Moffatt & Nichol — інженерно-проєктна консалтингова компанія, що спеціалізується на інфраструктурі портів, транспорту, водних ресурсів та екологічній стійкості. Спираючись на більш ніж 75 років досвіду, компанія підтримує проєкти, пов’язані з переміщенням вантажів, управлінням прибережними територіями, комерційною комплексною перевіркою, а також сталою архітектурою та ландшафтним дизайном. Її робота поєднує планування, технічне проєктування й технології, допомагаючи формувати інфраструктуру, що враховує природні умови та потреби громад.
Адміністративний асистент у сфері архітектури, інженерії та будівництва
Підтримка офісної роботи, проєктної документації, поїздок і обробки рахунків у Moffatt & Nichol. Координація адміністративних послуг у компанії з консалтингу та проєктування інфраструктури.
Опис
- Організовувати роботу приймальні, відповідати на дзвінки, обробляти пошту та замовляти канцелярське приладдя.
- Співпрацювати з ІТ-службою для усунення несправностей і обслуговування офісного та комп’ютерного обладнання.
- Координувати розклад зустрічей, логістику, кейтеринг і підготовку приміщень.
- Співпрацювати з бухгалтерією, відділом кадрів та іншими корпоративними службами.
- Замовляти офісне й кухонне обладнання та приладдя, стежити за їх наявністю.
- Підтримувати контроль проєктів і документів: збирати дані, заповнювати цифрові форми, упорядковувати технічні матеріали та матеріали пропозицій.
- Готувати поштові відправлення й супровідні пакети, створювати папки проєктів, сканувати, друкувати та копіювати документи.
- Контролювати строки проєктів і завдань та налаштовувати систему нагадувань.
- Бронювати й підтримувати готовність конференц-залів для зустрічей команди та клієнтів.
- Організовувати поїздки, зокрема бронювання готелів і харчування, а також складати маршрути для зустрічей із клієнтами й офісних заходів.
- Вносити рахунки до оплати та призначати правильні коди офісу й проєкту.
- Завантажувати рахунки в бухгалтерську систему та відстежувати статус їх опрацювання.
- Координувати з ІТ-службою та відділом кадрів облаштування офісу, документи для оформлення на роботу й організацію адаптації нових працівників.
- Передавати керівнику виняткові та нестандартні питання.
- Працювати під загальним наглядом, без безпосередніх підлеглих.
Вимоги
- Атестат про повну загальну середню освіту або еквівалент.
- Зазвичай потрібно 3–5 років досвіду адміністративної чи офісної підтримки; перевагою буде досвід в архітектурному або інженерному середовищі.
- Відмінний телефонний етикет.
- Сильні організаційні навички для ведення кількох завдань, дотримання строків і роботи за частих переривань.
- Впевнене володіння основними адміністративними системами та стандартним офісним програмним забезпеченням, зокрема Microsoft Word і Excel.
- Початкове знайомство з практиками ведення проєктної документації та системами кредиторської заборгованості або введення рахунків.
- Уміння чітко повідомляти про зміни й адаптувати стиль спілкування до потреб команди.
- Здатність самостійно працювати під загальним наглядом у межах установлених процедур і належно передавати виняткові питання керівнику.
- Потрібно пройти перевірку біографічних даних після пропозиції роботи відповідно до NIST 800-171.
- Потрібно мати законне право на роботу у США та надати необхідні документи під час працевлаштування.
- Здатність тривалий час сидіти, взаємодіяти з клієнтами та час від часу їздити у відрядження.
Переваги
- Комплексний пакет пільг із низькими внесками працівників.
- Варіанти страхового покриття для родини.
- Варіант медичного плану з низькою франшизою.
- Щедре співфінансування рахунку Health Savings Account.
- Програма добробуту з фінансовими заохоченнями.
- Щомісячні індивідуальні консультації з дієтологами.
- Доступ до фармацевта Healthwise.
- Застосунки для усвідомленості, зокрема Calm і BetterHelp.
- Безкоштовні конфіденційні програми допомоги працівникам, зокрема консультації та підтримка.
- 15–25 днів оплачуваної відпустки залежно від рівня досвіду.
- Сім оплачуваних святкових днів.
- Додатковий плаваючий вихідний.
- Співфінансування внесків до плану 401(k).
- Оплачуване компанією страхування життя.
- Відшкодування витрат на навчання.
- Можливості для навчання.
- Програма розвитку лідерських навичок.
- Формальна програма наставництва.
- Активна спільнота молодих фахівців.
- Страхування домашніх тварин.