臨床オペレーション担当事務アシスタント—南アフリカ在宅勤務
NIVA Healthの看護部長と創傷ケアチームを支援する在宅勤務の事務職です。スケジュール管理、勤怠管理、入社手続き、チーム内の連絡、従業員資産の調整などを担当します。
仕事内容
- 看護部長の日々の事務業務をサポートする
- カレンダー、会議、アポイントメント、締切、優先事項を管理する
- 会議の準備、議事メモの記録、フォローアップ事項の進捗管理を行う
- 報告書、往復書簡、記録、その他の管理職向け資料を整理する
- 今後の締切、未解決の問題、必要なフォローアップを確認する
- 看護部門のリーダー、医療提供者、看護師、ケースマネジメント部門、その他の部署間の連絡を調整する
- タイムカードと勤怠記録を確認し、給与承認や修正をサポートする
- 従業員の走行距離申請を追跡し、関連記録を管理する
- 患者と医療提供者のスケジュールを調整し、更新情報を共有して継続的なケアを支援する
- 業務上の告知、リマインダー、締切、プロセス変更をチームに共有する
- 未処理の依頼を確認し、担当チームメンバーにフォローアップする
- 新しい創傷ケアスタッフの入社手続き、オリエンテーション、研修、紹介、機器申請、チェックリストを調整する
- 資産の回収、発送、返却物の確認など、退職時の手続きを管理する
- 人事、IT/BII、臨床オペレーション、その他の部署と連携して従業員の異動に対応する
- 看護部長がスタッフ、臨床リーダーシップ、患者ケアに集中できるよう、臨床部門の優先事項を整理する
応募要件
- 行政、エグゼクティブサポート、医療業務、医療事務、または関連分野で2年以上の経験がある方が望ましい
- マネージャー、ディレクター、または上級管理職のサポート経験が強く望まれる
- 医療または臨床オペレーションの経験があれば尚可
- 優れた組織力と時間管理能力
- 細部への高い注意力と、確実に最後までやり遂げる力
- 複数の優先事項と締切を管理する能力
- 優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力
- カレンダー、スプレッドシート、メール、電子勤怠システム、その他の業務用テクノロジーを使いこなせること
- 従業員および患者の機密情報を扱う際の慎重さ
- 自律的に業務を進めながら、リーダーやチームメンバーと効果的に連絡できること
- 患者および業務上のニーズによって優先順位が変化する、スピード感のある環境への適応力
- 米国東部時間帯の勤務スケジュールに対応できること