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1 – 10 Mitarbeitende
BeratungLogistikMarketing
Hire Overseas ist eine 2023 gegründete Personalvermittlung, die Unternehmen dabei unterstützt, internationale Fachkräfte für Remote-Positionen in den Bereichen Technik, Design, Marketing, administrative Unterstützung und verwandten Funktionen zu finden. Das Unternehmen arbeitet mit Kunden unter anderem aus den Bereichen Beratung, Marketing und Logistik zusammen und konzentriert sich darauf, sie mit sorgfältig geprüften Kandidatinnen und Kandidaten zu verbinden, die den täglichen Betrieb und das Unternehmenswachstum unterstützen können. Hire Overseas gibt an, weniger als 1 % der Bewerberinnen und Bewerber weltweit in sein Talentnetzwerk aufzunehmen.
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Stellen im Unternehmen

Remote Projekt- und Buchhaltungskoordination (Bauwesen)

Koordination der Projektverwaltung und Buchhaltung für die Projekte eines Bauprojektmanagementunternehmens in mehreren US-Bundesstaaten. Verwaltung von Projektunterlagen, Baukosten, Rechnungen, Verbindlichkeiten und Forderungen sowie Finanzberichten.

PHPhilippinenRemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischLeitung Buchhaltung

Beschreibung

  • Unterstützung der Projektmanager und der Unternehmensleitung bei der Verwaltung und Koordination laufender Bauprojekte.
  • Projekte anlegen und die Datensätze im Unternehmenssystem korrekt halten.
  • Elektronische Projektakten und zugehörige Unterlagen organisieren.
  • Projekt-, Arbeitsauftrags- und Bauauftragsübersichten erstellen und aktualisieren.
  • Bei der Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen helfen.
  • Projektanforderungen und offene Punkte mit Lieferanten und Außendienstmitarbeitenden koordinieren.
  • Projektbezogene Rechnungen, Bestellungen, Materialkäufe und Bauunterlagen nachverfolgen.
  • Bei der Koordination von Genehmigungen und Inspektionen helfen.
  • Lieferanten- und Kundendaten pflegen.
  • Offene Verwaltungsaufgaben nachverfolgen.
  • Lieferantenrechnungen und routinemäßige Buchungsvorgänge erfassen.
  • Die Bearbeitung von Verbindlichkeiten und Forderungen unterstützen.
  • Kundenrechnungen erstellen und erfassen sowie anschließend Kundenzahlungen zuordnen.
  • Forderungsunterlagen pflegen und prüfen, ob Rechnungen dem richtigen Bauauftrag und Kostencode zugeordnet sind.
  • Baukosten erfassen und aktualisieren sowie Kostenumbuchungen und Korrekturen unterstützen.
  • Lieferantenabrechnungen abstimmen und Abweichungen untersuchen.
  • Offene Kundenrechnungen überwachen und bei Zahlungserinnerungen unterstützen.
  • Belege und Nachweise zu Buchungsvorgängen aufbewahren.
  • Bei der Kontierung und Abstimmung von Kreditkartenbelastungen und Ausgaben helfen.
  • Bei Baukosten, Rechnungsstellung, Verbindlichkeiten, Forderungen und internen Finanzberichten unterstützen.
  • Projektkostenunterlagen pflegen und Baukosten überwachen.
  • Bestellungen, gebundene Kosten, Lieferantenrechnungen und Projektausgaben nachverfolgen.
  • Tatsächliche Projektkosten mit den Budgets vergleichen.
  • Auf fehlende Rechnungen, falsch zugeordnete Bauaufträge, doppelte Belastungen und andere Abweichungen hinweisen.
  • Den Projektabschluss und die abschließende buchhalterische Abstimmung unterstützen.
  • Mit Projektmanagern, Außendienst, Lieferanten, Buchhaltung und Unternehmensleitung zusammenarbeiten.

Anforderungen

  • Erfahrung in der Verwaltung, Projektkoordination oder Buchhaltung im Bauwesen.
  • Erfahrung mit Verbindlichkeiten, Forderungen, Rechnungsstellung, Bestellungen, Baukostenrechnung und der Erfassung von Buchungsvorgängen.
  • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Excel, Outlook und Microsoft 365.
  • Organisierte, sorgfältige und genaue Arbeitsweise.
  • Fähigkeit, mehrere Projekte und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren.
  • Sicher in der Kommunikation mit Lieferanten, Kunden, Außendienstmitarbeitenden, Projektmanagern und der Unternehmensleitung.
  • Eigenständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig nachzuverfolgen und abzuschließen.
  • Erfahrung mit Bau- oder Projektmanagementsoftware ist ein großer Vorteil.
  • Erfahrung mit der Buchhaltungssoftware Foundation ist erwünscht.
  • Ein aktueller Lebenslauf ist erforderlich.
  • Ein kurzes Loom-Video von 1–2 Minuten ist erforderlich, um in die nächste Bewerbungsphase zu kommen.

Zusatzleistungen

  • Bezahlter Urlaub gemäß Unternehmensrichtlinien.
  • Feiertage gemäß den Unternehmensrichtlinien.
  • Vollständig ortsunabhängige Tätigkeit.
  • Auszahlung in US-Dollar, zweimal monatlich am 15. und 30.
  • Verfügbarkeit während der US-Geschäftszeiten.
  • Eine Koordinationsrolle mit hoher Eigenverantwortung und direktem Einfluss auf die Projektgenauigkeit und die Qualität der Finanzberichterstattung.

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