神经内科行政助理 II
以混合办公形式为华盛顿大学神经内科领导团队提供行政支持。 协调日程、差旅、保密事务、采购及会议材料。
描述
- 为高级领导提供高层次行政支持。
- 管理主管的日常预约日历，包括安排日程和确定优先级。
- 协调会议后勤、确认事项及相关材料。
- 与领导层、学院、大学及社区相关人士联络。
- 管理机密文件及数据的授权访问。
- 监督日常行政运营，并回应主管收到的咨询。
- 处理行政办公室的电话和访客接待。
- 担任主管的主要联络人，并酌情转办咨询。
- 调查问题并为紧急请求拟写回复。
- 代表主管办公室与大学领导、教师及员工沟通。
- 专业、及时地处理请求、沟通事项、任务和截止期限。
- 监督办公室行政人员。
- 安排差旅，包括交通、住宿、注册以及签证或护照要求。
- 通过大学财务信息系统办理差旅报销并编制费用报告。
- 采购用品、设备和服务。
- 在财务系统中处理发票、差旅报告、付款申请、内部文件、远程采购、总括订单及收货凭证。
- 保存记录以备审计。
- 预订并签订会议室合同，安排餐饮和租赁服务。
- 与税务部门协调新入职院系员工的搬迁费用事宜。
- 为主管、高级员工和官员准备保密信函及材料。
- 整理主管会议和活动所需材料。
- 研究、收集并总结相关问题、政策和主题。
- 准备背景信息、发言要点和简报材料。
- 完成分配的其他职责。
任职要求
- 高中毕业或同等学历，或具备相当的教育背景与工作经验。
- 七年行政工作和/或办公室管理经验。
- 优先考虑持有学士学位者。
- 优先考虑具备七年支持高管级人员经验者。
- 适应能力。
- 行政支持技能。
- 日程管理能力。
- 保密意识。
- 注重细节。
- 处事得体。
- 文本编辑能力。
- 熟练使用 Microsoft Office。
- 办公室管理能力。
- 口头沟通能力。
- 项目协调能力。
- 项目进度跟踪能力。
- 判断力良好。
- 能够独立工作。
- 获得录用的外部候选人必须完成入职前审查，包括刑事背景调查及任何适用的其他审查。
- 能够在适用情况下获得合理便利的前提下，令人满意地履行该职位的基本职能。
福利待遇
- 最多 22 天年假。
- 10 个认可的节假日。
- 病假。
- 具有竞争力的医疗保险计划，提供优先预约以及较低的自付额和共同保险费用。
- 符合条件的员工可免费使用 Metro U-Pass 公共交通通行证。
- 固定缴款型 403(b) 退休储蓄计划，员工和大学缴款从 7% 起。
- 健康促进挑战活动。
- 年度健康筛查。
- 心理健康资源。
- 正念项目和课程。
- 员工援助计划（EAP）。
- 财务资源。
- 可获得营养师服务。
- 新生儿家庭照护假四周，用于陪伴和照护新生儿。
- 为儿童照护需求提供家庭照护资源。
- 成人照护资源。
- 为员工及其家庭提供学费支持；工作满七年后，符合条件的受扶养人可在 WashU 获得最高 100% 的本科生学费支持，在其他院校获得 40% 的学费支持。