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Akhiok-Kaguyak, Inc. / Sugpiat Family of Companies
51 – 200 Employés
ConseilDéfenseLogistique
Akhiok-Kaguyak, Inc. (AKI) est une société villageoise autochtone d’Alaska qui représente le peuple sugpiat d’Akhiok et de Kaguyak, sur l’île Kodiak. Par l’intermédiaire de sa Sugpiat Family of Companies et de ses filiales ANC 8(a), AKI fournit des services axés sur les administrations publiques dans les domaines de la défense, de la gestion des risques, de la cyberrésilience, de l’aviation et des systèmes de petits aéronefs sans équipage. Ses activités plus larges comprennent l’immobilier commercial, la gestion des terres ainsi que la chasse, la pêche et le tourisme, contribuant ainsi à soutenir les programmes destinés aux actionnaires tout en préservant le patrimoine culturel. Les activités d’AKI s’appuient sur des certifications telles que les normes ISO 9001, ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27001 et le référentiel CMMI SVC ML3, ce qui en fait une organisation pertinente pour les professionnels qui envisagent une carrière dans la défense, le conseil, la logistique, la cybersécurité et les marchés publics.
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Offres de l’entreprise

Administrateur·rice à distance de la conformité d’entreprise

Gère les programmes de conformité d’AKI et de ses filiales, en appui aux exigences CMMI, ISO, SBA et des marchés publics fédéraux. Tient à jour les calendriers de conformité, la documentation d’audit et les rapports réglementaires.

USÉtats-UnisÀ distanceTemps pleinJuniorIntermédiaireAucun diplôme requisLangue Requise : anglaisConformité

Description

  • Créer et gérer un calendrier centralisé de conformité pour AKI et ses filiales.
  • Suivre les échéances réglementaires, rapports annuels, certifications, immatriculations, renouvellements, audits et tâches récurrentes de conformité.
  • Tenir à jour les dossiers et archives de conformité de chaque filiale.
  • Coordonner avec les Ressources humaines, les Contrats, la Comptabilité, les Opérations et les cadres dirigeants la collecte des informations et documents requis.
  • Surveiller les échéances, communiquer les actions requises et relancer le personnel responsable.
  • Tenir à jour les journaux de conformité, registres d’actions, rapports d’état, tableaux de bord et outils de suivi.
  • Signaler les documents manquants, les exigences échues et les problèmes potentiels de conformité au COO ou aux responsables concernés.
  • Préparer des mises à jour, rapports, synthèses et présentations périodiques sur la conformité à l’intention du COO et des parties prenantes.
  • Suivre les évolutions réglementaires et communiquer les mises à jour pertinentes aux responsables et aux experts concernés.
  • Contribuer à l’administration et au maintien des programmes de conformité CMMI et ISO.
  • Tenir à jour la documentation des processus, procédures, politiques, instructions de travail et dossiers justificatifs.
  • Coordonner la préparation des évaluations internes, évaluations externes, audits de certification et audits de surveillance.
  • Suivre les constats d’audit, initiatives d’amélioration, mesures correctives et actions de suivi.
  • Contribuer à recueillir et à conserver des preuves objectives de conformité.
  • Soutenir la sensibilisation des employés, la coordination des formations et la préparation aux évaluations et audits.
  • Soutenir les exigences du programme de développement des entreprises SBA 8(a), notamment les examens annuels, dépôts, certifications et dossiers.
  • Tenir à jour les dossiers relatifs à la propriété des ANC, à la structure des filiales et à l’éligibilité aux marchés publics.
  • Contribuer à la gestion des immatriculations, déclarations et certifications des entités dans SAM.gov et d’autres systèmes gouvernementaux.
  • Coordonner avec les Contrats et les experts concernés la conformité administrative aux exigences FAR, DFARS et des marchés publics.
  • Fournir des documents pour les examens, audits et demandes de renseignements gouvernementaux en matière de conformité.
  • Créer et tenir à jour une bibliothèque centralisée de documents et de preuves de conformité.
  • Classer les preuves de conformité par entité, programme, période de déclaration et exigence.
  • Suivre les versions des documents, les approbations, les dates de révision et les durées de conservation.
  • Coordonner la collecte et la validation des documents de conformité et relancer les demandes de preuves en attente.
  • Maintenir les dossiers prêts pour audit et consigner avec précision les activités de conformité réalisées.
  • Tenir à jour des référentiels de politiques d’entreprise, procédures et documents de conformité approuvés.
  • Coordonner les révisions et mises à jour des politiques et procédures.
  • Suivre les formations sur la conformité, les accusés de réception, les certifications et les dossiers associés.
  • Coordonner le suivi des constats d’audit, des plans de mesures correctives et des examens internes de conformité.
  • Soutenir l’amélioration continue grâce à un suivi organisé, à la documentation et à la gestion administrative des suites à donner.
  • Effectuer toute autre tâche connexe de soutien administratif et à la conformité confiée.

Exigences

  • Un diplôme de niveau bac+2 ou bac+3 en administration des affaires, gestion, conformité, gestion de la qualité ou dans un domaine connexe est souhaité ; une expérience équivalente pertinente peut être prise en compte.
  • Deux à quatre ans d’expérience en administration de la conformité, administration de marchés publics, soutien à la gestion de la qualité, contrôle documentaire ou dans une fonction administrative connexe.
  • Capacité à tenir des systèmes de suivi détaillés, des calendriers de conformité, des dossiers et de la documentation.
  • Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs échéances et priorités concurrentes.
  • Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word, Outlook et SharePoint.
  • Solides compétences en communication écrite et orale.
  • Capacité à coordonner efficacement avec différents services et niveaux hiérarchiques.
  • Précision, discrétion, professionnalisme et grand souci du détail.
  • Capacité à travailler de manière autonome dans le cadre des procédures établies et à mener à bien les responsabilités confiées.
  • Souhaité : Expérience auprès d’un prestataire du gouvernement fédéral.
  • Souhaité : Connaissance des exigences du programme de développement des entreprises SBA 8(a).
  • Souhaité : Connaissance des sociétés autochtones d’Alaska ou d’autres entreprises détenues par des entités reconnues par la SBA.
  • Souhaité : Expérience de soutien aux évaluations CMMI ou aux audits de certification ISO.
  • Souhaité : Connaissances générales de FAR, DFARS, SAM.gov et des exigences de conformité applicables aux prestataires gouvernementaux.
  • Souhaité : Expérience de gestion de bibliothèques de preuves de conformité, de documents, du suivi des mesures correctives ou de la préparation d’audits.
  • Souhaité : Expérience du soutien à la conformité pour plusieurs entités juridiques ou filiales.
  • Souhaité : Connaissance des systèmes de gestion de la qualité et de la documentation d’amélioration des processus.

Avantages

  • Travail à distance dans un environnement de bureau professionnel.
  • Déplacements occasionnels pour des réunions de l’entreprise, évaluations de conformité, audits ou autres activités professionnelles.
  • Des aménagements raisonnables sont proposés aux personnes qualifiées en situation de handicap.
  • Égalité des chances en matière d’emploi.
  • La préférence accordée aux actionnaires autochtones d’Alaska s’applique aux actionnaires admissibles, à leurs descendants et conjoints, ainsi qu’aux actionnaires d’autres sociétés ANCSA, dans la mesure permise par la loi.

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