Austin Transit Partnership er en uavhengig organisasjon i offentlig sektor, etablert i 2020 for å føre tilsyn med gjennomføringen av bybane i Austin, Texas. I samarbeid med lokalsamfunnet bruker partnerskapet data og innspill fra offentligheten for å videreutvikle transportvisjonen som velgerne har godkjent, med vekt på likeverd, bærekraft, åpenhet og samsvar med Austins prioriteringer. Teamet støtter planleggingen og gjennomføringen av større infrastrukturprosjekter innen urban transport i samarbeid med lokale interessenter.
Senior Manager, juridiske tjenester og dokumentforvaltning – Austin, TX (hybrid)
Led Austin Transit Partnerships etterlevelse av Texas Public Information Act og programmer for dokumentforvaltning. Støtt styrets arbeid, administrasjonen av juridiske tjenester og opplæring av ansatte.
Beskrivelse
- Rapporterer til Senior Vice President, juridiske tjenester og juridisk direktør
- Ha tilsyn med ATPs etterlevelse av Texas Public Information Act, inkludert administrasjon og vedlikehold av programvaren for håndtering av TPIA-saker
- Koordinere med personer som ber om innsyn, ATPs dokumentansvarlige og Texas Attorney General’s Office
- Innhente avgjørelser om mulige unntak fra utlevering av dokumenter
- Forberede og utlevere dokumenter i samsvar med TPIA-kravene
- Lede ATPs program for dokumentforvaltning, inkludert retningslinjer, organisering, vedlikehold og bevaring av juridiske dokumenter, virksomhetsdokumenter og styredokumenter
- Gi administrativ støtte og stedfortrederdekning for ATPs styremøter og relaterte aktiviteter
- Behandle styrets sakslisteunderlag og fullføre oppfølging etter møter
- Kommunisere med ATPs ansatte og styremedlemmer
- Administrere ATPs plattform for styremøter, for tiden eScribe
- Håndtere administrasjonen av juridiske tjenester, inkludert dokumentutarbeidelse, fakturagodkjenning, research, budsjettplanlegging, innkjøp og spesialprosjekter
- Opplære ATPs ansatte i etterlevelse og prosedyrer innen ansvarsområdene
- Kan fordele arbeid, vurdere prestasjoner, lære opp og veilede annet personale
Krav
- Bachelorgrad eller høyere grad i offentlig administrasjon, paralegalstudier, bedriftsadministrasjon eller et beslektet fagområde
- Minst sju års erfaring som paralegal eller tilsvarende erfaring i juridisk, administrativ eller ledelsesmessig sammenheng
- Tre års erfaring med personalledelse eller prosjektledelse
- En kombinasjon av utdanning, erfaring, kunnskap, ferdigheter, evner og andre egenskaper som samsvarer med de nødvendige kvalifikasjonene
- Paralegal-sertifisering er ønskelig
- Erfaring med Texas Public Information Act og/eller Texas Open Meetings Act er ønskelig
- Kjennskap til Granicus GovQA, eScribe, Microsoft Office og Oracle er ønskelig
- Forståelse av dokumentforvaltningssystemer, inkludert opprettelse, lagring, tilgang til og avhending av dokumenter
- Gode ferdigheter i elektroniske dokumentforvaltningssystemer og databaser samt datasikkerhetsprotokoller
- Kunnskap om standarder for juridisk etterlevelse som er relevante for en organisasjon som ATP
- Dokumentert evne til å gjennomføre juridisk research
- Gode ferdigheter i programvare for virksomhet og kommunikasjon, helst Microsoft Office 365-applikasjoner som Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams
- Evne til å håndtere flere oppgaver og prosesser på en travel arbeidsplass med stramme tidsfrister
Fordeler
- Arbeidsgiver med like muligheter som fokuserer på inkludering og en innbydende, mangfoldig arbeidsplass
- Sikre og helsemessig forsvarlige arbeidsforhold
- Obligatorisk opplæring i sikkerhet og utstyr