General Motors is een wereldwijd actief automobiel- en productiebedrijf dat zich bezighoudt met voertuigtechniek, productie, transport en informatietechnologie. GM werd opgericht in 1908 en ontwikkelt technologieën om mobiliteit verder te brengen, terwijl het bedrijf zijn visie nastreeft van nul ongevallen, nul uitstoot en nul verkeersopstoppingen. De internationale activiteiten brengen grote, multidisciplinaire teams samen die zich richten op innovatie, duurzaam transport en de toekomst van de auto-industrie.
Administratief assistent bij General Motors – hybride functie, São Caetano do Sul
Ondersteun leidinggevenden van General Motors door agenda’s, reizen, documenten en operationele controles te beheren. Dit is een hybride functie in São Caetano do Sul.
Beschrijving
- Leidinggevenden ondersteunen door georganiseerde, efficiënte en continue bedrijfsprocessen te onderhouden
- Agenda’s, vergaderingen, bezoeken, reizen, evenementen en afspraken van leidinggevenden coördineren, inclusief alle benodigde logistiek
- Verzoeken afhandelen, zaken naar de juiste contactpersonen doorsturen en openstaande punten, deadlines en acties tot afronding opvolgen
- Documenten, correspondentie, informatie, bestanden, spreadsheets, administratieve databases en goedkeuringsworkflows beheren
- Rapporten, presentaties, notulen, documenten en communicatie in het Portugees en Engels opstellen, controleren en opmaken
- Reizen, bezoeken en evenementen organiseren, inclusief reserveringen, toegang, ruimtes, materialen, diensten en ondersteuning voor, tijdens en na elke activiteit
- Ondersteunen bij het bijhouden van afdelingsuitgaven, benodigdheden, materialen, voorraad, bedrijfsmiddelen en andere administratieve controles
- De activiteiten van de jonge leerling coördineren
- Optreden als schakel tussen leidinggevenden, medewerkers, assistenten en partnerafdelingen
- Bijdragen aan initiatieven op het gebied van communicatie, bedrijfscultuur, betrokkenheid, vrijwilligerswerk, erkenning, werknemerservaring en werkplekinrichting, waaronder 5S
Vereisten
- Bacheloropleiding in bedrijfskunde, directiesecretaresseopleiding of een verwante richting
- Gevorderde beheersing van het Engels
- Eerdere ervaring met het ondersteunen van managers of leidinggevenden in een multinationale organisatie
- Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en zelfvertrouwen in contacten op verschillende organisatieniveaus
- Vermogen om vertrouwelijke informatie discreet te behandelen en tegelijkertijd uitstekend georganiseerd te blijven
- Sterke vaardigheden op het gebied van management, planning, prioritering, urgentiebesef en opvolging
- Goede beheersing van Microsoft Office en/of Google Workspace
- Kennis van generatieve AI en large-language-modeltools zoals ChatGPT, Microsoft Copilot, Glean of vergelijkbare platforms
- Kennis van bedrijfssystemen en administratieve tools zoals SAP, Concur, SharePoint of vergelijkbare oplossingen
- Het cv moet een actief e-mailadres bevatten
- Gemiddelde kennis van het Spaans is een pluspunt
- Ervaring met het bijdragen aan cross-functionele projecten en innovatie-initiatieven is een pluspunt
- Ervaring met het ondersteunen van evenementen en activiteiten rond bedrijfscultuur of medewerkersbetrokkenheid is een pluspunt
- Kennis van bedrijfsprocessen en intern beleid is een pluspunt
- Gevorderde ervaring met tools voor procesautomatisering en generatieve AI-agents is een pluspunt
Voordelen
- Werkgelegenheid staat open voor alle kandidaten, inclusief mensen met een beperking
- Tijdens het zoeken naar werk en het sollicitatieproces zijn redelijke aanpassingen beschikbaar
- Inclusieve, wettelijk conforme omgeving met focus op verbondenheid en professionele ontwikkeling
- Afhankelijk van de situatie kunnen functiegerelateerde assessments en/of screening vóór indiensttreding vereist zijn