Hire Overseas to agencja rekrutacyjna założona w 2023 roku, która pomaga firmom znajdować specjalistów z zagranicy do pracy zdalnej na stanowiskach technicznych, projektowych, marketingowych, administracyjnych i pokrewnych. Firma współpracuje z klientami między innymi z branży konsultingowej, marketingowej i logistycznej, koncentrując się na łączeniu ich ze starannie zweryfikowanymi kandydatami, którzy mogą wspierać bieżące działania i rozwój biznesu. Hire Overseas podaje, że do swojej sieci talentów przyjmuje mniej niż 1% kandydatów z całego świata.
Zdalny koordynator projektów i księgowości (budownictwo)
Koordynuj administrację projektów i księgowość w firmie zarządzającej projektami budowlanymi w kilku stanach. Prowadź dokumentację projektową, kontroluj koszty, faktury, zobowiązania i należności oraz wspieraj raportowanie finansowe.
Opis
- Wspieraj kierowników projektów i kadrę zarządzającą w administracji oraz koordynacji bieżących projektów budowlanych.
- Zakładaj projekty i dbaj o poprawność danych w systemach firmy.
- Porządkuj elektroniczne akta projektów i dokumenty pomocnicze.
- Twórz i aktualizuj rejestry projektów, zleceń roboczych i zadań.
- Pomagaj przygotowywać i monitorować zamówienia zakupu.
- Koordynuj potrzeby projektów i nierozwiązane sprawy z dostawcami oraz pracownikami terenowymi.
- Monitoruj faktury projektowe, zamówienia zakupu, zakupy materiałów i dokumentację robót.
- Pomagaj koordynować pozwolenia i inspekcje.
- Prowadź ewidencję dostawców i klientów.
- Monitoruj zaległe zadania administracyjne.
- Wprowadzaj faktury dostawców i rutynowe operacje księgowe.
- Wspieraj obsługę zobowiązań i należności.
- Przygotowuj i wprowadzaj faktury dla klientów, a następnie rozliczaj otrzymane płatności.
- Prowadź ewidencję należności i sprawdzaj prawidłowe przypisanie faktur do robót i kodów kosztów.
- Rejestruj i aktualizuj koszty robót oraz wspieraj przenoszenie i korekty kosztów.
- Uzgadniaj zestawienia dostawców i wyjaśniaj rozbieżności.
- Monitoruj niezapłacone faktury klientów i pomagaj w przypominaniu o płatnościach.
- Przechowuj dokumenty potwierdzające operacje księgowe.
- Pomagaj opisywać i uzgadniać obciążenia kart kredytowych oraz wydatki.
- Wspieraj przygotowywanie wewnętrznych raportów dotyczących kosztów robót, fakturowania, zobowiązań i należności.
- Prowadź ewidencję kosztów projektów i monitoruj koszty robót.
- Monitoruj zamówienia zakupu, zaciągnięte zobowiązania kosztowe, faktury dostawców i wydatki projektowe.
- Porównuj rzeczywiste koszty projektów z budżetami.
- Wskazuj brakujące faktury, błędnie zakodowane roboty, podwójne obciążenia i inne rozbieżności.
- Wspieraj zamykanie projektów i końcowe uzgodnienia księgowe.
- Współpracuj z kierownikami projektów, zespołami terenowymi, dostawcami, księgowością i kadrą zarządzającą.
Wymagania
- Doświadczenie w administracji, koordynacji projektów lub księgowości w branży budowlanej.
- Doświadczenie w obsłudze zobowiązań i należności, fakturowaniu, zamówieniach zakupu, kalkulacji kosztów robót oraz wprowadzaniu operacji księgowych.
- Bardzo dobra znajomość Microsoft Excel, Outlook i Microsoft 365.
- Dobra organizacja pracy, dbałość o szczegóły i dokładność.
- Umiejętność jednoczesnego prowadzenia kilku projektów i ustalania priorytetów.
- Swoboda w komunikacji z dostawcami, klientami, pracownikami terenowymi, kierownikami projektów i kadrą zarządzającą.
- Samodzielność oraz umiejętność monitorowania i kończenia zadań.
- Doświadczenie z oprogramowaniem budowlanym lub do zarządzania projektami będzie dużym atutem.
- Preferowane doświadczenie z programem księgowym Foundation.
- Wymagane aktualne CV.
- Aby przejść do kolejnego etapu rekrutacji, wymagane jest krótkie, 1–2-minutowe nagranie Loom.
Benefity
- Płatny urlop zgodnie z polityką firmy.
- Dni wolne w święta zgodnie z wytycznymi firmy.
- W pełni zdalna praca.
- Wynagrodzenie w USD, wypłacane dwa razy w miesiącu, 15. i 30. dnia.
- Wymagana dostępność w godzinach pracy w USA.
- Samodzielna rola koordynacyjna, która bezpośrednio wpływa na dokładność danych projektowych i jakość raportowania finansowego.