Moffatt & Nichol — инженерно-проектная консалтинговая компания, специализирующаяся на инфраструктуре портов, транспорта, водных ресурсов и экологической устойчивости. Опираясь более чем на 75-летний опыт, компания поддерживает проекты, связанные с перемещением грузов, управлением прибрежными территориями, коммерческой комплексной проверкой, а также устойчивой архитектурой и ландшафтным дизайном. Ее работа объединяет планирование, техническое проектирование и технологии, помогая создавать инфраструктуру, учитывающую природные условия и потребности местных сообществ.
Административный ассистент в сфере архитектуры, инженерии и строительства
Поддержка офисной работы, проектной документации, поездок и обработки счетов в Moffatt & Nichol. Координация административных услуг в компании по консалтингу и проектированию инфраструктуры.
Описание
- Организовывать работу приемной, отвечать на звонки, обрабатывать почту и заказывать расходные материалы.
- Взаимодействовать с ИТ-службой для устранения неполадок и обслуживания офисной и компьютерной техники.
- Координировать расписание встреч, логистику, кейтеринг и подготовку помещений.
- Взаимодействовать с бухгалтерией, отделом кадров и другими корпоративными службами.
- Заказывать офисное и кухонное оборудование и расходные материалы, контролировать их наличие.
- Поддерживать контроль проектов и документов: собирать данные, заполнять электронные формы, систематизировать технические материалы и материалы для предложений.
- Готовить почтовые отправления и сопроводительные пакеты, создавать папки проектов, сканировать, печатать и копировать документы.
- Контролировать сроки проектов и задач и настраивать систему напоминаний.
- Бронировать и поддерживать готовность конференц-залов для встреч команды и клиентов.
- Организовывать поездки, включая бронирование гостиниц и питания, а также составление маршрутов для встреч с клиентами и офисных мероприятий.
- Вносить счета к оплате и указывать правильные коды офиса и проекта.
- Загружать счета в бухгалтерскую систему и отслеживать статус их обработки.
- Координировать с ИТ-службой и отделом кадров подготовку рабочих мест, документы для оформления и организацию адаптации новых сотрудников.
- Передавать руководителю исключительные и нестандартные вопросы.
- Работать под общим руководством, без непосредственных подчиненных.
Требования
- Аттестат о среднем образовании или эквивалент.
- Обычно требуется 3–5 лет опыта административной или офисной поддержки; предпочтителен опыт в архитектурной или инженерной среде.
- Безупречный телефонный этикет.
- Развитые организационные навыки для ведения нескольких задач, соблюдения сроков и работы при частых отвлечениях.
- Уверенное владение основными административными системами и стандартными офисными программами, включая Microsoft Word и Excel.
- Начальное знакомство с практиками ведения проектной документации и системами кредиторской задолженности или ввода счетов.
- Умение ясно сообщать обновления и адаптировать стиль общения к потребностям команды.
- Способность самостоятельно работать под общим руководством в рамках установленных процедур и своевременно передавать исключения руководителю.
- Необходимо пройти проверку биографических данных после предложения о работе в соответствии с NIST 800-171.
- Необходимо иметь законное право на работу в США и предоставить требуемые документы при приеме.
- Способность долго сидеть, взаимодействовать с клиентами и время от времени ездить в командировки.
Преимущества
- Комплексный пакет льгот с низкими взносами сотрудников.
- Варианты страхового покрытия для семьи.
- Вариант медицинского плана с низкой франшизой.
- Щедрое софинансирование счета Health Savings Account.
- Программа благополучия с денежными поощрениями.
- Ежемесячные индивидуальные консультации с диетологами.
- Доступ к фармацевту Healthwise.
- Приложения для осознанности, включая Calm и BetterHelp.
- Бесплатные конфиденциальные программы помощи сотрудникам, включая консультации и поддержку.
- 15–25 дней оплачиваемого отпуска в зависимости от уровня опыта.
- Семь оплачиваемых праздничных дней.
- Дополнительный плавающий выходной.
- Софинансирование взносов в план 401(k).
- Оплачиваемое компанией страхование жизни.
- Возмещение расходов на обучение.
- Возможности для обучения.
- Программа развития лидерских навыков.
- Формальная программа наставничества.
- Активное сообщество молодых специалистов.
- Страхование домашних животных.