Moffatt & Nichol ist eine Ingenieur- und Designberatung, die sich auf Infrastruktur für Häfen, Verkehr, Wasserressourcen und ökologische Resilienz konzentriert. Auf Grundlage von mehr als 75 Jahren Erfahrung unterstützt das Unternehmen Projekte in den Bereichen Güterverkehr, Küstenmanagement, kommerzielle Due-Diligence-Prüfungen sowie nachhaltige Architektur- und Landschaftsgestaltung. Dabei verbindet es Planung, technische Konzeption und Technologie, um Infrastrukturen zu gestalten, die auf natürliche Gegebenheiten und die Bedürfnisse von Gemeinschaften reagieren.
Verwaltungsassistenz in der AEC-Branche
Unterstützen Sie den Büroalltag, die Projektdokumentation, Reiseplanung und Rechnungsbearbeitung bei Moffatt & Nichol. Koordinieren Sie administrative Dienstleistungen für ein Beratungs- und Planungsunternehmen im Infrastrukturbereich.
Beschreibung
- Verantworten Sie den Empfang, Telefonate, Post und Materialbestellungen.
- Arbeiten Sie mit der IT zusammen, um Büro- und Computerausstattung zu warten und Fehler zu beheben.
- Koordinieren Sie Besprechungstermine, Abläufe, Catering und die Vorbereitung der Räume.
- Stimmen Sie sich mit der Buchhaltung, der Personalabteilung und anderen Unternehmensdiensten ab.
- Bestellen und verwalten Sie Büro- und Küchenausstattung sowie Verbrauchsmaterialien.
- Unterstützen Sie die Projekt- und Dokumentenkontrolle, indem Sie Daten zusammentragen, digitale Formulare ausfüllen und technische Unterlagen sowie Angebotsmaterial organisieren.
- Bereiten Sie Versand- und Übermittlungspakete vor, legen Sie Projektordner an und scannen, drucken und kopieren Sie Dokumente.
- Überwachen Sie Projekt- und Aufgabenfristen und richten Sie Erinnerungssysteme ein.
- Planen und verwalten Sie Konferenzräume für Team- und Kundentermine.
- Organisieren Sie Reisen, einschließlich Hotel- und Essensbuchungen sowie Reiseplänen für Kundentermine und Büroveranstaltungen.
- Erfassen Sie Kreditorenrechnungen und ordnen Sie die passenden Büro- und Projektcodes zu.
- Laden Sie Rechnungen in das Buchhaltungssystem hoch und verfolgen Sie ihren Bearbeitungsstatus.
- Koordinieren Sie sich mit IT und Personalabteilung zu Büroausstattung, Einstellungsunterlagen und organisatorischen Abläufen für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
- Leiten Sie Ausnahmen und nicht standardmäßige Anliegen an eine Führungskraft weiter.
- Arbeiten Sie unter allgemeiner Aufsicht und ohne direkte Personalverantwortung.
Anforderungen
- Abitur oder gleichwertiger Abschluss.
- In der Regel 3–5 Jahre Erfahrung in der Verwaltung oder Büroassistenz; Erfahrung in einem Architektur- oder Ingenieurbüro ist von Vorteil.
- Ausgezeichnete Umgangsformen am Telefon.
- Ausgeprägtes Organisationstalent, um mehrere Aufgaben zu verwalten, Fristen einzuhalten und häufige Unterbrechungen zu bewältigen.
- Sicherer Umgang mit gängigen Verwaltungssystemen und Standard-Office-Software, einschließlich Microsoft Word und Excel.
- Grundlegende Vertrautheit mit Verfahren der Projektdokumentation und Kreditorenbuchhaltung beziehungsweise der Rechnungserfassung.
- Kommuniziert Aktualisierungen klar und passt den Kommunikationsstil an die Bedürfnisse des Teams an.
- Arbeitet innerhalb etablierter Verfahren selbstständig unter allgemeiner Aufsicht und eskaliert Ausnahmen angemessen.
- Muss eine nach Angebotsannahme durchgeführte Einstellungsüberprüfung bestehen, die NIST 800-171 entspricht.
- Muss rechtlich berechtigt sein, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, und bei Arbeitsbeginn die erforderlichen Beschäftigungsnachweise vorlegen.
- Kann längere Zeit sitzen, mit Kundinnen und Kunden interagieren und gelegentlich reisen.
Zusatzleistungen
- Umfassendes Leistungspaket mit niedrigen Beiträgen für Mitarbeitende.
- Möglichkeiten zur Familienabsicherung.
- Krankenversicherungsoption mit niedriger Selbstbeteiligung.
- Großzügiger Arbeitgeberzuschuss zum Health Savings Account.
- Wellnessprogramm mit finanziellen Anreizen.
- Monatliche Einzelsitzungen mit Ernährungsberaterinnen und Ernährungsberatern.
- Zugang zu einer Healthwise-Apothekerin oder einem Healthwise-Apotheker.
- Achtsamkeits-Apps, darunter Calm und BetterHelp.
- Kostenlose, vertrauliche Unterstützungsprogramme für Mitarbeitende mit Beratung und Hilfsangeboten.
- 15–25 Tage bezahlte Freizeit, abhängig von der Erfahrungsstufe.
- Sieben bezahlte Feiertage.
- Ein zusätzlicher flexibler Feiertag.
- Arbeitgeberzuschuss zum 401(k)-Altersvorsorgeplan.
- Vom Unternehmen bezahlte Lebensversicherung.
- Erstattung von Studiengebühren.
- Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Programm zur Führungskräfteentwicklung.
- Formelles Mentoringprogramm.
- Aktive Gruppe für Nachwuchskräfte.
- Tierversicherung.