Moffatt & Nichol là công ty tư vấn kỹ thuật và thiết kế tập trung vào cơ sở hạ tầng cho cảng biển, giao thông, tài nguyên nước và khả năng chống chịu trước các thách thức môi trường. Với hơn 75 năm kinh nghiệm, công ty hỗ trợ các dự án liên quan đến vận chuyển hàng hóa, quản lý vùng ven biển, thẩm định thương mại, cũng như thiết kế kiến trúc và cảnh quan bền vững. Công việc của công ty kết hợp quy hoạch, thiết kế kỹ thuật và công nghệ để góp phần định hình cơ sở hạ tầng phù hợp với điều kiện tự nhiên và nhu cầu của cộng đồng.
Trợ lý Hành chính, Ngành Kiến trúc, Kỹ thuật và Xây dựng
Hỗ trợ vận hành văn phòng, hồ sơ dự án, công tác và xử lý hóa đơn tại Moffatt & Nichol. Điều phối dịch vụ hành chính cho công ty tư vấn và thiết kế hạ tầng.
Mô tả
- Phụ trách công việc hành chính tại quầy lễ tân, trả lời điện thoại, xử lý thư từ và đặt vật tư.
- Phối hợp với bộ phận CNTT để khắc phục sự cố và bảo trì thiết bị văn phòng, máy tính.
- Điều phối lịch họp, hậu cần, dịch vụ ăn uống và sắp xếp phòng họp.
- Phối hợp với bộ phận Kế toán, Nhân sự và các dịch vụ doanh nghiệp khác.
- Đặt mua và quản lý thiết bị, vật tư văn phòng và nhà bếp.
- Hỗ trợ quản lý dự án và tài liệu bằng cách thu thập dữ liệu, điền biểu mẫu điện tử và sắp xếp tài liệu kỹ thuật, hồ sơ đề xuất.
- Chuẩn bị bưu phẩm và tài liệu chuyển giao, tạo thư mục công việc, quét, in và sao chép tài liệu.
- Theo dõi thời hạn dự án và nhiệm vụ, thiết lập hệ thống nhắc việc.
- Lên lịch và quản lý phòng hội nghị phục vụ các cuộc họp nhóm và khách hàng.
- Sắp xếp công tác, bao gồm đặt khách sạn, bữa ăn và lập lịch trình cho các cuộc họp khách hàng và sự kiện văn phòng.
- Nhập hóa đơn phải trả và gán đúng mã văn phòng, mã dự án.
- Tải hóa đơn lên hệ thống kế toán và theo dõi trạng thái gửi hóa đơn.
- Phối hợp với bộ phận CNTT và Nhân sự về bố trí văn phòng, giấy tờ tiếp nhận nhân viên mới và công tác định hướng cho nhân viên mới.
- Chuyển các trường hợp ngoại lệ và vấn đề không theo quy trình cho giám sát viên.
- Làm việc dưới sự giám sát chung, không quản lý nhân viên trực tiếp.
Yêu cầu
- Tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương.
- Thông thường có 3–5 năm kinh nghiệm hành chính hoặc hỗ trợ văn phòng; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong môi trường kiến trúc hoặc kỹ thuật.
- Có tác phong giao tiếp điện thoại chuyên nghiệp.
- Có kỹ năng tổ chức tốt để quản lý nhiều nhiệm vụ, đáp ứng thời hạn và xử lý các gián đoạn thường xuyên.
- Thành thạo các hệ thống hành chính cốt lõi và phần mềm văn phòng thông dụng, bao gồm Microsoft Word và Excel.
- Đang phát triển hiểu biết về quy trình lập hồ sơ dự án và hệ thống công nợ phải trả hoặc nhập hóa đơn.
- Truyền đạt thông tin cập nhật rõ ràng và điều chỉnh cách giao tiếp theo nhu cầu của nhóm.
- Có thể làm việc độc lập dưới sự giám sát chung, tuân thủ quy trình đã thiết lập và chuyển cấp các trường hợp ngoại lệ phù hợp.
- Phải vượt qua kiểm tra lý lịch trước khi tuyển dụng sau khi nhận đề nghị tuyển dụng, phù hợp với NIST 800-171.
- Phải có tư cách làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ và cung cấp giấy tờ lao động theo yêu cầu khi được tuyển dụng.
- Có khả năng ngồi trong thời gian dài, tương tác với khách hàng và thỉnh thoảng đi công tác.
Phúc lợi
- Gói phúc lợi toàn diện với mức đóng góp của nhân viên thấp.
- Có các lựa chọn bảo hiểm cho gia đình.
- Có lựa chọn chương trình bảo hiểm y tế với mức khấu trừ thấp.
- Khoản đóng đối ứng hào phóng vào Tài khoản Tiết kiệm Y tế.
- Chương trình chăm sóc sức khỏe có kèm khuyến khích tài chính.
- Các buổi tư vấn cá nhân hằng tháng với chuyên gia dinh dưỡng.
- Được tiếp cận Dược sĩ Healthwise.
- Ứng dụng chánh niệm, bao gồm Calm và BetterHelp.
- Chương trình hỗ trợ nhân viên miễn phí, bảo mật về tư vấn và hỗ trợ.
- 15–25 ngày nghỉ có lương, tùy theo cấp độ kinh nghiệm.
- Bảy ngày nghỉ lễ có lương.
- Một ngày nghỉ lễ linh hoạt.
- Đóng góp đối ứng vào chương trình 401(k).
- Bảo hiểm nhân thọ do công ty chi trả.
- Hoàn trả học phí.
- Cơ hội đào tạo.
- Chương trình phát triển năng lực lãnh đạo.
- Chương trình cố vấn chính thức.
- Nhóm Chuyên gia Trẻ hoạt động tích cực.
- Bảo hiểm thú cưng.