Scale Virtually VA ist eine Personalvermittlungsagentur, die virtuelle Assistentinnen und Assistenten an Unternehmen vermittelt, die Unterstützung in den Bereichen Verwaltung, Marketing, Vertrieb und Immobiliendienstleistungen suchen. Im Auswahlverfahren werden Bewerberinnen und Bewerber passenden Stellen zugeordnet. So können Kundenteams den laufenden Betrieb bewältigen und sich zugleich auf umsatzgenerierende Aufgaben konzentrieren. Der Schwerpunkt der Personalvermittlung liegt auf Positionen für virtuelle Assistenz in diesen Dienstleistungsbereichen.
Remote-Buchhalter (Philippinen)
Pflege die Buchhaltung in QuickBooks Online für mehrere Unternehmen, einschließlich Abstimmungen sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und Finanzdokumentation. Unterstütze Wochen- und Monatsabschlussberichte in einer ortsunabhängigen Vertragsstelle mit Standort Philippinen.
Beschreibung
- Pflege korrekte und aktuelle Buchhaltungsdaten in QuickBooks Online für mehrere LLCs und Unternehmen.
- Erfasse und kategorisiere Transaktionen anhand des bestehenden Kontenplans und der Buchungsregeln.
- Erfasse Rechnungen, Belege, Zahlungen, Einzahlungen, konzerninterne Vorgänge und weitere Finanztransaktionen mit den zugehörigen Nachweisen.
- Prüfe Transaktionen auf fehlende Angaben, Buchungsfehler, Duplikate und Unstimmigkeiten.
- Stimme die zugewiesenen Bank- und Kreditkartenkonten mit den jeweiligen Auszügen ab.
- Untersuche und korrigiere Abweichungen und falsch gebuchte Transaktionen im Rahmen der erteilten Befugnisse.
- Leite ungelöste, fragwürdige oder möglicherweise fehlerhafte Transaktionen mit ausreichenden Hintergrundinformationen weiter.
- Führe Kreditoren- und Debitorenunterlagen, einschließlich Lieferantendaten, Rechnungen, Zahlungen, Einzahlungen und offener Forderungen.
- Stimme Mieteinnahmen und andere erwartete Zahlungseingänge ab und kennzeichne verspätete, fehlende oder abweichende Beträge.
- Überwache die zugewiesenen E-Mail-Konten auf Rechnungen, Belege, Auszüge und Buchhaltungsunterlagen.
- Organisiere Unterlagen im vorgesehenen Cloud-Speicher und verknüpfe sie mit den entsprechenden QuickBooks-Transaktionen.
- Führe vollständige Finanzunterlagen zur Unterstützung der Buchhaltung und Steuervorbereitung.
- Pflege Google Sheets, Cashflow-Übersichten, Deal-Tabellen und weitere Dateien zur Finanzverfolgung.
- Vergleiche Tabellendaten mit QuickBooks und untersuche Abweichungen.
- Unterstütze die Erstellung wöchentlicher und monatlicher Gewinn- und Verlustrechnungen sowie weiterer Finanzberichte.
- Erledige die Transaktionserfassung, Abstimmungen, Aktualisierungen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie die Dokumentation vor der Monatsabschlussprüfung.
- Prüfe, kläre und dokumentiere Probleme und leite sie weiter, bevor die Geschäftsleitung die abschließende Prüfung und den Abschluss vornimmt.
- Erledige zugewiesene Aufgaben fristgerecht, kommuniziere Hindernisse klar und führe selbstständig genaue Aufzeichnungen.
Anforderungen
- Fundierte praktische Erfahrung mit QuickBooks Online ist erforderlich.
- Praktische Buchhaltungserfahrung mit Transaktionserfassung, Bank- und Kreditkartenabstimmungen sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
- Erfahrung mit der Buchführung für mehrere LLCs oder Unternehmen.
- Erfahrung in der Bearbeitung konzerninterner Transaktionen.
- Sicherer Umgang mit Google Sheets und Finanztabellen.
- Fähigkeit, finanzielle Abweichungen zu erkennen, zu untersuchen und zu kommunizieren, statt lediglich Daten zu erfassen.
- Fähigkeit, festgelegte Buchhaltungsverfahren, Kontenpläne und Buchungsstandards konsequent einzuhalten.
- Fähigkeit, zugewiesene Buchhaltungsaufgaben selbstständig und ohne tägliche Erinnerungen oder Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erledigen.
- Ausgeprägtes Organisations- und Zeitmanagement, insbesondere bei der Verwaltung von Unterlagen mehrerer Unternehmen.
- Klare mündliche und schriftliche Kommunikation auf Englisch.
- Hohe Integrität, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Finanzinformationen.
- Erfahrung in der Immobilienbuchhaltung ist erwünscht, aber keine Voraussetzung.
- Kenntnisse von HUD- oder Abrechnungsübersichten sowie Immobilientransaktionen sind erwünscht.
- Praktische Erfahrung mit QuickBooks Online und Kontenabstimmungen muss nachgewiesen werden.
- Es ist eine praxisbezogene Antwort in fünf bis acht Sätzen einzureichen, die Urteilsvermögen bei der Untersuchung, Korrektur oder Weiterleitung eines Problems zeigt.
Zusatzleistungen
- Bezahlter Urlaub
- HMO-Krankenversicherung
- Vollständig ortsunabhängige Arbeit