Offshore Launch propose des services d’assistants virtuels alimentés par l’intelligence artificielle aux entreprises qui souhaitent déléguer leurs tâches administratives et améliorer leurs opérations quotidiennes. L’entreprise associe des talents internationaux à des outils d’IA et à une formation continue, en intégrant des professionnels expérimentés aux équipes de ses clients afin que les employés locaux puissent se concentrer sur des responsabilités à plus fort impact. Son activité se situe à l’intersection des services aux entreprises, du SaaS et de l’intelligence artificielle, avec un accent sur l’efficacité opérationnelle et l’accompagnement pratique.
Responsable de bureau à distance, plomberie et chauffage
Gérez les appels, la répartition des interventions, les plannings, la facturation, la paie et les permis d’une entreprise de plomberie et de chauffage à distance. Offshore Launch accompagne les propriétaires d’entreprises de services à domicile dans le développement de leurs activités.
Description
- Traiter les appels et les demandes entrantes provenant de LSA et d’Angi, et prendre rendez-vous pour un diagnostic ou une intervention dès le premier appel.
- Transmettre au propriétaire les demandes inhabituelles, notamment les travaux sur les chaudières.
- Gérer les plannings dans Housecall Pro, les créneaux d’arrivée, les mises à jour du calendrier et les changements de rendez-vous demandés par les clients.
- Établir la facture de chaque intervention, encaisser le paiement à la fin des travaux et suivre les créances jusqu’à leur recouvrement.
- Gérer les paiements par carte enregistrée et les conditions de règlement à 30 jours pour les clients professionnels.
- Saisir les devis à tarif fixe dans Housecall Pro et tenir leur statut à jour.
- Gérer la paie, l’intégration et le départ des employés dans Gusto, y compris les formulaires I-9, les documents des nouvelles recrues et les registres des uniformes et du matériel.
- Obtenir les permis, planifier les équipements, envoyer les attestations d’assurance et suivre les renouvellements de licences.
- Consulter chaque jour la boîte de réception générale du bureau.
- Préparer les rapports hebdomadaires du bureau à l’aide de Housecall Pro.
- Rédiger des procédures opérationnelles standard pour les tâches récurrentes et maintenir les paramètres de Housecall Pro.
Exigences
- Au moins deux ans d’expérience en gestion de bureau, répartition des interventions ou coordination des opérations, idéalement dans la plomberie, le chauffage, la ventilation et la climatisation (HVAC) ou les services sur site.
- Bonne maîtrise de Housecall Pro ou d’une plateforme similaire de gestion des interventions, comme ServiceTitan ou Jobber.
- À l’aise et professionnel au téléphone.
- Excellente maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
- Capacité à gérer les tâches de bout en bout et à en assurer le suivi de manière autonome.
- Sens de l’organisation et souci du détail, avec une méthode constante pour documenter les processus.
Avantages
- Environnement de travail à distance axé sur les personnes, avec des possibilités d’évolution professionnelle.
- Ensemble d’avantages comprenant une couverture HMO, des congés payés, des primes transparentes, des augmentations et des parcours professionnels.
- Culture d’équipe qui privilégie la collaboration et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Prime annuelle garantie équivalente à un mois de salaire.
- Prime annuelle liée aux performances pouvant atteindre 1,5 fois un mois de salaire, selon les résultats trimestriels.
- Assurance maladie, vie, optique et dentaire, avec couverture des personnes à charge.
- 16 jours de congés payés.