NIVA Health er en helseleverandør med fokus på naturlig smertelindring, fornyet helse og generell velvære. Tjenestene omfatter intravenøs vitaminbehandling, sårbehandling samt behandlinger for erektil dysfunksjon, leddsmerter og nevropati. Gjennom sine flere klinikker hjelper NIVA Health pasienter med å utforske alternativer til unødvendig kirurgi og medisinering, samtidig som virksomheten støtter vitalitet og langsiktig velvære.
Administrativ assistent, klinisk drift – fjernarbeid i Sør-Afrika
Administrativ fjernrolle som støtter NIVA Healths sykepleiedirektør og sårbehandlingsteam. Arbeidsoppgavene omfatter planlegging, tidsregistrering, onboarding, teamkommunikasjon og koordinering av medarbeiderutstyr.
Beskrivelse
- Støtte sykepleiedirektøren i den daglige administrative driften
- Administrere kalendere, møter, avtaler, tidsfrister og prioriteringer
- Forberede møter, føre referater og følge opp avtalte tiltak
- Organisere rapporter, korrespondanse, registre og annet ledermateriale
- Følge med på kommende tidsfrister, uavklarte saker og nødvendig oppfølging
- Koordinere kommunikasjon mellom sykepleieledelsen, behandlere, sykepleiere, saksbehandling og andre avdelinger
- Gjennomgå timelister og fraværsregistre samt bistå med lønnsgodkjenninger og korrigeringer
- Følge opp medarbeidernes kjørelengdeinnmeldinger og vedlikeholde tilhørende dokumentasjon
- Koordinere pasienters og behandleres timeplaner, kommunisere oppdateringer og støtte kontinuitet i behandlingen
- Dele driftsmeldinger, påminnelser, tidsfrister og prosessendringer med teamet
- Følge opp åpne forespørsler med de ansvarlige teammedlemmene
- Koordinere onboarding, introduksjon, opplæring, presentasjoner, utstyrsforespørsler og sjekklister for nye medarbeidere i sårbehandlingen
- Håndtere praktiske forhold ved avslutning av arbeidsforhold, inkludert tilbakelevering av utstyr, forsendelse og bekreftelse på returnert eiendom
- Samarbeide med HR, IT/BII, klinisk drift og andre avdelinger om medarbeideroverganger
- Organisere den kliniske ledelsens prioriteringer slik at sykepleiedirektøren kan fokusere på medarbeidere, klinisk ledelse og pasientbehandling
Krav
- Minst to års erfaring med administrasjon, lederstøtte, helsedrift, medisinsk kontorarbeid eller et beslektet område er ønskelig
- Erfaring med å støtte en leder, direktør eller seniorleder er sterkt ønskelig
- Erfaring fra helsevesenet eller klinisk drift er en fordel
- Gode organisatoriske evner og god tidsstyring
- Svært god sans for detaljer og konsekvent oppfølging
- Evne til å håndtere konkurrerende prioriteringer og tidsfrister
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
- Gode ferdigheter i kalendere, regneark, e-post, elektroniske tidsregistreringssystemer og annen arbeidsplassteknologi
- Diskresjon ved håndtering av konfidensiell informasjon om medarbeidere og pasienter
- Evne til å arbeide selvstendig og samtidig kommunisere effektivt med ledelsen og teammedlemmer
- Tilpasningsevne i et hektisk miljø der pasient- og driftsbehov kan endre prioriteringene
- Mulighet til å arbeide etter en tidsplan i USAs østkysttidssone