Bank of America ist ein globales Finanzinstitut, das in den Bereichen Bankwesen, Finanzdienstleistungen und Fintech tätig ist. Das Angebot umfasst Privatkundengeschäft, Unterstützung für kleine Unternehmen, Vermögensverwaltung, Investmentdienstleistungen und den Zugang zu Kapitalmärkten für Privatpersonen, Unternehmen und Institutionen. Darüber hinaus setzt das Unternehmen auf verantwortungsvolles Wachstum durch nachhaltige Finanzierung, Initiativen für Vielfalt und Programme zur Entwicklung von Gemeinschaften.
Administrative Assistenz III – Bank of America, Boston vor Ort
Unterstützung der Global-Leasing-Fachkräfte von Bank of America durch Assistenzaufgaben für Führungskräfte, umfangreiche Reise- und Spesenkoordination, Zugriffsverwaltung, technischen Support und Teamorganisation.
Beschreibung
- Unterstützung eines Teams von Global-Leasing-Fachkräften bei vielfältigen administrativen Aufgaben.
- Organisation umfangreicher Geschäftsreisen und genaue Bearbeitung von Spesenabrechnungen gemäß den unternehmensweiten Spesenrichtlinien.
- Bearbeitung technischer Anliegen, einschließlich des Einkaufs von Hard- und Software.
- Überwachung von Eintrittskarten für Veranstaltungen und Konferenzanmeldungen.
- Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Aktivitäten für Beschäftigte im Global-Leasing-Bereich.
- Übernahme der Funktion als Beauftragte oder Beauftragter für Zugriffskontrolle durch Verwaltung des Zugangs zu Gebäuden, Suiten und Systemen.
- Wirksame Anwendung von Unternehmensrichtlinien und eigenständige Klärung geeigneter Angelegenheiten.
- Mitwirkung an routinemäßigen Verwaltungsaufgaben, Ad-hoc-Projekten und Gruppenveranstaltungen.
- Bestellung von Büromaterial und Aktualisierung der Bestandsaufzeichnungen.
- Kollaborative Zusammenarbeit und Vertretung anderer Verwaltungsmitarbeitender.
- Übernahme weiterer administrativer Aufgaben nach Zuweisung.
Anforderungen
- Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Führungskräften in einem Global-Leasing-Bereich.
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche sowie schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details.
- Fähigkeit, bei der Einhaltung hoher Standards dringende Fristen zu bewältigen.
- Ausgeprägte Fähigkeit, Probleme effizient zu erkennen und zu lösen.
- Gutes Verständnis allgemeiner Geschäftspraktiken und von Unternehmensumgebungen.
- Fähigkeit, äußerst sensible, vertrauliche und nicht routinemäßige Informationen zu verwalten.
- Selbstständige Arbeitsweise mit ausgeprägter Fähigkeit zur Antizipation, Problemlösung und konsequenten Aufgabenverfolgung.
- Zuverlässige, ergebnisorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Dringlichkeitsbewusstsein.
- Hohes Maß an Integrität und Diskretion.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten.
- Sicherer Umgang mit Kolleginnen und Kollegen auf allen Ebenen einer Organisation.
- Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld mit hohem Druck effektiv zu bleiben.
- Durchgehend professioneller Kommunikationsstil.
- Fähigkeit, mit Druck umzugehen, sich an unvorhergesehene Ereignisse anzupassen, Aufgaben zu priorisieren und in einem fristgebundenen Umfeld mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten.
- Urteilsvermögen, selbstständiges Denken und Einfallsreichtum.
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen, einschließlich Outlook, Excel, Word und PowerPoint.
- Verfügbarkeit für die Arbeit in der ersten Schicht in den Vereinigten Staaten.
- Fähigkeit, 40 Stunden pro Woche zu arbeiten.
Zusatzleistungen
- Teilnahmeberechtigung für einen jährlichen Ermessensbonusplan.
- Teilnahmeberechtigung für Leistungen für Beschäftigte.
- Bezahlte Freistellung.
- Ressourcen und Unterstützung für Beschäftigte.
- Flexibilität bei der Arbeit im Büro, abhängig von den Aufgaben der Position und den geschäftlichen Anforderungen.
- Möglichkeiten zum Lernen, zur Weiterentwicklung und zur beruflichen Entwicklung.