Moffatt & Nichol е инженерна и проектантска консултантска компания, насочена към инфраструктурата за пристанища, транспорт, водни ресурси и устойчивост на околната среда. Опирайки се на повече от 75 години опит, компанията подкрепя проекти, свързани с превоза на товари, управлението на крайбрежните зони, търговската комплексна проверка и устойчивото проектиране на архитектура и ландшафт. Работата ѝ съчетава планиране, техническо проектиране и технологии, за да помогне за създаването на инфраструктура, съобразена с природните условия и нуждите на общностите.
Административен асистент, AEC сектор
Подкрепа на офис дейностите, проектната документация, пътуванията и обработката на фактури в Moffatt & Nichol. Координиране на административни услуги за консултантска и проектантска компания в областта на инфраструктурата.
Описание
- Изпълнява административни задачи на рецепцията, приема телефонни обаждания, обработва пощата и поръчва офис консумативи.
- Работи с IT отдела за отстраняване на проблеми и поддръжка на офис и компютърно оборудване.
- Координира графици за срещи, логистика, кетъринг и подготовка на помещенията.
- Координира дейността с отделите „Счетоводство“, „Човешки ресурси“ и други корпоративни служби.
- Поръчва и управлява офис и кухненско оборудване и консумативи.
- Подпомага управлението на проекти и документи, като събира данни, попълва цифрови формуляри и организира технически материали и материали за предложения.
- Подготвя пощенски пратки и придружаващи документи, създава проектни папки и сканира, разпечатва и копира документи.
- Следи крайните срокове по проекти и задачи и създава системи за напомняне.
- Планира и поддържа използването на конферентни зали за срещи на екипа и с клиенти.
- Организира пътувания, включително резервации за хотели и храна и маршрути за срещи с клиенти и офис събития.
- Въвежда фактури за плащане и задава правилните кодове за офис и проект.
- Качва фактури в счетоводната система и следи статуса на обработката им.
- Координира с IT и HR подготовката на работното място, документите за постъпване и организацията на въвеждането на нови служители.
- Насочва изключенията и нестандартните въпроси към ръководител.
- Работи под общ надзор без преки подчинени.
Изисквания
- Завършено средно образование или еквивалент.
- Обикновено 3–5 години опит в административна или офис поддръжка; опит в архитектурна или инженерна среда е предимство.
- Отличен телефонен етикет.
- Силни организационни умения за управление на множество задачи, спазване на срокове и справяне с чести прекъсвания.
- Владеене на основни административни системи и стандартен офис софтуер, включително Microsoft Word и Excel.
- Начални познания за практиките по проектна документация и системите за задължения към доставчици или въвеждане на фактури.
- Предава информацията ясно и адаптира стила си на общуване към нуждите на екипа.
- Работи самостоятелно под общ надзор и съгласно установените процедури и своевременно ескалира изключенията.
- Успешно преминаване на проверка преди назначаване след отправяне на предложение за работа, съответстваща на NIST 800-171.
- Законово право на работа в Съединените щати и предоставяне на необходимите документи за назначаване.
- Способност за продължително седене, общуване с клиенти и периодични пътувания.
Придобивки
- Цялостен пакет от придобивки с ниски вноски от служителите.
- Възможности за семейно покритие.
- Вариант за здравен план с ниско самоучастие.
- Щедро съфинансиране от работодателя на здравна спестовна сметка.
- Програма за благосъстояние с финансови стимули.
- Месечни индивидуални консултации с диетолози.
- Достъп до фармацевт на Healthwise.
- Приложения за осъзнатост, включително Calm и BetterHelp.
- Безплатни и поверителни програми за помощ на служителите с консултиране и подкрепа.
- 15–25 дни платен отпуск според нивото на опит.
- Седем платени официални празника.
- Един плаващ празничен ден.
- Съфинансиране от работодателя на план 401(k).
- Животозастраховане, платено от компанията.
- Възстановяване на разходи за обучение.
- Възможности за обучения.
- Програма за развитие на лидерски умения.
- Официална програма за наставничество.
- Активна група за млади професионалисти.
- Застраховка за домашни любимци.