神経内科 エグゼクティブアシスタント II
ハイブリッド勤務で、ワシントン大学神経内科のリーダーを役員レベルの事務面から支援します。 予定、出張、機密事務、購買、会議資料を調整します。
仕事内容
- 上級リーダーに高度な事務サポートを提供します。
- 幹部の毎日の予定表を管理し、日程調整と優先順位付けを行います。
- 会議の運営、確認事項、関連資料を調整します。
- リーダー陣、学部、大学、地域社会の関係者と連絡を取ります。
- 機密ファイルとデータへの許可されたアクセスを管理します。
- 日々の事務業務を監督し、幹部宛ての問い合わせに対応します。
- 事務部門の電話対応と来訪者対応を行います。
- 幹部の主な連絡窓口となり、問い合わせを適切に振り分けます。
- 問題を調査し、緊急の依頼への回答案を作成します。
- 大学のリーダー、教員、職員とのやり取りで幹部室を代表します。
- 依頼、連絡事項、業務、期限に専門的かつ期限内に対応します。
- オフィスの事務スタッフを監督します。
- 交通手段、宿泊、登録、ビザまたはパスポートの要件を含む出張を手配します。
- 大学の財務情報システムで出張精算と経費報告書を作成します。
- 備品、機器、サービスを購入します。
- 財務システムで請求書、出張報告、支払依頼、内部書類、遠隔地での購買、包括発注、受領伝票を処理します。
- 監査に備えて記録を保管します。
- 会議室を予約して契約し、ケータリングや備品のレンタルを手配します。
- 新たに着任する部門スタッフの転居費用について税務部門と調整します。
- 幹部、上級スタッフ、大学関係者向けに機密の書簡や資料を作成します。
- 幹部会議やイベントの資料を取りまとめます。
- 課題、方針、テーマを調査、収集し、要約します。
- 背景情報、発言要点、ブリーフィング資料を作成します。
- 指示されたその他の業務を行います。
応募要件
- 高校卒業または同等の資格、あるいは教育と経験の組み合わせ。
- 事務業務および／またはオフィス管理の経験7年。
- 学士号があれば尚可。
- 幹部レベルの職員を7年間支援した経験があれば尚可。
- 適応力。
- 事務サポートスキル。
- 予定管理能力。
- 機密保持。
- 細部への注意力。
- 外交的な対応力。
- テキスト編集能力。
- Microsoft Officeの操作能力。
- オフィス管理能力。
- 口頭でのコミュニケーション能力。
- プロジェクト調整能力。
- プロジェクトの進捗管理能力。
- 適切な判断力。
- 自立して業務を遂行できる能力。
- 採用内定を受けた外部候補者は、犯罪歴の確認および該当する追加確認を含む採用前審査を完了する必要があります。
- 該当する場合は合理的配慮を受けたうえで、職務の必須機能を適切に遂行できること。
福利厚生
- 年間最大22日の休暇。
- 大学が定める祝日10日。
- 病気休暇。
- 優先予約や低い自己負担額・共同保険料を含む、競争力のある健康保険プラン。
- 対象となる従業員はMetroのU-Passを無料で利用できます。
- 確定拠出型403(b)退職貯蓄プラン。従業員と大学の拠出は7%から始まります。
- ウェルネスチャレンジ。
- 年次健康診断。
- メンタルヘルス関連のリソース。
- マインドフルネスのプログラムや講座。
- 従業員支援プログラム（EAP）。
- 金融関連のリソース。
- 管理栄養士を利用できます。
- 新しい子どもとの絆を深めるための4週間の養育者休暇。
- 育児ニーズに対応する家族向けケアリソース。
- 成人介護のリソース。
- 従業員と家族の学費支援。勤続7年後、条件を満たす扶養家族はWashUで学部授業料の最大100%、他大学では40%の支援を受けられます。