autonome.
  • Les candidatures externes retenues devront faire l’objet d’une vérification préalable à l’embauche, comprenant une vérification des antécédents judiciaires et tout contrôle supplémentaire applicable.
  • Capacité à exercer les fonctions essentielles du poste de manière satisfaisante, avec des aménagements raisonnables le cas échéant.

Avantages

  • Jusqu’à 22 jours de congés annuels.
  • 10 jours fériés reconnus.
  • Congé maladie.
  • Régimes d’assurance maladie compétitifs, avec des rendez-vous prioritaires et des tickets modérateurs et coassurances moins élevés.
  • Abonnement U-Pass gratuit aux transports Metro pour les employés admissibles.
  • Régime d’épargne-retraite à cotisations définies 403(b), avec des cotisations de l’employé et de l’université à partir de 7 %.
  • Défis bien-être.
  • Bilans de santé annuels.
  • Ressources en santé mentale.
  • Programmes et cours de pleine conscience.
  • Programme d’aide aux employés (EAP).
  • Ressources financières.
  • Accès à des diététiciens.
  • Quatre semaines de congé pour les aidants afin de créer un lien avec un nouvel enfant.
  • Ressources de soutien familial pour les besoins de garde d’enfants.
  • Ressources pour les soins aux adultes.
  • Prise en charge des frais de scolarité pour les employés et leur famille, comprenant jusqu’à 100 % des frais de premier cycle des personnes à charge à WashU et 40 % ailleurs après sept ans.

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