Austin Transit Partnership ist eine unabhängige Organisation des öffentlichen Sektors, die 2020 gegründet wurde, um die Umsetzung einer Stadtbahn in Austin, Texas, zu beaufsichtigen. Gemeinsam mit der Bevölkerung nutzt die Partnerschaft Daten und öffentliche Beiträge, um die von den Wählerinnen und Wählern beschlossene Vision für den öffentlichen Nahverkehr voranzubringen, wobei sie den Schwerpunkt auf Gleichberechtigung, Nachhaltigkeit, Transparenz und die Ausrichtung an den Prioritäten Austins legt. Das Team unterstützt die Planung und Umsetzung bedeutender städtischer Verkehrsinfrastruktur in Zusammenarbeit mit lokalen Interessengruppen.
Senior Manager, Rechtsdienstleistungen und Aktenverwaltung – Austin, TX (Hybrid)
Leiten Sie die Programme der Austin Transit Partnership zur Einhaltung des texanischen Gesetzes über öffentliche Informationen und zur Aktenverwaltung. Unterstützen Sie die Arbeit des Vorstands, die Verwaltung der Rechtsabteilung und die Schulung der Mitarbeitenden.
Beschreibung
- Berichtet an den SVP, Rechtsdienstleistungen und General Counsel
- Überwacht die Einhaltung des texanischen Gesetzes über öffentliche Informationen durch ATP, einschließlich der Verwaltung und Pflege der TPIA-Managementsoftware
- Koordiniert mit Antragstellenden, den für ATP-Akten zuständigen Mitarbeitenden und dem Büro des texanischen Generalstaatsanwalts
- Holt Entscheidungen zu möglichen Ausnahmen von der Offenlegung von Akten ein
- Bereitet Akten gemäß den TPIA-Anforderungen vor und gibt sie heraus
- Leitet das Aktenverwaltungsprogramm von ATP, einschließlich Richtlinien, Organisation, Pflege und Aufbewahrung von Akten der Rechtsabteilung, des Unternehmens und des Verwaltungsrats
- Leistet administrative Unterstützung und übernimmt Vertretungen bei Sitzungen des ATP-Verwaltungsrats und damit verbundenen Aktivitäten
- Bearbeitet Unterlagen für die Tagesordnung des Verwaltungsrats und führt die Nachbereitung von Sitzungen durch
- Kommuniziert mit ATP-Mitarbeitenden und Mitgliedern des Verwaltungsrats
- Verwaltet die Plattform für ATP-Verwaltungsratssitzungen, derzeit eScribe
- Übernimmt administrative Aufgaben der Rechtsabteilung, einschließlich Dokumentenerstellung, Rechnungsfreigaben, Recherche, Budgetplanung, Beschaffung und Sonderprojekten
- Schult ATP-Mitarbeitende zu Compliance und Verfahren in den Zuständigkeitsbereichen
- Kann Aufgaben zuweisen, Leistungen beurteilen, Mitarbeitende schulen und andere Beschäftigte anleiten
Anforderungen
- Bachelor- oder weiterführender Abschluss in öffentlicher Verwaltung, Rechtsanwaltsfachangestelltenwesen, Betriebswirtschaft oder einer verwandten Fachrichtung
- Mindestens sieben Jahre Erfahrung als Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder vergleichbare Erfahrung in einem juristischen, administrativen oder leitenden Umfeld
- Drei Jahre Erfahrung in der Führung von Mitarbeitenden oder im Projektmanagement
- Eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung, Erfahrung, Kenntnissen, Fähigkeiten, Kompetenzen und anderen Merkmalen, die den erforderlichen Qualifikationen entspricht
- Eine Zertifizierung als Rechtsanwaltsfachangestellte:r ist wünschenswert
- Erfahrung mit dem texanischen Gesetz über öffentliche Informationen und/oder dem texanischen Gesetz über offene Sitzungen ist wünschenswert
- Vertrautheit mit Granicus GovQA, eScribe, Microsoft Office und Oracle ist wünschenswert
- Verständnis von Aktenverwaltungssystemen, einschließlich Erstellung, Speicherung, Zugriff und Aussonderung von Akten
- Sicherer Umgang mit elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen, Datenbanken und Datensicherheitsprotokollen
- Kenntnisse der für eine Organisation wie ATP relevanten gesetzlichen Compliance-Standards
- Nachgewiesene Fähigkeit zur Durchführung juristischer Recherchen
- Sicherer Umgang mit Geschäfts- und Kommunikationssoftware, vorzugsweise Microsoft-Office-365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen, fristengeprägten Büro zu verwalten
Zusatzleistungen
- Arbeitgeber mit Chancengleichheit, der sich für Inklusion und einen wertschätzenden, vielfältigen Arbeitsplatz einsetzt
- Sichere und gesunde Arbeitsbedingungen
- Erforderliche Sicherheits- und Geräteschulungen