General Motors er et globalt bil- og produksjonsselskap som arbeider med kjøretøyutvikling, produksjon, transport og informasjonsteknologi. GM ble grunnlagt i 1908 og utvikler teknologi med mål om å fremme mobilitet, samtidig som selskapet arbeider mot sin visjon om null ulykker, null utslipp og null kø. Den internasjonale virksomheten samler store, tverrfaglige team med fokus på innovasjon, bærekraftig transport og fremtidens bilindustri.
Administrativ assistent hos General Motors — hybrid, São Caetano do Sul
Gi administrativ støtte til ledere hos General Motors ved å håndtere kalendere, reiser, dokumenter og operasjonelle kontroller. Dette er en hybridstilling med base i São Caetano do Sul.
Beskrivelse
- Støtte ledere ved å opprettholde organiserte, effektive og kontinuerlige virksomhetsrutiner
- Koordinere kalendere, møter, besøk, reiser, arrangementer og aktiviteter knyttet til ledelsen, inkludert all nødvendig logistikk
- Håndtere forespørsler, henvise saker til riktige kontaktpersoner og følge opp åpne punkter, frister og tiltak til de er fullført
- Vedlikeholde dokumenter, korrespondanse, informasjon, filer, regneark, administrative databaser og godkjenningsflyter
- Utarbeide, gjennomgå og formatere rapporter, presentasjoner, møtereferater, dokumenter og kommunikasjon på portugisisk og engelsk
- Organisere reiser, besøk og arrangementer, inkludert reservasjoner, adgang, lokaler, materiell, tjenester og støtte før, under og etter hver aktivitet
- Bistå med oppfølging av avdelingens utgifter, forsyninger, materiell, lager, virksomhetens ressurser og andre administrative kontroller
- Koordinere aktivitetene til den unge lærlingen
- Være bindeledd mellom ledere, medarbeidere, assistenter og partneravdelinger
- Bidra til initiativer innen kommunikasjon, kultur, engasjement, frivillig arbeid, anerkjennelse, medarbeideropplevelse og organisering av arbeidsplassen, inkludert 5S
Krav
- Bachelorgrad i bedriftsadministrasjon, sekretærfag eller et beslektet fagområde
- Avanserte engelskkunnskaper
- Tidligere erfaring med å støtte ledere eller direktører i en multinasjonal organisasjon
- Gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner, med trygghet i kontakt på tvers av organisatoriske nivåer
- Evne til å håndtere konfidensiell informasjon med diskresjon og samtidig opprettholde utmerket orden
- Gode ferdigheter innen ledelse, planlegging, prioritering, rask oppfølging og gjennomføring
- Gode ferdigheter i Microsoft Office og/eller Google Workspace
- Kjennskap til generativ KI og verktøy basert på store språkmodeller, som ChatGPT, Microsoft Copilot, Glean eller tilsvarende plattformer
- Kunnskap om virksomhetssystemer og administrative verktøy som SAP, Concur, SharePoint eller lignende løsninger
- CV-en må inneholde en aktiv e-postadresse
- Spansk på mellomnivå er en fordel
- Erfaring med tverrfunksjonelle prosjekter og innovasjonsinitiativer er en fordel
- Erfaring med å støtte arrangementer og aktiviteter knyttet til medarbeiderkultur eller engasjement er en fordel
- Kunnskap om virksomhetsprosesser og interne retningslinjer er en fordel
- Avansert erfaring med verktøy for prosessautomatisering og generative KI-agenter er en fordel
Fordeler
- Ansettelsesmulighetene er åpne for alle kandidater, inkludert personer med funksjonsnedsettelser
- Rimelige tilpasninger er tilgjengelige under jobbsøkings- og søknadsprosessen
- Inkluderende og lovlig arbeidsmiljø med fokus på tilhørighet og faglig utvikling
- Arbeidsrelaterte vurderinger og/eller screening før ansettelse kan være nødvendig når det er aktuelt