Moffatt & Nichol adalah konsultan teknik dan desain yang berfokus pada infrastruktur pelabuhan, transportasi, sumber daya air, dan ketahanan lingkungan. Dengan pengalaman lebih dari 75 tahun, perusahaan ini mendukung proyek yang mencakup pergerakan kargo, pengelolaan pesisir, uji tuntas komersial, serta desain arsitektur dan lanskap berkelanjutan. Pekerjaannya memadukan perencanaan, desain teknis, dan teknologi untuk membantu membentuk infrastruktur yang merespons kondisi alam dan kebutuhan masyarakat.
Asisten Administrasi, Industri AEC
Mendukung operasional kantor, dokumentasi proyek, perjalanan, dan pemrosesan faktur di Moffatt & Nichol. Mengatur layanan administrasi untuk perusahaan konsultasi dan desain infrastruktur.
Deskripsi
- Menangani administrasi meja depan, panggilan telepon, surat, dan pemesanan perlengkapan.
- Bekerja sama dengan tim TI untuk mengatasi masalah dan merawat peralatan kantor serta komputer.
- Mengatur jadwal rapat, logistik, katering, dan penataan ruang.
- Berkoordinasi dengan bagian Akuntansi, Sumber Daya Manusia, dan layanan perusahaan lainnya.
- Memesan dan mengelola peralatan serta perlengkapan kantor dan dapur.
- Mendukung pengendalian proyek dan dokumen dengan mengumpulkan data, mengisi formulir digital, serta menata materi teknis dan proposal.
- Menyiapkan paket surat dan pengiriman dokumen, membuat folder pekerjaan, serta memindai, mencetak, dan menyalin dokumen.
- Memantau tenggat proyek dan tugas serta membuat sistem pengingat.
- Menjadwalkan dan merawat ruang konferensi untuk rapat tim dan klien.
- Mengatur perjalanan, termasuk pemesanan hotel dan makanan serta rencana perjalanan untuk rapat klien dan acara kantor.
- Memasukkan faktur utang usaha dan menetapkan kode kantor serta proyek yang sesuai.
- Mengunggah faktur ke sistem akuntansi dan memantau status pengajuannya.
- Berkoordinasi dengan TI dan SDM terkait penyiapan kantor, dokumen orientasi karyawan baru, serta pengaturan kegiatan orientasi.
- Meneruskan pengecualian dan masalah yang tidak standar kepada atasan.
- Bekerja di bawah pengawasan umum tanpa bawahan langsung.
Persyaratan
- Ijazah sekolah menengah atas atau kualifikasi setara.
- Biasanya memiliki pengalaman 3–5 tahun dalam administrasi atau dukungan kantor; pengalaman di lingkungan arsitektur atau teknik lebih diutamakan.
- Memiliki etika bertelepon yang sangat baik.
- Memiliki keterampilan organisasi yang kuat untuk menangani banyak tugas, memenuhi tenggat, dan menghadapi gangguan yang sering terjadi.
- Mahir menggunakan sistem administrasi inti dan perangkat lunak perkantoran standar, termasuk Microsoft Word dan Excel.
- Memiliki pemahaman awal tentang praktik dokumentasi proyek serta sistem utang usaha atau entri faktur.
- Menyampaikan informasi terbaru dengan jelas dan menyesuaikan gaya komunikasi dengan kebutuhan tim.
- Mampu bekerja mandiri di bawah pengawasan umum sesuai prosedur yang berlaku serta meneruskan pengecualian kepada pihak yang tepat.
- Harus lulus pemeriksaan latar belakang sebelum bekerja setelah menerima tawaran, sesuai ketentuan NIST 800-171.
- Harus berhak secara hukum untuk bekerja di Amerika Serikat dan menyerahkan dokumen ketenagakerjaan yang diwajibkan saat mulai bekerja.
- Mampu duduk dalam waktu lama, berinteraksi dengan klien, dan sesekali bepergian.
Tunjangan
- Paket tunjangan komprehensif dengan iuran karyawan yang rendah.
- Pilihan perlindungan untuk keluarga.
- Pilihan paket kesehatan dengan biaya yang harus ditanggung sendiri yang rendah.
- Kontribusi perusahaan yang besar untuk Health Savings Account.
- Program kesehatan dan kebugaran dengan insentif finansial.
- Sesi bulanan individual dengan ahli gizi.
- Akses ke apoteker Healthwise.
- Aplikasi mindfulness, termasuk Calm dan BetterHelp.
- Program bantuan karyawan gratis dan rahasia untuk konseling serta dukungan.
- Cuti berbayar 15–25 hari, bergantung pada tingkat pengalaman.
- Tujuh hari libur berbayar.
- Hari libur pilihan.
- Kontribusi perusahaan untuk program 401(k).
- Asuransi jiwa yang dibayar perusahaan.
- Penggantian biaya pendidikan.
- Kesempatan pelatihan.
- Program pengembangan kepemimpinan.
- Program mentoring formal.
- Kelompok Young Professionals yang aktif.
- Asuransi hewan peliharaan.