Hire Overseas er et rekrutteringsbyrå grunnlagt i 2023 som hjelper bedrifter med å finne internasjonale talenter til fjernarbeidsroller innen teknologi, design, markedsføring, administrativ støtte og relaterte funksjoner. Selskapet samarbeider med kunder innen blant annet rådgivning, markedsføring og logistikk, med fokus på å koble dem sammen med nøye vurderte kandidater som kan støtte den daglige driften og virksomhetens vekst. Hire Overseas opplyser at færre enn 1 % av alle søkere globalt tas opp i talentnettverket deres.
Prosjekt- og regnskapskoordinator på avstand (bygg)
Koordiner prosjektadministrasjon og regnskap for et byggeledelsesfirma med prosjekter i flere delstater. Håndter prosjektdokumentasjon, prosjektkostnader, fakturering, leverandør- og kundereskontro samt økonomisk rapportering.
Beskrivelse
- Støtt prosjektledere og selskapets ledelse med administrasjon og koordinering av aktive byggeprosjekter.
- Opprett prosjekter og sørg for at selskapets systemopplysninger er korrekte.
- Organiser elektroniske prosjektmapper og tilhørende dokumenter.
- Opprett og oppdater logger for prosjekter, arbeidsordrer og jobboppfølging.
- Bidra til å opprette og følge opp innkjøpsordrer.
- Koordiner prosjektbehov og utestående saker med leverandører og feltpersonell.
- Følg opp prosjektfakturaer, innkjøpsordrer, materialkjøp og prosjektdokumenter.
- Bidra til koordinering av tillatelser og inspeksjoner.
- Vedlikehold leverandør- og kunderegistre.
- Følg opp utestående administrative oppgaver.
- Registrer leverandørfakturaer og vanlige regnskapstransaksjoner.
- Støtt behandlingen av leverandør- og kundereskontro.
- Klargjør og registrer kundefakturaer, og bokfør deretter kundebetalinger.
- Vedlikehold kundereskontro og kontroller at fakturaer har riktig jobb- og kostnadskode.
- Registrer og oppdater jobbkostnader, og bidra med kostnadsoverføringer og korrigeringer.
- Avstem leverandøroppgaver og undersøk avvik.
- Overvåk ubetalte kundefakturaer og bidra til oppfølging av innbetalinger.
- Oppbevar dokumentasjon for regnskapstransaksjoner.
- Bidra til kontering og avstemming av kredittkortbelastninger og utgifter.
- Bidra med jobbkostnader, fakturering, leverandør- og kundereskontro samt interne økonomirapporter.
- Vedlikehold prosjektkostnadsregistre og overvåk jobbkostnader.
- Følg opp innkjøpsordrer, forpliktede kostnader, leverandørfakturaer og prosjektutgifter.
- Sammenlign faktiske prosjektkostnader med budsjettene.
- Varsle om manglende fakturaer, feilkonterte jobber, dobbeltføringer og andre avvik.
- Støtt prosjektavslutning og endelig regnskapsavstemming.
- Samarbeid med prosjektledere, feltoperasjoner, leverandører, regnskapsmedarbeidere og selskapets ledelse.
Krav
- Tidligere erfaring med administrasjon, prosjektkoordinering eller regnskap innen bygg og anlegg.
- Erfaring med leverandør- og kundereskontro, fakturering, innkjøpsordrer, jobbkostnadsføring og registrering av regnskapstransaksjoner.
- Gode ferdigheter i Microsoft Excel, Outlook og Microsoft 365.
- Godt organisert, nøyaktig og detaljorientert.
- Evne til å håndtere flere prosjekter og prioriteringer samtidig.
- Komfortabel med å kommunisere med leverandører, kunder, feltpersonell, prosjektledere og selskapets ledelse.
- Selvstendig og i stand til å følge opp og fullføre oppgaver på egen hånd.
- Erfaring med programvare for bygg eller prosjektledelse er en stor fordel.
- Erfaring med regnskapsprogrammet Foundation foretrekkes.
- Oppdatert CV kreves.
- En kort Loom-video på 1–2 minutter kreves for å gå videre til neste steg i ansettelsesprosessen.
Fordeler
- Betalt fri etter selskapets retningslinjer.
- Helligdager etter selskapets retningslinjer.
- Fullt fjernarbeid.
- Utbetaling i USD to ganger i måneden, den 15. og 30.
- Tilgjengelighet i amerikansk arbeidstid.
- En koordineringsrolle med stort ansvar som direkte påvirker prosjektkvalitet og kvaliteten på økonomirapporteringen.