Moffatt & Nichol je inženjersko-dizajnerska konzultantska tvrtka usmjerena na infrastrukturu za luke, promet, vodne resurse i otpornost na okolišne izazove. Oslanjajući se na više od 75 godina iskustva, tvrtka podržava projekte povezane s kretanjem tereta, upravljanjem obalnim područjima, komercijalnom dubinskom analizom te održivim projektiranjem arhitekture i krajobraza. Njezin rad objedinjuje planiranje, tehničko projektiranje i tehnologiju kako bi pomogao oblikovati infrastrukturu koja odgovara prirodnim uvjetima i potrebama zajednice.
Administrativni asistent, AEC industrija
Podrška uredskom poslovanju, projektnoj dokumentaciji, putovanjima i obradi računa u tvrtki Moffatt & Nichol. Koordinacija administrativnih usluga za tvrtku koja pruža savjetovanje i projektiranje u području infrastrukture.
Opis
- Obavljati administrativne poslove na recepciji, odgovarati na pozive, obrađivati poštu i naručivati uredski materijal.
- Surađivati s IT-jem na otklanjanju poteškoća i održavanju uredske i računalne opreme.
- Koordinirati rasporede sastanaka, logistiku, catering i pripremu prostorija.
- Surađivati s računovodstvom, ljudskim resursima i drugim korporativnim službama.
- Naručivati i upravljati uredskom i kuhinjskom opremom i potrepštinama.
- Podupirati upravljanje projektima i dokumentacijom prikupljanjem podataka, ispunjavanjem digitalnih obrazaca te organiziranjem tehničkih materijala i materijala za ponude.
- Pripremati pošiljke i popratnu dokumentaciju, otvarati projektne mape te skenirati, ispisivati i kopirati dokumente.
- Pratiti rokove projekata i zadataka te uspostavljati sustave podsjetnika.
- Raspoređivati korištenje konferencijskih prostorija za sastanke tima i klijenata te se brinuti o njihovoj spremnosti.
- Organizirati putovanja, uključujući rezervacije hotela i obroka te planove puta za sastanke s klijentima i uredska događanja.
- Unositi račune za plaćanje i dodjeljivati odgovarajuće šifre ureda i projekata.
- Učitavati račune u računovodstveni sustav i pratiti status njihove obrade.
- Koordinirati s IT-jem i ljudskim resursima pripremu radnog mjesta, dokumentaciju za uvođenje u posao i organizaciju orijentacije za nove zaposlenike.
- Iznimke i nestandardna pitanja uputiti nadređenoj osobi.
- Raditi pod općim nadzorom bez izravno podređenih zaposlenika.
Zahtjevi
- Završena srednja škola ili istovjetna kvalifikacija.
- U pravilu 3 do 5 godina iskustva u administrativnoj ili uredskoj podršci; iskustvo u arhitektonskom ili inženjerskom okruženju smatra se prednošću.
- Izvrsno ophođenje u telefonskoj komunikaciji.
- Izražene organizacijske vještine za upravljanje većim brojem zadataka, poštivanje rokova i rad uz česte prekide.
- Poznavanje osnovnih administrativnih sustava i standardnog uredskog softvera, uključujući Microsoft Word i Excel.
- Osnovno poznavanje praksi vođenja projektne dokumentacije te sustava za obveze prema dobavljačima ili unos računa.
- Jasno prenositi novosti i prilagođavati način komunikacije potrebama tima.
- Raditi samostalno pod općim nadzorom i u skladu s utvrđenim postupcima te primjereno prosljeđivati iznimke nadređenima.
- Uspješno proći provjeru prije zaposlenja nakon ponude za posao, u skladu sa standardom NIST 800-171.
- Imati zakonsko pravo na rad u Sjedinjenim Američkim Državama i pri zapošljavanju predočiti potrebnu dokumentaciju o zaposlenju.
- Moći dulje sjediti, komunicirati s klijentima i povremeno putovati.
Pogodnosti
- Sveobuhvatan paket pogodnosti uz niske doprinose zaposlenika.
- Mogućnosti obiteljskog pokrića.
- Opcija zdravstvenog plana s niskom franšizom.
- Velika odgovarajuća uplata poslodavca na zdravstveni štedni račun.
- Program dobrobiti uz financijske poticaje.
- Mjesečne individualne konzultacije s nutricionistima.
- Pristup ljekarniku Healthwise.
- Aplikacije za svjesnu prisutnost, uključujući Calm i BetterHelp.
- Besplatni i povjerljivi programi pomoći zaposlenicima za savjetovanje i podršku.
- 15 do 25 dana plaćenog dopusta, ovisno o razini iskustva.
- Sedam plaćenih blagdana.
- Jedan pomični blagdan.
- Usklađeni doprinos poslodavca u plan 401(k).
- Životno osiguranje koje plaća tvrtka.
- Naknada troškova školarine.
- Mogućnosti osposobljavanja.
- Program razvoja vodstva.
- Formalni mentorski program.
- Aktivna skupina mladih stručnjaka.
- Osiguranje kućnih ljubimaca.