Egg est une entreprise mondiale de gestion et de production événementielle qui crée des expériences conçues pour mobiliser et inspirer les publics de ses clients. Son travail réunit des expertises créatives, de production et stratégiques pour des événements en direct et liés aux marques. Egg accompagne une équipe diversifiée et tournée vers l’international grâce à des modes de travail à distance et hybrides, dans une culture fondée sur la responsabilité, l’amélioration continue, l’inclusion et les critères ESG. Avec plus de 200 employés, l’entreprise offre des opportunités aux personnes intéressées par les événements créatifs, le marketing, le conseil et les activités liées aux voyages.
Spécialiste de l’expérience des invités – Agence événementielle (France, télétravail)
Coordonne les voyages, les inscriptions, les réservations et l’assistance aux invités pour des événements pharmaceutiques. Gère les données Cvent, les budgets, la conformité et les communications avec les clients et les participants.
Description
- Gère les demandes des invités, de la première prise de contact à la finalisation, notamment les voyages, l’hébergement, les inscriptions, les réservations et les communications.
- Organise les déplacements individuels et les besoins des petits groupes, généralement jusqu’à dix personnes.
- Utilise Cvent pour administrer les inscriptions, tenir à jour des dossiers fiables sur les invités et actualiser les informations relatives aux événements.
- Est le principal interlocuteur des clients et des invités des événements.
- Répond aux demandes, résout les problèmes et fournit des informations claires aux parties prenantes concernées.
- Suit les réservations, les dépenses et les budgets alloués.
- Tient des registres complets et fournit des rapports précis dans les délais prévus.
- Vérifie que l’organisation des événements respecte les spécifications des clients et les exigences pertinentes de conformité pharmaceutique.
- Propose des améliorations pratiques des processus internes et de l’expérience globale des invités.
Exigences
- Au moins trois ans d’expérience dans l’accueil des invités, la gestion des délégués, la coordination de voyages ou des opérations événementielles comparables.
- Expérience préalable dans l’organisation d’événements pharmaceutiques ou liés aux soins de santé.
- Maîtrise pratique de Cvent, notamment des processus d’inscription, de l’administration des données des invités et du reporting.
- Expérience de la coordination des voyages, de l’hébergement, des réservations et des communications pour des invités ou des participants à des événements.
- Méthode de travail très organisée et souci du détail.
- Capacité à gérer efficacement des demandes concurrentes et des priorités changeantes.
- Excellentes aptitudes en service client, en communication et en résolution de problèmes.
- Autonomie dans le travail et bon jugement pour savoir quand faire remonter les difficultés.
- Bonne connaissance pratique de Microsoft Office, en particulier d’Excel.
- Maîtrise de l’anglais et de l’espagnol.
- Une expérience dans une agence dynamique ou un environnement de services aux clients constitue un atout.
- Une expérience des outils d’IA ou d’automatisation constitue un atout.
- Une expérience de collaboration avec des équipes internationales ou multiculturelles constitue un atout.
- La maîtrise d’autres langues constitue un atout.
- Une expérience de l’amélioration des processus constitue un atout.
Avantages
- Modalités de travail flexibles, avec des options à distance et hybrides variables selon le lieu.
- Prime liée à la performance.
- Indemnité pour le télétravail ou l’équipement technologique.
- Titres-restaurant.
- Opportunités de développement de carrière à l’international.
- Séminaire annuel réunissant toute l’entreprise.
- Café gratuit.
- Bureaux acceptant les animaux de compagnie.
- Culture de travail collaborative et bienveillante.
- Environnement de travail inclusif.
- Organisation axée sur l’ESG et engagée à créer un impact positif.