Hire Overseas on vuonna 2023 perustettu rekrytointitoimisto, joka auttaa yrityksiä löytämään ulkomaisia osaajia etätyötehtäviin teknologian, suunnittelun, markkinoinnin, hallinnollisen tuen ja muiden vastaavien toimintojen parissa. Yritys työskentelee muun muassa konsultoinnin, markkinoinnin ja logistiikan alalla toimivien asiakkaiden kanssa ja keskittyy yhdistämään heidät huolellisesti seulottuihin ehdokkaisiin, jotka voivat tukea päivittäistä toimintaa ja liiketoiminnan kasvua. Hire Overseas kertoo hyväksyvänsä kykyverkostoonsa alle 1 % maailmanlaajuisista hakijoista.
Etäprojektikoordinaattori ja kirjanpidon koordinaattori (rakennusala)
Koordinoi projektihallintoa ja kirjanpitoa rakennusalan projektinhallintayrityksen eri osavaltioissa toteutettavissa hankkeissa. Huolehdi projektiasiakirjoista, työkustannuksista, laskutuksesta, ostoveloista ja myyntisaatavista sekä talousraportoinnista.
Kuvaus
- Tue projektipäälliköitä ja yrityksen johtoa aktiivisten rakennushankkeiden hallinnossa ja koordinoinnissa.
- Perusta projektit ja pidä yrityksen järjestelmien tiedot ajan tasalla.
- Järjestä sähköiset projektikansiot ja tositteet.
- Luo ja päivitä projektien, työmääräysten ja töiden seurantakirjauksia.
- Avusta ostotilausten laatimisessa ja seurannassa.
- Koordinoi projektien tarpeita ja avoimia asioita tavarantoimittajien ja kenttähenkilöstön kanssa.
- Seuraa projektien laskuja, ostotilauksia, materiaalihankintoja ja työdokumentteja.
- Avusta lupien ja tarkastusten koordinoinnissa.
- Ylläpidä tavarantoimittajien ja asiakkaiden tietoja.
- Seuraa keskeneräisiä hallinnollisia tehtäviä.
- Kirjaa tavarantoimittajien laskuja ja tavanomaisia kirjanpitotapahtumia.
- Tue ostolaskujen ja myyntisaatavien käsittelyä.
- Laadi ja kirjaa asiakaslaskut sekä kohdista asiakkaiden maksut.
- Ylläpidä myyntisaatavien tietoja ja tarkista, että laskuissa on oikea työ ja kustannuskoodi.
- Kirjaa ja päivitä työkustannuksia sekä avusta kustannusten siirroissa ja korjauksissa.
- Täsmäytä tavarantoimittajien tiliotteita ja selvitä poikkeamat.
- Seuraa maksamattomia asiakaslaskuja ja avusta maksujen perinnän jatkotoimissa.
- Säilytä kirjanpitotapahtumien tositteet.
- Avusta luottokorttiveloitusten ja kulujen tiliöinnissä ja täsmäytyksessä.
- Avusta työkustannusten, laskutuksen, ostovelkojen, myyntisaatavien ja sisäisten talousraporttien parissa.
- Ylläpidä projektien kustannustietoja ja seuraa työkustannuksia.
- Seuraa ostotilauksia, sidottuja kustannuksia, tavarantoimittajien laskuja ja projektien menoja.
- Vertaa toteutuneita projektikustannuksia budjetteihin.
- Tuo esiin puuttuvat laskut, väärin tiliöidyt työt, kaksoisveloitukset ja muut poikkeamat.
- Tue projektien päättämistä ja lopullista kirjanpidon täsmäytystä.
- Työskentele projektipäälliköiden, kenttätoimintojen, tavarantoimittajien, kirjanpitohenkilöstön ja yrityksen johdon kanssa.
Vaatimukset
- Aiempi kokemus hallinnollisista tehtävistä, projektikoordinoinnista tai kirjanpidosta rakennusalalla.
- Kokemusta ostolaskuista, myyntisaatavista, laskutuksesta, ostotilauksista, työkustannusten laskennasta ja kirjanpitotapahtumien kirjaamisesta.
- Vahvat Microsoft Excelin, Outlookin ja Microsoft 365:n taidot.
- Järjestelmällinen, tarkka ja huolellinen työote.
- Kyky hallita useita projekteja ja prioriteetteja samanaikaisesti.
- Sujuva viestintä tavarantoimittajien, asiakkaiden, kenttähenkilöstön, projektipäälliköiden ja yrityksen johdon kanssa.
- Oma-aloitteisuus sekä kyky seurata ja hoitaa tehtävät itsenäisesti loppuun.
- Rakennusalan tai projektinhallinnan ohjelmistojen tuntemus on merkittävä etu.
- Foundation-kirjanpito-ohjelmiston käyttökokemus katsotaan eduksi.
- Ajantasainen ansioluettelo vaaditaan.
- Rekrytoinnin seuraavaan vaiheeseen eteneminen edellyttää lyhyttä, 1–2 minuutin Loom-videota.
Edut
- Palkallinen vapaa yrityksen käytännön mukaisesti.
- Vapaapäivät yrityksen ohjeiden mukaisesti.
- Täysin etätyö.
- Palkka maksetaan Yhdysvaltain dollareina kahdesti kuukaudessa, kuukauden 15. ja 30. päivänä.
- Työaikojen on sovittava Yhdysvaltain toimistoaikoihin.
- Itsenäistä vastuuta sisältävä koordinointitehtävä, joka vaikuttaa suoraan projektien tietojen oikeellisuuteen ja talousraportoinnin laatuun.