Hire Overseas är en rekryteringsbyrå som grundades 2023 och hjälper företag att hitta internationella talanger för distansroller inom teknik, design, marknadsföring, administrativ support och närliggande funktioner. Företaget samarbetar med kunder inom bland annat konsultverksamhet, marknadsföring och logistik, med fokus på att matcha dem med noggrant granskade kandidater som kan stödja den dagliga verksamheten och företagets tillväxt. Hire Overseas uppger att färre än 1 % av alla sökande globalt antas till deras talangnätverk.
Distansbaserad projekt- och redovisningskoordinator inom bygg
Samordna projektadministration och redovisning för ett byggledningsföretags projekt i flera delstater. Hantera projektdokumentation, projektkostnader, fakturering, leverantörs- och kundreskontra samt ekonomisk rapportering.
Beskrivning
- Stöd projektledare och företagsledningen med administration och samordning av pågående byggprojekt.
- Lägg upp projekt och håll företagets systemuppgifter korrekta.
- Organisera elektroniska projektmappar och tillhörande dokument.
- Skapa och uppdatera loggar för projekt, arbetsorder och jobbuppföljning.
- Hjälp till att skapa och följa upp inköpsorder.
- Samordna projektbehov och öppna frågor med leverantörer och fältpersonal.
- Följ upp projektfakturor, inköpsorder, materialinköp och projektdokument.
- Hjälp till att samordna tillstånd och inspektioner.
- Underhåll leverantörs- och kundregister.
- Följ upp väntande administrativa uppgifter.
- Registrera leverantörsfakturor och löpande bokföringstransaktioner.
- Stöd hanteringen av leverantörs- och kundreskontra.
- Förbered och registrera kundfakturor och bokför sedan kundinbetalningar.
- Underhåll reskontrauppgifter och kontrollera att fakturor har rätt jobb- och kostnadskod.
- Bokför och uppdatera projektkostnader samt stöd omföringar och korrigeringar av kostnader.
- Stäm av leverantörsbesked och utred avvikelser.
- Bevaka obetalda kundfakturor och hjälp till med uppföljning av betalningar.
- Spara underlag för bokföringstransaktioner.
- Hjälp till att kontera och stämma av kreditkortsutgifter och andra kostnader.
- Bidra till arbete med projektkostnader, fakturering, leverantörs- och kundreskontra samt interna ekonomirapporter.
- Underhåll projektens kostnadsunderlag och bevaka projektkostnader.
- Följ upp inköpsorder, åtagna kostnader, leverantörsfakturor och projektutgifter.
- Jämför faktiska projektkostnader med budgeten.
- Uppmärksamma saknade fakturor, felkonterade jobb, dubbeldebiteringar och andra avvikelser.
- Stöd projektavslut och den slutliga ekonomiska avstämningen.
- Samarbeta med projektledare, fältverksamhet, leverantörer, redovisningspersonal och företagsledning.
Krav
- Tidigare erfarenhet av administration, projektsamordning eller redovisning inom byggbranschen.
- Erfarenhet av leverantörs- och kundreskontra, fakturering, inköpsorder, projektkalkylering och registrering av bokföringstransaktioner.
- Goda kunskaper i Microsoft Excel, Outlook och Microsoft 365.
- Välorganiserad, noggrann och korrekt.
- Förmåga att hantera flera projekt och prioriteringar samtidigt.
- Bekväm med att kommunicera med leverantörer, kunder, fältpersonal, projektledare och företagsledning.
- Självständig och bra på att följa upp och slutföra uppgifter på egen hand.
- Erfarenhet av bygg- eller projektledningsprogram är en stor fördel.
- Erfarenhet av redovisningsprogrammet Foundation är meriterande.
- Ett aktuellt CV krävs.
- En kort Loom-video på 1–2 minuter krävs för att gå vidare till nästa steg i rekryteringen.
Förmåner
- Betald ledighet enligt företagets policy.
- Helgdagar enligt företagets riktlinjer.
- Helt distansbaserat arbete.
- Utbetalning i USD två gånger i månaden, den 15:e och 30:e.
- Tillgänglighet under amerikansk kontorstid.
- En samordningsroll med stort eget ansvar som direkt påverkar projektens noggrannhet och kvaliteten på den ekonomiska rapporteringen.