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Akhiok-Kaguyak, Inc. (AKI) è una società del villaggio nativo dell’Alaska che rappresenta il popolo Sugpiat di Akhiok e Kaguyak, sull’isola di Kodiak. Attraverso la Sugpiat Family of Companies e le sue controllate ANC 8(a), AKI fornisce servizi rivolti al settore pubblico nei campi della difesa, della gestione del rischio, della resilienza informatica, dell’aviazione e dei sistemi di piccoli aeromobili senza pilota. Le sue attività comprendono inoltre immobili commerciali, gestione e tutela del territorio, caccia, pesca e turismo, contribuendo a sostenere i programmi per gli azionisti e a preservare il patrimonio culturale. Il lavoro di AKI è supportato da certificazioni quali ISO 9001, ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27001 e CMMI SVC ML3, rendendo l’organizzazione interessante per i professionisti che valutano opportunità di carriera nella difesa, nella consulenza, nella logistica, nella cybersicurezza e negli appalti pubblici.
Amministratore/trice da remoto della conformità aziendale
Amministra i programmi di conformità di AKI e delle sue filiali, supportando i requisiti CMMI, ISO, SBA e degli appalti federali. Gestisce i calendari di conformità, la documentazione degli audit e la rendicontazione normativa.
Descrizione
- Creare e gestire un calendario centralizzato della conformità per AKI e le sue filiali.
- Monitorare scadenze normative, relazioni annuali, certificazioni, registrazioni, rinnovi, audit e attività ricorrenti di conformità.
- Gestire i registri e gli archivi di conformità di ciascuna filiale.
- Coordinarsi con Risorse umane, Contratti, Contabilità, Operazioni e dirigenti per raccogliere le informazioni e la documentazione necessarie.
- Monitorare le scadenze, comunicare le azioni richieste e sollecitare il personale responsabile.
- Gestire registri di conformità, elenchi di azioni, rapporti sullo stato, dashboard e strumenti di monitoraggio.
- Segnalare documenti mancanti, requisiti scaduti e potenziali problemi di conformità al COO o ai responsabili pertinenti.
- Preparare aggiornamenti periodici, rapporti, riepiloghi e presentazioni sulla conformità per il COO e le parti interessate.
- Monitorare le modifiche normative e condividere gli aggiornamenti pertinenti con dirigenti ed esperti in materia.
- Contribuire all’amministrazione e alla gestione dei programmi di conformità CMMI e ISO.
- Gestire la documentazione di processi, procedure, politiche, istruzioni operative e registrazioni di supporto.
- Coordinare la preparazione per valutazioni interne, perizie esterne, audit di certificazione e audit di sorveglianza.
- Monitorare rilievi di audit, iniziative di miglioramento, azioni correttive e attività successive.
- Contribuire alla raccolta e alla gestione di prove oggettive di conformità.
- Supportare la sensibilizzazione dei dipendenti, il coordinamento della formazione e la preparazione a valutazioni e audit.
- Supportare i requisiti del programma SBA 8(a) per lo sviluppo aziendale, comprese revisioni annuali, presentazioni, certificazioni e registrazioni.
- Gestire i registri relativi alla proprietà ANC, alla struttura delle filiali e all’idoneità agli appalti pubblici.
- Contribuire alla gestione delle registrazioni delle entità, delle dichiarazioni e delle certificazioni in SAM.gov e in altri sistemi governativi.
- Coordinarsi con Contratti ed esperti in materia per la conformità amministrativa a FAR, DFARS e ai requisiti degli appalti pubblici.
- Fornire documentazione per revisioni, audit e richieste di informazioni governative sulla conformità.
- Creare e gestire una biblioteca centralizzata di documenti e prove di conformità.
- Organizzare le prove di conformità per entità, programma, periodo di rendicontazione e requisito.
- Monitorare versioni dei documenti, approvazioni, date di revisione e conservazione.
- Coordinare la raccolta e la convalida dei documenti di conformità e sollecitare le richieste di prove ancora in sospeso.
- Mantenere i registri pronti per gli audit e documentare accuratamente le attività di conformità completate.
- Gestire archivi di politiche aziendali, procedure e documenti di conformità approvati.
- Coordinare le revisioni e gli aggiornamenti di politiche e procedure.
- Monitorare la formazione sulla conformità, le conferme di presa visione, le certificazioni e la relativa documentazione.
- Coordinare il seguito dei rilievi di audit, dei piani di azioni correttive e delle revisioni interne della conformità.
- Supportare il miglioramento continuo attraverso monitoraggio organizzato, documentazione e gestione amministrativa delle attività successive.
- Svolgere altre mansioni amministrative e di supporto alla conformità correlate, secondo assegnazione.
Requisiti
- È preferibile una laurea breve o magistrale in amministrazione aziendale, gestione, conformità, gestione della qualità o un settore correlato; può essere considerata un’esperienza equivalente pertinente.
- Da due a quattro anni di esperienza nell’amministrazione della conformità, nell’amministrazione di appalti pubblici, nel supporto alla gestione della qualità, nel controllo documentale o in un ruolo amministrativo correlato.
- Capacità di gestire sistemi dettagliati di monitoraggio, calendari di conformità, registri e documentazione.
- Ottime capacità organizzative e capacità di gestire più scadenze e priorità concorrenti.
- Padronanza delle applicazioni Microsoft Office, tra cui Excel, Word, Outlook e SharePoint.
- Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale.
- Capacità di coordinarsi efficacemente tra reparti e livelli dirigenziali.
- Precisione, discrezione, professionalità e grande attenzione ai dettagli.
- Capacità di lavorare autonomamente nel rispetto delle procedure stabilite e di portare a termine le responsabilità assegnate.
- Preferibile: Esperienza con un appaltatore del governo federale.
- Preferibile: Familiarità con i requisiti del programma SBA 8(a) per lo sviluppo aziendale.
- Preferibile: Familiarità con le Corporazioni Native dell’Alaska o altre imprese appartenenti a entità riconosciute dalla SBA.
- Preferibile: Esperienza nel supporto a valutazioni CMMI o audit di certificazione ISO.
- Preferibile: Conoscenza generale di FAR, DFARS, SAM.gov e dei requisiti di conformità per gli appaltatori pubblici.
- Preferibile: Esperienza nella gestione di archivi di prove di conformità, nella gestione di documenti, nel monitoraggio di azioni correttive o nella preparazione di audit.
- Preferibile: Esperienza nel supporto alla conformità di più entità giuridiche o filiali.
- Preferibile: Familiarità con sistemi di gestione della qualità e documentazione per il miglioramento dei processi.
Benefit
- Lavoro da remoto in un ambiente professionale d’ufficio.
- Viaggi occasionali per riunioni aziendali, valutazioni di conformità, audit o altre attività lavorative.
- Sono disponibili accomodamenti ragionevoli per le persone qualificate con disabilità.
- Pari opportunità di lavoro.
- La preferenza per gli azionisti nativi dell’Alaska si applica agli azionisti qualificati, ai loro discendenti e coniugi e agli azionisti di altre società ANCSA, nella misura consentita dalla legge.