Moffatt & Nichol هي شركة استشارات هندسية وتصميمية تركز على البنية التحتية للموانئ والنقل والموارد المائية والمرونة البيئية. وبالاستناد إلى خبرة تتجاوز 75 عامًا، تدعم الشركة مشاريع تشمل حركة البضائع وإدارة السواحل والعناية الواجبة التجارية والتصميم المستدام للعمارة وتنسيق المواقع. وتجمع أعمالها بين التخطيط والتصميم التقني والتكنولوجيا للمساعدة في تطوير بنية تحتية تستجيب للظروف الطبيعية واحتياجات المجتمعات.
مساعد إداري في قطاع الهندسة المعمارية والهندسة والإنشاءات
دعم العمليات المكتبية ووثائق المشاريع والسفر ومعالجة الفواتير لدى موفات ونيكول. تنسيق الخدمات الإدارية لشركة استشارات وتصميم للبنية التحتية.
الولايات المتحدة
فرجينيا25 US$ – 33 US$ / ساعة
في الموقعدوام كاملمتوسطخبيراللغة المطلوبة: الإنجليزيةمساعد إداريالوصف
- تولي مهام الاستقبال، والرد على المكالمات الهاتفية، ومعالجة البريد، وطلبات اللوازم.
- التعاون مع فريق تقنية المعلومات لاستكشاف أعطال معدات المكتب والحواسيب وصيانتها.
- تنسيق جداول الاجتماعات والخدمات اللوجستية والضيافة وتجهيز القاعات.
- التنسيق مع المحاسبة والموارد البشرية وغيرها من الخدمات المؤسسية.
- طلب معدات المكتب والمطبخ ولوازمهما وإدارتها.
- دعم إدارة المشاريع والوثائق بجمع البيانات واستكمال النماذج الرقمية وتنظيم المواد الفنية ومواد العروض.
- إعداد طرود البريد والإحالة، وإنشاء ملفات العمل، ومسح الوثائق ضوئيًا وطباعتها ونسخها.
- متابعة المواعيد النهائية للمشاريع والمهام ووضع أنظمة للتذكير بها.
- جدولة استخدام قاعات المؤتمرات وصيانتها لاجتماعات الفريق والعملاء.
- ترتيب السفر، بما يشمل حجوزات الفنادق والوجبات وخطط الرحلات لاجتماعات العملاء وفعاليات المكتب.
- إدخال فواتير الموردين المستحقة وتحديد رموز المكتب والمشروع الصحيحة لها.
- تحميل الفواتير إلى النظام المحاسبي ومتابعة حالة تقديمها.
- التنسيق مع فريقي تقنية المعلومات والموارد البشرية بشأن تجهيز المكتب وأوراق التوظيف والترتيبات التعريفية للموظفين الجدد.
- إحالة الحالات الاستثنائية والمسائل غير المعتادة إلى المشرف.
- العمل تحت إشراف عام دون مسؤولية مباشرة عن موظفين.
المتطلبات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
- عادةً ما بين 3 و5 سنوات من الخبرة في الإدارة أو الدعم المكتبي؛ وتُفضّل الخبرة في بيئة معمارية أو هندسية.
- لباقة ممتازة في التعامل الهاتفي.
- مهارات تنظيمية قوية لإدارة مهام متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية والتعامل مع المقاطعات المتكررة.
- إتقان الأنظمة الإدارية الأساسية وبرامج المكتب المعتادة، بما فيها Microsoft Word وExcel.
- إلمام آخذ في التطور بممارسات توثيق المشاريع وأنظمة الحسابات الدائنة أو إدخال الفواتير.
- توضيح المستجدات بوضوح وتكييف أسلوب التواصل وفق احتياجات الفريق.
- العمل باستقلالية تحت إشراف عام وضمن الإجراءات المعتمدة، وتصعيد الحالات الاستثنائية على النحو المناسب.
- اجتياز فحص ما قبل التوظيف بعد تقديم العرض، بما يتوافق مع معيار NIST 800-171.
- الأهلية القانونية للعمل في الولايات المتحدة وتقديم وثائق التوظيف المطلوبة عند التعيين.
- القدرة على الجلوس لفترات طويلة والتفاعل مع العملاء والسفر من حين إلى آخر.
المزايا
- حزمة مزايا شاملة مع مساهمات منخفضة من الموظفين.
- خيارات تغطية للأسرة.
- خيار خطة صحية بخصم منخفض.
- مساهمة سخية من الشركة في حساب التوفير الصحي.
- برنامج عافية مع حوافز مالية.
- جلسات فردية شهرية مع اختصاصيي التغذية.
- إمكانية الاستعانة بصيدلي Healthwise.
- تطبيقات للتركيز الذهني، منها Calm وBetterHelp.
- برامج مساعدة مجانية وسرية للموظفين تقدم المشورة والدعم.
- إجازة مدفوعة من 15 إلى 25 يومًا، بحسب مستوى الخبرة.
- سبعة أيام عطلة مدفوعة.
- عطلة مرنة إضافية.
- مساهمة مطابقة في خطة 401(k).
- تأمين على الحياة تدفع الشركة تكلفته.
- تعويض الرسوم الدراسية.
- فرص للتدريب.
- برنامج لتطوير القيادات.
- برنامج إرشاد رسمي.
- مجموعة نشطة للمهنيين الشباب.
- تأمين للحيوانات الأليفة.