ג׳נרל מוטורס היא חברת רכב וייצור גלובלית הפועלת בתחומי הנדסת כלי רכב, ייצור, תחבורה וטכנולוגיית מידע. החברה נוסדה בשנת 1908 ומפתחת טכנולוגיות שנועדו לקדם את הניידות, תוך חתירה לחזון של אפס תאונות, אפס פליטות ואפס עומסי תנועה. הפעילות הבינלאומית שלה מאגדת צוותים גדולים ורב־תחומיים המתמקדים בחדשנות, בתחבורה בת־קיימא ובעתיד תעשיית הרכב.
עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת בג׳נרל מוטורס — עבודה היברידית, סאו קאטנו דו סול
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהלים בג׳נרל מוטורס באמצעות ניהול יומנים, נסיעות, מסמכים ובקרות תפעוליות. זהו תפקיד היברידי הממוקם בסאו קאטנו דו סול.
תיאור
- תמיכה במנהלים באמצעות שמירה על שגרות ארגוניות מסודרות, יעילות ורציפות
- תיאום יומנים, פגישות, ביקורים, נסיעות, אירועים ומעורבויות הנהלה, כולל כל הלוגיסטיקה הנדרשת
- טיפול בבקשות, הפניית נושאים לאנשי הקשר המתאימים ומעקב אחר משימות פתוחות, מועדים ופעולות עד להשלמתן
- ניהול מסמכים, התכתבויות, מידע, קבצים, גיליונות אלקטרוניים, מאגרי מידע אדמיניסטרטיביים ותהליכי אישור
- יצירה, סקירה ועיצוב של דוחות, מצגות, פרוטוקולי פגישות, מסמכים ותקשורת בפורטוגזית ובאנגלית
- ארגון נסיעות, ביקורים ואירועים, כולל הזמנות, גישה, חדרים, חומרים, שירותים ותמיכה לפני כל פעילות, במהלכה ואחריה
- סיוע במעקב אחר הוצאות המחלקה, ציוד, חומרים, מלאי, משאבי החברה ובקרות אדמיניסטרטיביות אחרות
- תיאום פעילות החניך הצעיר
- שמשת/ת כאיש/אשת קשר בין מנהלים, עובדים, עוזרים ומחלקות שותפות
- תרומה ליוזמות תקשורת, תרבות, מעורבות, התנדבות, הוקרה, חוויית עובדים וארגון מקום העבודה, כולל 5S
דרישות
- תואר ראשון במנהל עסקים, לימודי מזכירות בכירה או תחום קשור
- שליטה מתקדמת באנגלית
- ניסיון קודם בתמיכה במנהלים או במנהלים בכירים בארגון רב-לאומי
- כישורי תקשורת מצוינים בכתב ובעל פה, עם ביטחון בהתנהלות מול דרגים שונים בארגון
- יכולת לטפל במידע חסוי בדיסקרטיות תוך שמירה על סדר וארגון ברמה גבוהה
- כישורים חזקים בניהול, תכנון, תעדוף, טיפול בדחיפות ומעקב עד להשלמת משימות
- שליטה ב-Microsoft Office ו/או Google Workspace
- היכרות עם כלי בינה מלאכותית יוצרת ומודלי שפה גדולים כגון ChatGPT, Microsoft Copilot, Glean או פלטפורמות דומות
- היכרות עם מערכות ארגוניות וכלים אדמיניסטרטיביים כגון SAP, Concur, SharePoint או פתרונות דומים
- קורות החיים חייבים לכלול כתובת דוא״ל פעילה
- ספרדית ברמה בינונית היא יתרון
- ניסיון בתרומה לפרויקטים חוצי-ארגון וליוזמות חדשנות הוא יתרון
- ניסיון בתמיכה באירועים ובפעילויות תרבות או מעורבות עובדים הוא יתרון
- היכרות עם תהליכים ארגוניים ונהלים פנימיים היא יתרון
- ניסיון מתקדם בכלי אוטומציה של תהליכים ובסוכני בינה מלאכותית יוצרת הוא יתרון
הטבות
- הזדמנויות התעסוקה פתוחות לכל המועמדים, כולל אנשים עם מוגבלויות
- התאמות סבירות זמינות במהלך חיפוש העבודה ותהליך הגשת המועמדות
- סביבה מכילה ותואמת חוק המתמקדת בשייכות ובהתפתחות מקצועית
- ייתכן שיידרשו הערכות הקשורות לתפקיד ו/או בדיקות טרום-העסקה, לפי העניין