AEC行业行政助理
在 Moffatt & Nichol 支持办公室运营、项目文档、差旅安排和发票处理。 为一家基础设施咨询与设计公司协调行政服务。
描述
- 处理前台事务、电话、邮件和办公用品订购。
- 与 IT 团队合作，排查并维护办公设备和计算机设备问题。
- 协调会议日程、后勤安排、餐饮和会议室布置。
- 与会计、人力资源及其他企业服务部门协作。
- 订购并管理办公及茶水间设备和用品。
- 收集数据、填写电子表单，并整理技术资料和投标材料，以支持项目及文档管理。
- 准备邮寄和传递文件包、创建项目文件夹，并扫描、打印和复印文件。
- 跟踪项目和任务期限，并建立提醒机制。
- 安排并维护团队和客户会议所需的会议室。
- 安排差旅，包括酒店和用餐预订，以及客户会议和办公室活动的行程。
- 录入应付发票，并分配正确的办公室和项目代码。
- 将发票上传至会计系统，并跟踪提交状态。
- 与 IT 和 HR 协调办公室设置、新员工入职文件及入职培训安排。
- 将例外情况和非标准问题提交主管处理。
- 在一般监督下工作，无直接下属。
任职要求
- 高中毕业或同等学历。
- 通常需要 3–5 年行政或办公室支持经验；有建筑或工程领域工作经验者优先。
- 具备出色的电话礼仪。
- 具备较强的组织能力，能够管理多项任务、按时完成工作并应对频繁打断。
- 熟练使用核心行政系统和常用办公软件，包括 Microsoft Word 和 Excel。
- 逐步熟悉项目文档管理规范以及应付账款或发票录入系统。
- 能够清晰传达最新情况，并根据团队需求调整沟通方式。
- 能够在既定流程范围内独立工作、接受一般监督，并适时上报例外情况。
- 必须通过符合 NIST 800-171 要求的录用后就业背景调查。
- 必须具备在美国合法工作的资格，并在入职时提供所需就业文件。
- 能够长时间坐着工作、与客户交流，并偶尔出差。
福利待遇
- 全面的福利计划，员工缴费比例较低。
- 提供家庭保障选项。
- 提供低免赔额医疗保险方案。
- 提供丰厚的健康储蓄账户配比缴款。
- 设有提供经济奖励的健康计划。
- 每月可与营养师进行一对一咨询。
- 可使用 Healthwise 药剂师服务。
- 提供 Calm 和 BetterHelp 等正念应用。
- 免费、保密的员工援助计划，提供咨询和支持。
- 根据经验年限提供 15–25 天带薪休假。
- 七个带薪节假日。
- 浮动假日。
- 401(k) 配比缴款。
- 公司支付的人寿保险。
- 学费报销。
- 培训机会。
- 领导力发展计划。
- 正式导师计划。
- 活跃的青年专业人士社群。
- 宠物保险。