WashU IT — це відділ інформаційних технологій Вашингтонського університету в Сент-Луїсі, який підтримує студентів, викладачів і співробітників університету в навчальній, дослідницькій та адміністративній діяльності. Команди відділу надають і обслуговують корпоративні технологічні сервіси, допомагають розв’язувати складні ІТ-завдання та посилюють системи й можливості, завдяки яким кампуси університету ефективно функціонують. Як частина організації, що відповідає за корпоративні технології в освітній сфері, WashU IT пропонує фахівцям можливості долучатися до забезпечення надійності, розвитку та вдосконалення технологічних сервісів в університетському середовищі.
Помічник керівника II, неврологія
Надавайте адміністративну підтримку керівництву відділення неврології Вашингтонського університету в гібридному форматі. Координуйте розклад, поїздки, конфіденційне адміністрування, закупівлі та матеріали для зустрічей.
Опис
- Надавайте керівникам вищої ланки адміністративну підтримку високого рівня.
- Ведіть щоденний календар керівника, зокрема плануйте зустрічі та визначайте пріоритети.
- Координуйте організацію зустрічей, підтвердження участі та супровідні матеріали.
- Взаємодійте з керівництвом, представниками школи, університету та місцевої громади.
- Ведіть конфіденційні файли й контролюйте дозволений доступ до даних.
- Контролюйте щоденну адміністративну роботу та відповідайте на запити до керівника.
- Опрацьовуйте телефонні дзвінки й прийом відвідувачів в адміністративних офісах.
- Будьте основною контактною особою керівника та скеровуйте запити належним чином.
- З’ясовуйте обставини питань і готуйте відповіді на термінові звернення.
- Представляйте офіс керівника у взаємодії з керівництвом університету, викладачами та працівниками.
- Професійно й вчасно опрацьовуйте запити, листування та завдання, дотримуючись строків.
- Керуйте адміністративним персоналом офісу.
- Організовуйте поїздки, зокрема транспорт, проживання, реєстрацію та вимоги щодо віз або паспортів.
- Готуйте відшкодування витрат на поїздки й звіти про витрати у фінансовій інформаційній системі університету.
- Закуповуйте матеріали, обладнання та послуги.
- Опрацьовуйте у фінансових системах рахунки, звіти про поїздки, запити на оплату, внутрішні документи, дистанційні закупівлі, рамкові замовлення та квитанції про отримання.
- Ведіть записи для аудиторських перевірок.
- Бронюйте й замовляйте приміщення для зустрічей, організовуйте харчування та оренду обладнання.
- Координуйте з податковим відділом питання витрат на переїзд нових працівників підрозділу.
- Готуйте конфіденційне листування й матеріали для керівників, старших працівників і посадовців.
- Добирайте матеріали для зустрічей і заходів керівництва.
- Досліджуйте, збирайте й узагальнюйте інформацію щодо питань, політик і тем.
- Готуйте довідкову інформацію, тези та матеріали для брифінгів.
- Виконуйте інші доручення за потреби.
Вимоги
- Диплом про середню освіту або еквівалент чи поєднання освіти й досвіду.
- Сім років досвіду адміністративної роботи та/або управління офісом.
- Бажаний ступінь бакалавра.
- Бажано сім років досвіду підтримки керівників вищої ланки.
- Адаптивність.
- Навички адміністративної підтримки.
- Управління календарем.
- Конфіденційність.
- Увага до деталей.
- Дипломатичність.
- Редагування текстів.
- Впевнене володіння Microsoft Office.
- Управління офісом.
- Усна комунікація.
- Координація проєктів.
- Відстеження виконання проєктів.
- Зважене судження.
- Здатність працювати самостійно.
- Зовнішні кандидати, які отримають пропозицію роботи, мають пройти перевірку перед працевлаштуванням, зокрема перевірку кримінального минулого та будь-які додаткові перевірки, якщо вони застосовні.
- Здатність задовільно виконувати основні функції посади з розумними пристосуваннями, якщо це застосовно.
Переваги
- До 22 днів відпустки.
- 10 визнаних святкових днів.
- Лікарняна відпустка.
- Конкурентні плани медичного страхування з пріоритетним записом і нижчими доплатами та частками співстрахування.
- Безкоштовний проїзний Metro U-Pass для працівників, які відповідають умовам.
- Пенсійний накопичувальний план 403(b) із визначеними внесками: внески працівника й університету починаються від 7%.
- Оздоровчі змагання.
- Щорічні медичні обстеження.
- Ресурси для підтримки психічного здоров’я.
- Програми й курси усвідомленості.
- Програма допомоги працівникам (EAP).
- Фінансові ресурси.
- Доступ до дієтологів.
- Чотири тижні відпустки для догляду за близькою людиною та встановлення зв’язку з новою дитиною.
- Ресурси для сімей щодо догляду за дітьми.
- Ресурси з догляду за дорослими.
- Оплата навчання для працівників та їхніх сімей, зокрема до 100% вартості бакалаврського навчання утриманців у WashU і 40% в інших закладах після семи років.