Moffatt & Nichol er et ingeniør- og designkonsulentselskap med fokus på infrastruktur for havner, transport, vannressurser og miljømessig motstandsdyktighet. Med mer enn 75 års erfaring støtter selskapet prosjekter innen godstransport, kystforvaltning, kommersiell due diligence samt bærekraftig arkitektur og landskapsdesign. Arbeidet kombinerer planlegging, teknisk utforming og teknologi for å bidra til infrastruktur som tar hensyn til naturforhold og lokalsamfunnenes behov.
Administrativ assistent i AEC-bransjen
Støtt kontordrift, prosjektdokumentasjon, reiser og fakturabehandling hos Moffatt & Nichol. Koordiner administrative tjenester for et rådgivnings- og designfirma innen infrastruktur.
Beskrivelse
- Ta hånd om resepsjonen, besvare telefoner, håndtere post og bestille kontorrekvisita.
- Samarbeide med IT om feilsøking og vedlikehold av kontor- og datautstyr.
- Koordinere møteplaner, logistikk, bevertning og klargjøring av møterom.
- Koordinere med økonomi, HR og andre fellestjenester.
- Bestille og administrere kontor- og kjøkkenutstyr og rekvisita.
- Støtte prosjekt- og dokumentstyring ved å samle inn data, fylle ut digitale skjemaer og organisere teknisk materiale og tilbudsmateriell.
- Klargjøre forsendelser og oversendelsespakker, opprette prosjektmapper samt skanne, skrive ut og kopiere dokumenter.
- Følge opp prosjekt- og oppgavefrister og etablere påminnelsessystemer.
- Reservere og vedlikeholde konferanserom for team- og kundemøter.
- Ordne reiser, inkludert hotell- og måltidsbestillinger samt reiseplaner for kundemøter og kontorarrangementer.
- Registrere leverandørfakturaer for betaling og tilordne riktige kontor- og prosjektkoder.
- Laste opp fakturaer i økonomisystemet og følge med på status for innsending.
- Koordinere med IT og HR om klargjøring av kontor, onboardingpapirer og praktisk tilrettelegging for introduksjon av nyansatte.
- Henvise unntak og saker som avviker fra standarden til en leder.
- Arbeide under generell oppfølging uten direkte personalansvar.
Krav
- Videregående skole eller tilsvarende.
- Vanligvis 3–5 års erfaring med administrasjon eller kontorstøtte; erfaring fra arkitektur- eller ingeniørmiljø er en fordel.
- Svært god telefonetikette.
- Gode organiseringsevner for å håndtere flere oppgaver, overholde frister og takle hyppige avbrytelser.
- Gode ferdigheter i sentrale administrative systemer og vanlig kontorprogramvare, inkludert Microsoft Word og Excel.
- Grunnleggende kjennskap til praksis for prosjektdokumentasjon og systemer for leverandørreskontro eller fakturaregistrering.
- Kommuniserer oppdateringer tydelig og tilpasser kommunikasjonsstilen til teamets behov.
- Arbeider selvstendig under generell oppfølging og innenfor etablerte rutiner, og eskalerer unntak på riktig måte.
- Må bestå en bakgrunnssjekk før ansettelse etter tilbud, i samsvar med NIST 800-171.
- Må ha lovlig rett til å arbeide i USA og kunne fremlegge nødvendig ansettelsesdokumentasjon ved oppstart.
- Kan sitte i lengre perioder, samhandle med kunder og reise av og til.
Fordeler
- Omfattende fordelspakke med lave egenandeler for ansatte.
- Alternativer for familiedekning.
- Alternativ for helseforsikring med lav egenandel.
- Generøst tilskudd til Health Savings Account.
- Velværeprogram med økonomiske insentiver.
- Månedlige individuelle samtaler med ernæringsfysiologer.
- Tilgang til en Healthwise-apoteker.
- Mindfulness-apper, inkludert Calm og BetterHelp.
- Gratis og konfidensielle støtteprogrammer for ansatte med rådgivning og støtte.
- 15–25 dager betalt fri, avhengig av erfaringsnivå.
- Sju betalte helligdager.
- En flytende fridag.
- Matchende innskudd til 401(k).
- Livsforsikring betalt av selskapet.
- Refusjon av studieavgifter.
- Muligheter for opplæring.
- Program for lederutvikling.
- Formelt mentorprogram.
- Aktiv gruppe for unge fagfolk.
- Dyreforsikring.