NIVA Health ist ein Gesundheitsdienstleister mit Schwerpunkt auf natürlicher Schmerzlinderung, Erneuerung der Gesundheit und ganzheitlichem Wohlbefinden. Zu den Leistungen gehören intravenöse Vitamintherapien, Wundversorgung sowie Behandlungen von Erektionsstörungen, Gelenkschmerzen und Neuropathie. An seinen mehreren Standorten unterstützt NIVA Health Patientinnen und Patienten dabei, Alternativen zu unnötigen Operationen und Medikamenten zu erkunden und zugleich Vitalität und langfristiges Wohlbefinden zu fördern.
Administrative Assistenz, klinischer Betrieb — Remote in Südafrika
Remote-Tätigkeit in der Administration zur Unterstützung der Pflegedirektion von NIVA Health und des Wundversorgungsteams. Zu den Aufgaben gehören Terminplanung, Zeiterfassung, Einarbeitung, Teamkommunikation und die Koordination von Mitarbeiterausstattung.
Beschreibung
- Unterstützung der Pflegedirektion bei den täglichen administrativen Abläufen
- Kalender, Besprechungen, Termine, Fristen und Prioritäten verwalten
- Besprechungen vorbereiten, Notizen festhalten und Folgemaßnahmen nachverfolgen
- Berichte, Korrespondenz, Unterlagen und andere Materialien für die Leitung organisieren
- Anstehende Fristen, offene Themen und erforderliche Folgemaßnahmen überwachen
- Die Kommunikation zwischen Pflegeleitung, Leistungserbringern, Pflegekräften, Case Management und anderen Abteilungen koordinieren
- Arbeitszeitnachweise und Anwesenheitsaufzeichnungen prüfen sowie bei der Genehmigung und Korrektur der Gehaltsabrechnung unterstützen
- Kilometerabrechnungen der Mitarbeitenden nachverfolgen und zugehörige Unterlagen führen
- Patienten- und Leistungserbringertermine koordinieren, über Änderungen informieren und die Kontinuität der Versorgung unterstützen
- Betriebliche Ankündigungen, Erinnerungen, Fristen und Prozessänderungen mit dem Team teilen
- Offene Anfragen überwachen und bei den zuständigen Teammitgliedern nachfassen
- Einarbeitung, Einführung, Schulungen, Vorstellungen, Ausrüstungsanfragen und Checklisten für neue Mitarbeitende im Bereich Wundversorgung koordinieren
- Abläufe beim Ausscheiden von Mitarbeitenden verwalten, einschließlich Rückholung von Ausstattung, Versand und Bestätigung des Eigentumsrücklaufs
- Mit HR, IT/BII, Clinical Operations und anderen Abteilungen bei Übergängen von Mitarbeitenden zusammenarbeiten
- Prioritäten der klinischen Leitung organisieren, damit sich die Pflegedirektion auf Mitarbeitende, klinische Führung und Patientenversorgung konzentrieren kann
Anforderungen
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Administration, Assistenz von Führungskräften, Gesundheitswesen, medizinischer Verwaltung oder einem verwandten Bereich sind wünschenswert
- Erfahrung in der Unterstützung eines Managers, einer Direktion oder einer Führungskraft ist besonders wünschenswert
- Erfahrung im Gesundheitswesen oder im klinischen Betrieb ist von Vorteil
- Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Hervorragende Aufmerksamkeit für Details und konsequente Nachverfolgung
- Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten und Fristen zu verwalten
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Sicherer Umgang mit Kalendern, Tabellenkalkulationen, E-Mail, elektronischen Zeiterfassungssystemen und anderer Arbeitsplatztechnologie
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Mitarbeiter- und Patienteninformationen
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv mit Führungskräften und Teammitgliedern zu kommunizieren
- Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld, in dem sich Patienten- und betriebliche Anforderungen auf Prioritäten auswirken können
- Bereitschaft, nach einem Arbeitszeitplan in der US-Ostküstenzeitzone zu arbeiten