AEC產業行政助理
在 Moffatt & Nichol 支援辦公室營運、專案文件、差旅安排及發票處理。 為基礎建設顧問與設計公司協調行政服務。
說明
- 處理櫃檯行政、電話、郵件及辦公用品訂購。
- 與 IT 團隊合作，排除問題並維護辦公室與電腦設備。
- 協調會議時程、後勤安排、餐飲及會議室佈置。
- 與會計、人力資源及其他企業服務部門協作。
- 訂購並管理辦公室及茶水間設備與用品。
- 蒐集資料、填寫數位表單，並整理技術資料和提案材料，以支援專案及文件管理。
- 準備郵寄與傳送文件包、建立工作資料夾，並掃描、列印及影印文件。
- 追蹤專案與任務期限，並建立提醒機制。
- 安排並維護團隊及客戶會議所需的會議室。
- 安排差旅，包括飯店及用餐預訂，以及客戶會議和辦公室活動的行程。
- 輸入應付發票，並指定正確的辦公室與專案代碼。
- 將發票上傳至會計系統，並追蹤其提交狀態。
- 與 IT 和 HR 協調辦公室設置、新進員工到職文件及新人導覽安排。
- 將例外狀況和非標準問題轉交主管處理。
- 在一般監督下工作，沒有直屬部屬。
職位要求
- 高中畢業或同等學歷。
- 通常需具備 3–5 年行政或辦公室支援經驗；具建築或工程環境工作經驗者佳。
- 具備優良的電話應對禮儀。
- 具備良好的組織能力，能管理多項任務、按時完成工作，並應對頻繁的中斷。
- 熟悉核心行政系統及標準辦公軟體，包括 Microsoft Word 和 Excel。
- 逐步熟悉專案文件管理作業，以及應付帳款或發票輸入系統。
- 能清楚傳達最新資訊，並依團隊需求調整溝通方式。
- 能在既定程序和一般監督下獨立工作，並適時上報例外狀況。
- 必須通過符合 NIST 800-171 規範的錄用後就業背景調查。
- 必須具備在美國合法工作的資格，並於到職時提供所需的就業文件。
- 能長時間坐著工作、與客戶互動，並偶爾出差。
福利待遇
- 完善的福利方案，員工自付比例低。
- 提供家庭保障方案。
- 提供低自付額醫療保險方案。
- 提供豐厚的健康儲蓄帳戶配對補助。
- 提供含財務獎勵的健康促進計畫。
- 每月可與營養師進行個別諮詢。
- 可使用 Healthwise 藥師服務。
- 提供 Calm 和 BetterHelp 等正念應用程式。
- 提供免費且保密的員工協助計畫，包含諮商與支援服務。
- 依經驗年資提供 15–25 天帶薪休假。
- 七個帶薪假日。
- 彈性假日。
- 401(k) 配對提撥。
- 公司支付的人壽保險。
- 學費補助。
- 培訓機會。
- 領導力發展計畫。
- 正式導師計畫。
- 活躍的青年專業人士社群。
- 寵物保險。