Egg to międzynarodowa firma zajmująca się zarządzaniem wydarzeniami i ich produkcją, która tworzy doświadczenia mające angażować i inspirować odbiorców klientów. Jej działalność łączy kompetencje kreatywne, produkcyjne i strategiczne na potrzeby wydarzeń na żywo oraz projektów realizowanych dla marek. Egg wspiera różnorodny, otwarty na świat zespół, oferując zdalny i hybrydowy model pracy. Kultura firmy opiera się na odpowiedzialności, ciągłym doskonaleniu, inkluzywności i zasadach ESG. Firma zatrudnia ponad 200 osób i oferuje możliwości rozwoju osobom zainteresowanym kreatywnymi wydarzeniami, marketingiem, doradztwem oraz pracą związaną z podróżami.
Specjalista ds. obsługi gości – agencja eventowa (praca zdalna we Francji)
Koordynowanie podróży, rejestracji, rezerwacji i wsparcia gości podczas wydarzeń farmaceutycznych. Obsługa danych w Cvent, budżetów, zgodności oraz komunikacji z klientami i uczestnikami.
Opis
- Obsługa zapytań gości od pierwszego kontaktu do zakończenia, w tym podróży, zakwaterowania, rejestracji, rezerwacji i komunikacji.
- Organizowanie indywidualnych podróży oraz potrzeb małych grup, zazwyczaj do dziesięciu osób.
- Korzystanie z Cvent do obsługi rejestracji, prowadzenia rzetelnych danych gości i aktualizowania informacji o wydarzeniach.
- Pełnienie funkcji kluczowej osoby kontaktowej dla klientów i gości wydarzeń.
- Odpowiadanie na zapytania, rozwiązywanie problemów i przekazywanie odpowiednim interesariuszom jasnych informacji.
- Monitorowanie rezerwacji, wydatków i przydzielonych budżetów.
- Prowadzenie dokładnej dokumentacji i terminowe przygotowywanie rzetelnych raportów.
- Sprawdzanie, czy organizacja wydarzeń spełnia wymagania klienta oraz obowiązujące wymogi zgodności farmaceutycznej.
- Proponowanie praktycznych usprawnień procesów wewnętrznych i ogólnej obsługi gości.
Wymagania
- Co najmniej trzy lata doświadczenia w obsłudze gości, zarządzaniu delegatami, koordynacji podróży lub porównywalnych operacjach eventowych.
- Wcześniejsze doświadczenie przy wydarzeniach farmaceutycznych lub medycznych.
- Praktyczna znajomość Cvent, w tym procesów rejestracji, administracji danymi gości i raportowania.
- Doświadczenie w koordynowaniu podróży, zakwaterowania, rezerwacji i komunikacji dla gości lub uczestników wydarzeń.
- Bardzo dobra organizacja pracy i dbałość o szczegóły.
- Umiejętność skutecznego radzenia sobie z konkurencyjnymi zadaniami i zmieniającymi się priorytetami.
- Silne umiejętności obsługi klienta, komunikacji i rozwiązywania problemów.
- Samodzielny styl pracy oraz umiejętność trafnej oceny, kiedy należy eskalować kwestie.
- Znajomość pakietu Microsoft Office, szczególnie programu Excel.
- Biegła znajomość języka angielskiego i hiszpańskiego.
- Doświadczenie w dynamicznej agencji lub środowisku obsługi klienta będzie dodatkowym atutem.
- Doświadczenie w korzystaniu z narzędzi AI lub automatyzacji będzie dodatkowym atutem.
- Doświadczenie we współpracy w międzynarodowych lub wielokulturowych zespołach będzie dodatkowym atutem.
- Znajomość dodatkowych języków będzie dodatkowym atutem.
- Doświadczenie w doskonaleniu procesów będzie dodatkowym atutem.
Benefity
- Elastyczne warunki pracy, z opcją pracy zdalnej lub hybrydowej zależnie od lokalizacji.
- Premia zależna od wyników.
- Dodatek na domowe biuro lub technologie.
- Bony lunchowe.
- Możliwości międzynarodowego rozwoju kariery.
- Coroczny wyjazd integracyjny całej firmy.
- Bezpłatna kawa.
- Biura przyjazne zwierzętom.
- Wspierająca kultura współpracy.
- Integracyjne środowisko pracy.
- Organizacja skupiona na ESG i zaangażowana w wywieranie pozytywnego wpływu.