神經內科行政助理 II
以混合辦公模式為華盛頓大學神經內科領導團隊提供行政支援。 協調行程、差旅、機密行政事務、採購及會議資料。
說明
- 為高階主管提供高層次行政支援。
- 管理主管的每日預約行事曆，包括安排時程及排定優先順序。
- 協調會議後勤、確認事項及相關資料。
- 與領導階層、學院、大學及社區相關人士聯繫。
- 管理機密檔案及資料的授權存取。
- 督導日常行政作業，並回覆主管收到的詢問。
- 處理行政辦公室的電話及訪客接待。
- 擔任主管的主要聯絡人，並視情況轉介詢問事項。
- 調查問題並為緊急請求擬寫回覆。
- 代表主管辦公室與大學領導、教師及員工互動。
- 專業且準時地處理請求、溝通事項、工作及期限。
- 督導辦公室行政人員。
- 安排差旅，包括交通、住宿、註冊以及簽證或護照需求。
- 透過大學財務資訊系統辦理差旅核銷並製作費用報告。
- 採購用品、設備及服務。
- 在財務系統中處理發票、差旅報告、付款申請、內部文件、遠端採購、總括訂單及收貨憑證。
- 保存紀錄以供稽核。
- 預訂會議室並簽訂合約，安排餐飲及租用設備。
- 與稅務部門協調新進系所員工的搬遷費用事宜。
- 為主管、高階員工及官員準備機密函件和資料。
- 彙整主管會議及活動所需資料。
- 研究、蒐集並摘要相關問題、政策及主題。
- 準備背景資訊、發言要點及簡報資料。
- 執行指派的其他職務。
職位要求
- 高中畢業或同等學歷，或具備相當的教育背景與工作經驗。
- 七年行政工作和／或辦公室管理經驗。
- 具學士學位者優先。
- 具七年支援高階主管人員經驗者優先。
- 適應能力。
- 行政支援技能。
- 行事曆管理能力。
- 保密意識。
- 注重細節。
- 處事得宜。
- 文字編輯能力。
- 熟悉 Microsoft Office。
- 辦公室管理能力。
- 口語溝通能力。
- 專案協調能力。
- 專案進度追蹤能力。
- 判斷力良好。
- 能夠獨立作業。
- 獲得錄用的外部候選人必須完成聘前審查，包括刑事背景調查及任何適用的其他查核。
- 在適用情況下提供合理便利後，能令人滿意地履行此職位的基本職能。
福利待遇
- 最多 22 天休假。
- 10 個認可的假日。
- 病假。
- 具競爭力的健康保險方案，提供優先預約及較低的自付額與共同保險費用。
- 符合資格的員工可免費使用 Metro U-Pass 大眾運輸通行證。
- 固定提撥型 403(b) 退休儲蓄計畫，員工及大學提撥比例自 7% 起。
- 健康促進挑戰活動。
- 年度健康檢查。
- 心理健康資源。
- 正念課程及活動。
- 員工協助計畫（EAP）。
- 財務資源。
- 可使用營養師服務。
- 新生兒照護假四週，用於與新生兒建立親子關係。
- 提供兒童照護需求相關的家庭照護資源。
- 成人照護資源。
- 為員工及其家庭提供學費補助；任職滿七年後，符合資格的受扶養人可在 WashU 獲得最高 100% 的大學部學費補助，在其他學校獲得 40% 的學費補助。