LogoFresh Jobs Ahead
WashU IT
WashU IT
501 – 1.000 Medewerkers
OndernemingOnderwijsSaaS
WashU IT is de afdeling informatietechnologie van Washington University in St. Louis en ondersteunt studenten, docenten en medewerkers van de universiteit bij onderwijs, onderzoek en administratieve activiteiten. De teams leveren en beheren technologievoorzieningen voor de hele organisatie, helpen complexe IT-uitdagingen aan te pakken en versterken de systemen en mogelijkheden die nodig zijn om de universiteitscampussen effectief te laten functioneren. Als onderdeel van een op onderwijs gerichte organisatie voor bedrijfstechnologie biedt WashU IT professionals de kans bij te dragen aan de betrouwbaarheid, ontwikkeling en verbetering van technologievoorzieningen binnen een universitaire omgeving.
LinkedIn
Vacatures bij het bedrijf

Executive Assistant II, Neurologie

Ondersteun de leiding van Neurologie aan Washington University in een hybride functie. Coördineer agenda’s, reizen, vertrouwelijke administratie, inkopen en vergaderstukken.

USVerenigde StatenMOMissouri
$ 29 – $ 47 / uur
HybrideVoltijdSeniorLeadVereiste Taal: EngelsDirectieassistent

Beschrijving

  • Bied leidinggevenden hoogwaardige administratieve ondersteuning.
  • Beheer de dagelijkse afsprakenagenda van de leidinggevende, inclusief planning en prioritering.
  • Coördineer de organisatie van vergaderingen, bevestigingen en bijbehorende stukken.
  • Onderhoud contacten met de leiding en met betrokkenen van de faculteit, universiteit en gemeenschap.
  • Beheer vertrouwelijke dossiers en geautoriseerde toegang tot gegevens.
  • Houd toezicht op de dagelijkse administratieve werkzaamheden en behandel vragen voor de leidinggevende.
  • Behandel telefoongesprekken en bezoekers in de administratieve kantoren.
  • Fungeer als het primaire aanspreekpunt voor de leidinggevende en leid vragen waar nodig door.
  • Onderzoek kwesties en stel reacties op dringende verzoeken op.
  • Vertegenwoordigt het kantoor van de leidinggevende in contacten met de universiteitsleiding, docenten en medewerkers.
  • Behandel verzoeken, communicatie, taken en deadlines professioneel en tijdig.
  • Houd toezicht op administratief personeel op kantoor.
  • Organiseer reizen, waaronder vervoer, accommodatie, registratie en visum- of paspoortvereisten.
  • Verwerk declaraties voor reiskosten en onkosten in het financiële informatiesysteem van de universiteit.
  • Koop benodigdheden, apparatuur en diensten in.
  • Verwerk facturen, reisdeclaraties, betalingsverzoeken, interne documenten, aankopen op afstand, raamorders en ontvangstbewijzen in financiële systemen.
  • Bewaar administratie voor auditdoeleinden.
  • Reserveer vergaderruimten en sluit hiervoor contracten af; regel ook catering en verhuur.
  • Stem met de belastingafdeling de verhuiskosten af voor nieuwe medewerkers van de afdeling.
  • Bereid vertrouwelijke correspondentie en stukken voor leidinggevenden, senior medewerkers en functionarissen voor.
  • Stel materiaal samen voor vergaderingen en evenementen van leidinggevenden.
  • Onderzoek, verzamel en vat kwesties, beleidsregels en onderwerpen samen.
  • Bereid achtergrondinformatie, gesprekspunten en briefingmateriaal voor.
  • Voer overige toegewezen taken uit.

Vereisten

  • Middelbareschooldiploma of gelijkwaardig, of een combinatie van opleiding en ervaring.
  • Zeven jaar ervaring in administratieve werkzaamheden en/of kantoorbeheer.
  • Een bachelordiploma heeft de voorkeur.
  • Zeven jaar ervaring met ondersteuning van leidinggevenden op directieniveau heeft de voorkeur.
  • Aanpassingsvermogen.
  • Vaardigheden op het gebied van administratieve ondersteuning.
  • Agendabeheer.
  • Vertrouwelijkheid.
  • Oog voor detail.
  • Diplomatiek vermogen.
  • Tekstbewerking.
  • Goede beheersing van Microsoft Office.
  • Kantoorbeheer.
  • Mondelinge communicatie.
  • Projectcoördinatie.
  • Projectbewaking.
  • Goed beoordelingsvermogen.
  • Zelfstandig kunnen werken.
  • Externe kandidaten die een aanbod ontvangen, moeten een screening vóór indiensttreding doorlopen, waaronder een controle van het strafblad en eventuele aanvullende toepasselijke controles.
  • In staat zijn de essentiële taken van de functie naar behoren uit te voeren, met waar van toepassing redelijke aanpassingen.

Voordelen

  • Maximaal 22 vakantiedagen.
  • 10 erkende feestdagen.
  • Ziekteverlof.
  • Concurrerende ziektekostenverzekeringen met voorrang bij afspraken en lagere eigen bijdragen en medeverzekeringskosten.
  • Gratis Metro Transit U-Pass voor in aanmerking komende medewerkers.
  • Een beschikbare-premieregeling voor pensioen (403(b)), waarbij bijdragen van medewerker en universiteit beginnen bij 7%.
  • Vitaliteitsuitdagingen.
  • Jaarlijkse gezondheidscontroles.
  • Hulpmiddelen voor mentale gezondheid.
  • Mindfulnessprogramma’s en -cursussen.
  • Medewerkersbijstandsprogramma (EAP).
  • Financiële hulpmiddelen.
  • Toegang tot diëtisten.
  • Vier weken zorgverlof om een band op te bouwen met een nieuw kind.
  • Hulpbronnen voor kinderopvangbehoeften van gezinnen.
  • Hulpbronnen voor zorg aan volwassenen.
  • Dekking van collegegeld voor medewerkers en hun gezin, waaronder tot 100% van het collegegeld voor afhankelijke studenten in een bacheloropleiding aan WashU en 40% elders na zeven jaar.

Gerelateerde vacatures