General Motors er en global bil- og produktionsvirksomhed, der arbejder med køretøjsudvikling, produktion, transport og informationsteknologi. GM blev grundlagt i 1908 og udvikler teknologi med det formål at fremme mobilitet, samtidig med at virksomheden forfølger sin vision om nul ulykker, nul udledninger og nul trængsel. De internationale aktiviteter samler store, tværfaglige teams med fokus på innovation, bæredygtig transport og bilindustriens fremtid.
Administrativ assistent hos General Motors — hybrid, São Caetano do Sul
Yd administrativ støtte til ledere hos General Motors ved at håndtere kalendere, rejser, dokumenter og operationelle kontroller. Dette er en hybridstilling med base i São Caetano do Sul.
Beskrivelse
- Understøtte ledere ved at opretholde organiserede, effektive og kontinuerlige virksomhedsrutiner
- Koordinere kalendere, møder, besøg, rejser, arrangementer og ledelsesrelaterede aktiviteter, herunder al nødvendig logistik
- Håndtere forespørgsler, henvise sager til de rette kontaktpersoner og følge åbne punkter, frister og handlinger til afslutning
- Vedligeholde dokumenter, korrespondance, information, filer, regneark, administrative databaser og godkendelsesflows
- Udarbejde, gennemgå og formatere rapporter, præsentationer, mødereferater, dokumenter og kommunikation på portugisisk og engelsk
- Arrangere rejser, besøg og arrangementer, herunder reservationer, adgang, lokaler, materialer, tjenester og støtte før, under og efter hver aktivitet
- Bistå med opfølgning på afdelingens udgifter, forsyninger, materialer, lager, virksomhedens ressourcer og andre administrative kontroller
- Koordinere den unge lærerlings aktiviteter
- Være bindeled mellem ledere, medarbejdere, assistenter og partnerafdelinger
- Bidrage til initiativer inden for kommunikation, kultur, engagement, frivilligt arbejde, anerkendelse, medarbejderoplevelse og organisering af arbejdspladsen, herunder 5S
Krav
- Bachelorgrad i virksomhedsadministration, executive-sekretæruddannelse eller et beslægtet fagområde
- Avancerede engelskkundskaber
- Tidligere erfaring med at støtte ledere eller chefer i en multinational organisation
- Stærke mundtlige og skriftlige kommunikationsevner samt sikkerhed i dialog med forskellige organisatoriske niveauer
- Evne til at håndtere fortrolige oplysninger diskret og samtidig bevare et fremragende overblik
- Stærke kompetencer inden for håndtering, planlægning, prioritering, hurtig opfølgning og gennemførelse
- Gode færdigheder i Microsoft Office og/eller Google Workspace
- Kendskab til generativ AI og værktøjer baseret på store sprogmodeller såsom ChatGPT, Microsoft Copilot, Glean eller sammenlignelige platforme
- Kendskab til virksomhedssystemer og administrative værktøjer såsom SAP, Concur, SharePoint eller lignende løsninger
- CV'et skal indeholde en aktiv e-mailadresse
- Spansk på mellemniveau er en fordel
- Erfaring med tværfunktionelle projekter og innovationsinitiativer er en fordel
- Erfaring med at understøtte arrangementer og aktiviteter inden for medarbejderkultur eller engagement er en fordel
- Kendskab til virksomhedsprocesser og interne politikker er en fordel
- Avanceret erfaring med værktøjer til procesautomatisering og generative AI-agenter er en fordel
Fordele
- Ansættelsesmulighederne er åbne for alle kandidater, herunder personer med handicap
- Rimelige tilpasninger er tilgængelige under jobsøgnings- og ansøgningsprocessen
- Inkluderende og lovmedholdeligt miljø med fokus på tilhørsforhold og faglig udvikling
- Jobrelaterede vurderinger og/eller screening før ansættelse kan være påkrævet, når det er relevant