Scale Virtually VA היא חברת השמה המשבצת עוזרים וירטואליים בעסקים הזקוקים לתמיכה בעבודה אדמיניסטרטיבית, בשיווק, במכירות ובשירותי נדל״ן. תהליך הגיוס מתאים מועמדים לתפקידים, ומסייע לצוותי הלקוחות לנהל את הפעילות השוטפת תוך התמקדות בעבודה המייצרת הכנסות. אפשרויות הגיוס של החברה מתמקדות בתפקידי עוזרים וירטואליים בתחומי השירות האלה.
מנהל/ת חשבונות מרחוק (הפיליפינים)
ניהול רישומי QuickBooks Online עבור מספר ישויות עסקיות, כולל התאמות, ספקים ולקוחות ותיעוד פיננסי. תמיכה בדיווחים שבועיים ובדיווחי סוף חודש במסגרת תפקיד חוזי מרחוק המבוסס בפיליפינים.
תיאור
- שמירה על רישומי QuickBooks Online מדויקים ועדכניים עבור מספר חברות LLC וישויות עסקיות.
- הזנה וסיווג של עסקאות לפי תוכנית החשבונות וכללי הקידוד שנקבעו.
- תיעוד חשבוניות, קבלות, תשלומים, הפקדות, פעילות בין חברות ועסקאות פיננסיות אחרות, בצירוף מסמכים תומכים.
- בדיקת עסקאות לאיתור פרטים חסרים, שגיאות קידוד, כפילויות ואי-התאמות.
- התאמת חשבונות בנק וכרטיסי אשראי שהוקצו מול הדוחות שלהם.
- חקירה ותיקון של פערים ועסקאות שסווגו באופן שגוי, במסגרת הסמכויות שניתנו.
- העברת עסקאות שלא נפתרו, המעוררות ספק או שעלולות להיות לא מדויקות, עם הקשר מספק.
- ניהול רישומי ספקים ולקוחות, כולל פרטי ספקים, חשבוניות, תשלומים, הפקדות וחובות לקוחות שטרם נגבו.
- התאמת הכנסות משכירות ותשלומים צפויים אחרים, וסימון סכומים מאוחרים, חסרים או לא עקביים.
- מעקב אחר חשבונות דוא״ל ייעודיים לצורך איתור חשבוניות, קבלות, דוחות ומסמכי הנהלת חשבונות.
- ארגון הרשומות באחסון הענן הייעודי וקישורן לעסקאות QuickBooks המתאימות.
- ניהול רישומים פיננסיים מלאים לתמיכה בהנהלת חשבונות ובהכנת מס.
- תחזוקת Google Sheets, מעקבי תזרים מזומנים, גיליונות עסקאות וקובצי מעקב פיננסיים אחרים.
- השוואת נתוני גיליונות הנתונים ל-QuickBooks וחקירת אי-התאמות.
- סיוע בהכנת דוחות רווח והפסד שבועיים ובסוף החודש ודוחות פיננסיים אחרים.
- השלמת הזנת עסקאות, התאמות, עדכוני ספקים ולקוחות ותיעוד לפני סקירת סוף החודש.
- בדיקה, פתרון, תיעוד והעברה לטיפול של בעיות לפני הסקירה והסגירה הסופיות של ההנהלה.
- השלמת העבודה שהוקצתה בזמן, דיווח ברור על חסמים ושמירה עצמאית על רישומים מדויקים.
דרישות
- ניסיון עבודה משמעותי ב-QuickBooks Online הוא חובה.
- ניסיון מעשי בהנהלת חשבונות הכולל הזנת עסקאות, התאמות בנק וכרטיסי אשראי, ספקים ולקוחות.
- ניסיון בניהול ספרים עבור מספר חברות LLC או ישויות עסקיות.
- ניסיון בטיפול בעסקאות בין חברות.
- שליטה ב-Google Sheets ובגיליונות נתונים פיננסיים.
- יכולת לזהות פערים פיננסיים, לחקור אותם ולדווח עליהם, ולא רק להזין נתונים.
- יכולת לפעול בעקביות לפי נהלי החשבונאות שנקבעו, מבני תוכנית החשבונות ותקני הקידוד.
- יכולת לנהל את עבודת הנהלת החשבונות שהוקצתה באופן עצמאי, ללא תזכורות יומיות או הנחיות שלב אחר שלב.
- כישורי ארגון וניהול זמן חזקים, במיוחד בעת ניהול רשומות של מספר ישויות.
- תקשורת ברורה באנגלית בכתב ובעל פה.
- יושרה גבוהה, אמינות ושיקול דעת בשמירה על מידע פיננסי חסוי.
- ניסיון בהנהלת חשבונות בתחום הנדל״ן הוא יתרון אך אינו חובה.
- היכרות עם דוחות HUD או דוחות סגירה ועם עסקאות נדל״ן היא יתרון.
- יש להציג ניסיון מעשי ב-QuickBooks Online ובהתאמות.
- יש לספק תשובה מעשית בת 5–8 משפטים המדגימה שיקול דעת בחקירה, תיקון או העברה לטיפול של בעיה.
הטבות
- חופשה בתשלום
- כיסוי בריאותי HMO
- עבודה מרחוק באופן מלא