NIVA Health is een zorgaanbieder die zich richt op natuurlijke pijnverlichting, herstel van de gezondheid en algeheel welzijn. De diensten omvatten intraveneuze vitaminetherapie, wondzorg en behandelingen voor erectiestoornissen, gewrichtspijn en neuropathie. Vanuit de verschillende locaties helpt NIVA Health patiënten alternatieven voor onnodige operaties en medicatie te onderzoeken en ondersteunt het hun vitaliteit en welzijn op lange termijn.
Administratief medewerker, klinische operaties — op afstand vanuit Zuid-Afrika
Administratieve functie op afstand ter ondersteuning van de Director of Nursing van NIVA Health en het wondzorgteam. De verantwoordelijkheden omvatten planning, urenregistratie, onboarding, teamcommunicatie en de coördinatie van bedrijfsmiddelen voor medewerkers.
Beschrijving
- De Director of Nursing ondersteunen bij de dagelijkse administratieve werkzaamheden
- Agenda's, vergaderingen, afspraken, deadlines en prioriteiten beheren
- Vergaderingen voorbereiden, notities maken en vervolgacties bijhouden
- Rapporten, correspondentie, dossiers en andere materialen voor de leiding organiseren
- Aankomende deadlines, onopgeloste kwesties en vereiste vervolgacties bewaken
- Communicatie coördineren tussen de verpleegkundige leiding, zorgverleners, verpleegkundigen, Casemanagement en andere afdelingen
- Urenstaten en aanwezigheidsregistraties controleren en ondersteunen bij goedkeuringen en correcties van de salarisadministratie
- Kilometerdeclaraties van medewerkers bijhouden en de bijbehorende documentatie beheren
- Roosters van patiënten en zorgverleners coördineren, updates communiceren en continuïteit van zorg ondersteunen
- Operationele aankondigingen, herinneringen, deadlines en proceswijzigingen met het team delen
- Openstaande verzoeken bewaken en opvolgen bij de toegewezen teamleden
- Onboarding, introductie, training, kennismakingen, aanvragen voor apparatuur en checklists coördineren voor nieuwe medewerkers in de wondzorg
- De praktische afhandeling van uitdiensttreding beheren, waaronder het terughalen van bedrijfsmiddelen, verzending en bevestiging van geretourneerde eigendommen
- Samenwerken met HR, IT/BII, Clinical Operations en andere afdelingen bij personele overgangstrajecten
- Prioriteiten van de klinische leiding organiseren, zodat de Director of Nursing zich kan richten op medewerkers, klinisch leiderschap en patiëntenzorg
Vereisten
- Minimaal twee jaar ervaring in administratie, executive support, zorgoperaties, medisch kantoorwerk of een vergelijkbaar vakgebied is gewenst
- Ervaring met het ondersteunen van een manager, directeur of senior leidinggevende is sterk gewenst
- Ervaring in de gezondheidszorg of klinische operaties is een pluspunt
- Sterke organisatorische en time-managementvaardigheden
- Uitstekende aandacht voor detail en consequente opvolging
- Vermogen om concurrerende prioriteiten en deadlines te beheren
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
- Vaardigheid met agenda's, spreadsheets, e-mail, elektronische urenregistratiesystemen en andere werkpleksoftware
- Discretie bij het omgaan met vertrouwelijke informatie over medewerkers en patiënten
- Vermogen om zelfstandig te werken en effectief te communiceren met leidinggevenden en teamleden
- Aanpassingsvermogen in een dynamische omgeving waarin behoeften van patiënten en de operatie prioriteiten kunnen veranderen
- Beschikbaarheid om te werken volgens een tijdschema in de Amerikaanse oostkusttijdzone