Offshore Launch bietet KI-gestützte virtuelle Assistenzdienste für Unternehmen, die administrative Aufgaben auslagern und ihre täglichen Abläufe verbessern möchten. Das Unternehmen verbindet globale Talente mit KI-Tools und kontinuierlicher Weiterbildung und integriert erfahrene Fachkräfte in die Teams seiner Kunden, damit sich lokale Mitarbeitende auf Aufgaben mit größerer Wirkung konzentrieren können. Die Arbeit bewegt sich an der Schnittstelle von Business Services, SaaS und künstlicher Intelligenz und legt den Schwerpunkt auf operative Effizienz und praxisnahe Unterstützung.
Remote Office Manager für Sanitär- und Heizungsbetrieb
Verwalte Anrufe, Einsatzplanung, Terminvergabe, Rechnungsstellung, Lohnabrechnung und Genehmigungen für einen Remote-Sanitär- und Heizungsbetrieb. Offshore Launch unterstützt Inhaber von Handwerksbetrieben beim Ausbau ihrer Geschäftsabläufe.
Beschreibung
- Bearbeite eingehende Anrufe und Leads von LSA und Angi und vereinbare bereits beim ersten Gespräch Diagnose- oder Einsatztermine.
- Leite ungewöhnliche Anfragen, darunter Arbeiten an Heizkesseln, an den Inhaber weiter.
- Verwalte die Terminplanung in Housecall Pro, Zeitfenster für die Ankunft, Terminänderungen und Umbuchungen durch Kunden.
- Stelle jede ausgeführte Arbeit in Rechnung, nimm die Zahlung nach Abschluss entgegen und verfolge offene Forderungen bis zum Zahlungseingang.
- Verwalte hinterlegte Kartenzahlungen und Zahlungsziele von 30 Tagen für Geschäftskunden.
- Erfasse Festpreisangebote in Housecall Pro und halte deren Status aktuell.
- Verwalte Lohnabrechnung, Onboarding und Offboarding in Gusto, einschließlich I-9-Formularen, Unterlagen für neue Mitarbeitende sowie Aufzeichnungen zu Uniformen und Ausrüstung.
- Beantrage Genehmigungen, plane den Einsatz von Ausrüstung, versende Versicherungsbescheinigungen und überwache Lizenzverlängerungen.
- Prüfe täglich das allgemeine Büro-Postfach.
- Erstelle wöchentliche Büroberichte mit Housecall Pro.
- Verfasse SOPs für wiederkehrende Aufgaben und pflege die Einstellungen in Housecall Pro.
Anforderungen
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Büromanagement, Einsatzplanung oder Betriebskoordination, idealerweise im Bereich Sanitär, HLK oder Außendienst.
- Praktische Kenntnisse in Housecall Pro oder einer ähnlichen Plattform für Außendienstmanagement, etwa ServiceTitan oder Jobber.
- Sicheres und professionelles Auftreten am Telefon.
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Fähigkeit, Aufgaben eigenständig von Anfang bis Ende zu betreuen und nachzuverfolgen.
- Gute Organisation und Aufmerksamkeit für Details sowie eine konsequente Dokumentation von Abläufen.
Zusatzleistungen
- Remote-Arbeitsumfeld mit Fokus auf Menschen und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Leistungspaket mit HMO-Versicherung, bezahlter Freizeit, transparenten Boni, Gehaltserhöhungen und Karrierewegen.
- Teamkultur mit Schwerpunkt auf Zusammenarbeit und einer ausgewogenen Work-Life-Balance.
- Garantierter Jahresbonus in Höhe eines Monatsgehalts.
- Leistungsabhängiger Jahresbonus von bis zu 1,5 Monatsgehältern, basierend auf den vierteljährlichen Leistungsbewertungen.
- Kranken-, Lebens-, Seh- und Zahnversicherung, einschließlich Versicherungsschutz für Angehörige.
- 16 bezahlte freie Tage.