Moffatt & Nichol es una consultora de ingeniería y diseño especializada en infraestructuras portuarias, transporte, recursos hídricos y resiliencia medioambiental. Con más de 75 años de experiencia, la firma participa en proyectos relacionados con el movimiento de mercancías, la gestión costera, la diligencia debida comercial y el diseño sostenible de arquitectura y paisajismo. Su trabajo integra la planificación, el diseño técnico y la tecnología para contribuir al desarrollo de infraestructuras adaptadas a las condiciones naturales y a las necesidades de las comunidades.
Asistente administrativo, sector AEC
Apoya las operaciones de oficina, la documentación de proyectos, los viajes y el procesamiento de facturas en Moffatt & Nichol. Coordina servicios administrativos para una firma de asesoría y diseño de infraestructuras.
Descripción
- Gestiona la recepción, las llamadas telefónicas, el correo y los pedidos de suministros.
- Colabora con el equipo de TI para solucionar problemas y mantener los equipos de oficina e informática.
- Coordina agendas de reuniones, logística, catering y preparación de salas.
- Coordina tareas con Contabilidad, Recursos Humanos y otros servicios corporativos.
- Solicita y administra equipos y suministros de oficina y cocina.
- Apoya el control de proyectos y documentos recopilando datos, completando formularios digitales y organizando materiales técnicos y de propuestas.
- Prepara envíos y paquetes de transmisión, crea carpetas de trabajo y escanea, imprime y fotocopia documentos.
- Supervisa los plazos de proyectos y tareas, y establece sistemas de recordatorio.
- Reserva y mantiene salas de conferencias para reuniones del equipo y con clientes.
- Organiza viajes, incluidas reservas de hotel y comidas, así como itinerarios para reuniones con clientes y eventos de oficina.
- Registra facturas pendientes de pago y asigna los códigos de oficina y proyecto correspondientes.
- Carga facturas en el sistema de contabilidad y supervisa el estado de su envío.
- Coordina con TI y RR. HH. la preparación de la oficina, la documentación de incorporación y la logística de orientación para nuevos empleados.
- Remite las excepciones y los asuntos no habituales a un supervisor.
- Trabaja bajo supervisión general y sin personal a cargo.
Requisitos
- Diploma de secundaria o equivalente.
- Por lo general, entre 3 y 5 años de experiencia en administración o apoyo de oficina; se prefiere experiencia en un entorno de arquitectura o ingeniería.
- Excelente atención telefónica.
- Sólidas habilidades organizativas para gestionar varias tareas, cumplir plazos y atender interrupciones frecuentes.
- Dominio de los sistemas administrativos básicos y del software de oficina habitual, incluidos Microsoft Word y Excel.
- Familiaridad en desarrollo con las prácticas de documentación de proyectos y los sistemas de cuentas por pagar o registro de facturas.
- Comunica las novedades con claridad y adapta su estilo de comunicación a las necesidades del equipo.
- Trabaja de manera independiente bajo supervisión general y conforme a los procedimientos establecidos, y eleva las excepciones según corresponda.
- Debe superar una verificación de antecedentes previa al empleo y posterior a la oferta, conforme a NIST 800-171.
- Debe tener autorización legal para trabajar en Estados Unidos y presentar la documentación laboral requerida al ser contratado.
- Capacidad para permanecer sentado durante periodos prolongados, interactuar con clientes y viajar ocasionalmente.
Beneficios
- Paquete integral de beneficios con aportaciones bajas por parte del empleado.
- Opciones de cobertura familiar.
- Opción de plan médico con deducible bajo.
- Aportación equivalente generosa a la cuenta de ahorros para gastos médicos.
- Programa de bienestar con incentivos económicos.
- Sesiones individuales mensuales con especialistas en nutrición.
- Acceso a un farmacéutico de Healthwise.
- Aplicaciones de atención plena, incluidas Calm y BetterHelp.
- Programas gratuitos y confidenciales de asistencia al empleado para asesoramiento y apoyo.
- Entre 15 y 25 días de tiempo libre remunerado, según el nivel de experiencia.
- Siete días festivos remunerados.
- Día festivo flexible.
- Aportación equivalente al plan 401(k).
- Seguro de vida pagado por la empresa.
- Reembolso de matrícula.
- Oportunidades de formación.
- Programa de desarrollo de liderazgo.
- Programa formal de mentoría.
- Grupo activo de jóvenes profesionales.
- Seguro para mascotas.