General Motors ist ein global tätiges Automobil- und Fertigungsunternehmen, das in den Bereichen Fahrzeugtechnik, Produktion, Transport und Informationstechnologie tätig ist. GM wurde 1908 gegründet und entwickelt Technologien zur Weiterentwicklung der Mobilität. Dabei verfolgt das Unternehmen seine Vision von null Unfällen, null Emissionen und null Verkehrsstaus. Die internationalen Aktivitäten vereinen große, interdisziplinäre Teams, die sich auf Innovation, nachhaltigen Verkehr und die Zukunft der Automobilindustrie konzentrieren.
Verwaltungsassistenz bei General Motors – hybrid, São Caetano do Sul
Unterstützung der Führungskräfte von General Motors durch die Verwaltung von Kalendern, Reisen, Dokumenten und operativen Kontrollen. Es handelt sich um eine hybride Position in São Caetano do Sul.
Beschreibung
- Unterstützung der Führungskräfte durch die Aufrechterhaltung organisierter, effizienter und kontinuierlicher Unternehmensabläufe
- Koordination von Kalendern, Besprechungen, Besuchen, Reisen, Veranstaltungen und Terminen der Führungskräfte einschließlich der erforderlichen Logistik
- Bearbeitung von Anfragen, Weiterleitung von Anliegen an die richtigen Ansprechpartner sowie Nachverfolgung offener Punkte, Fristen und Maßnahmen bis zum Abschluss
- Pflege von Dokumenten, Korrespondenz, Informationen, Dateien, Tabellen, administrativen Datenbanken und Genehmigungsworkflows
- Erstellung, Prüfung und Formatierung von Berichten, Präsentationen, Besprechungsprotokollen, Dokumenten und Mitteilungen auf Portugiesisch und Englisch
- Organisation von Reisen, Besuchen und Veranstaltungen einschließlich Reservierungen, Zugang, Räumen, Materialien, Dienstleistungen und Unterstützung vor, während und nach jeder Aktivität
- Unterstützung bei der Erfassung von Abteilungsausgaben, der Verwaltung von Verbrauchsmaterialien, Materialien, Beständen, Unternehmensressourcen und anderen administrativen Kontrollen
- Koordination der Aktivitäten des jungen Auszubildenden
- Vermittlung zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden, Assistenzkräften und Partnerabteilungen
- Mitwirkung an Initiativen zu Kommunikation, Unternehmenskultur, Engagement, Freiwilligenarbeit, Anerkennung, Mitarbeitererfahrung und Arbeitsplatzorganisation einschließlich 5S
Anforderungen
- Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Managementassistenz oder einem verwandten Studienfach
- Fortgeschrittene Englischkenntnisse
- Berufserfahrung in der Unterstützung von Managern oder Führungskräften in einem multinationalen Unternehmen
- Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sowie Sicherheit im Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln und gleichzeitig eine ausgezeichnete Organisation zu gewährleisten
- Ausgeprägte Fähigkeiten in Management, Planung, Priorisierung, Dringlichkeit und konsequenter Umsetzung
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und/oder Google Workspace
- Vertrautheit mit generativer KI und Large-Language-Model-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Glean oder vergleichbaren Plattformen
- Kenntnisse in Unternehmenssystemen und administrativen Tools wie SAP, Concur, SharePoint oder ähnlichen Lösungen
- Der Lebenslauf muss eine aktive E-Mail-Adresse enthalten
- Grundkenntnisse in Spanisch sind von Vorteil
- Erfahrung in der Mitwirkung an funktionsübergreifenden Projekten und Innovationsinitiativen ist von Vorteil
- Erfahrung in der Unterstützung von Veranstaltungen sowie Aktivitäten zur Unternehmenskultur oder Mitarbeiterbindung ist von Vorteil
- Kenntnisse der Unternehmensprozesse und internen Richtlinien sind von Vorteil
- Fortgeschrittene Erfahrung mit Tools zur Prozessautomatisierung und generativen KI-Agenten ist von Vorteil
Zusatzleistungen
- Beschäftigungsmöglichkeiten stehen allen Bewerberinnen und Bewerbern offen, einschließlich Menschen mit Behinderungen
- Während der Jobsuche und des Bewerbungsprozesses sind angemessene Vorkehrungen verfügbar
- Inklusives, gesetzeskonformes Umfeld mit Fokus auf Zugehörigkeit und berufliche Entwicklung
- Je nach Erfordernis können tätigkeitsbezogene Assessments und/oder eine Prüfung vor der Einstellung erforderlich sein