A Moffatt & Nichol mérnöki és tervezési tanácsadó cég, amely kikötők, közlekedés, vízkészletek és környezeti ellenálló képesség infrastruktúrájára összpontosít. A több mint 75 éves tapasztalatára építve a vállalat olyan projekteket támogat, amelyek az áruszállítást, a partvidék kezelését, a kereskedelmi átvilágítást, valamint a fenntartható építészetet és tájtervezést foglalják magukban. Munkája az infrastruktúra tervezését, műszaki kialakítását és a technológiát ötvözi annak érdekében, hogy a természetes adottságokra és a közösségek igényeire reagáló megoldások szülessenek.
Adminisztratív asszisztens, építészeti és mérnöki ágazat
Támogassa a Moffatt & Nichol irodai működését, projekt-dokumentációját, utazásait és számlafeldolgozását. Koordinálja az adminisztratív szolgáltatásokat egy infrastruktúra-tanácsadó és -tervező cégnél.
Leírás
- Lássa el a recepciós feladatokat, kezelje a telefonhívásokat, a postát és a kellékanyag-rendeléseket.
- Működjön együtt az IT-val az irodai és számítógépes eszközök hibáinak elhárításában és karbantartásában.
- Koordinálja az értekezletek időpontjait, logisztikáját, cateringjét és a termek előkészítését.
- Egyeztessen a számviteli, humánerőforrás- és egyéb vállalati szolgáltatási területekkel.
- Rendelje meg és kezelje az irodai és konyhai berendezéseket, valamint kellékanyagokat.
- Adatgyűjtéssel, digitális űrlapok kitöltésével, valamint műszaki és ajánlati anyagok rendszerezésével támogassa a projekt- és dokumentumkezelést.
- Készítse elő a postázási és továbbítási csomagokat, hozzon létre munkamappákat, valamint szkennelje, nyomtassa és másolja a dokumentumokat.
- Kövesse nyomon a projektek és feladatok határidejét, és alakítson ki emlékeztető rendszereket.
- Ütemezze a tárgyalókat, és tartsa karban azokat a csapat- és ügyféltalálkozókhoz.
- Szervezze meg az utazásokat, beleértve a szálloda- és étkezési foglalásokat, valamint az ügyféltalálkozók és irodai események útiterveit.
- Rögzítse a kifizetendő számlákat, és rendelje hozzájuk a megfelelő iroda- és projektkódokat.
- Töltse fel a számlákat a számviteli rendszerbe, és kövesse nyomon a benyújtásuk állapotát.
- Egyeztessen az IT-val és a HR-rel az új munkatársak irodai elhelyezéséről, belépési dokumentumairól és orientációjának logisztikájáról.
- A kivételes és nem szokványos problémákat továbbítsa a felettesének.
- Közvetlen beosztottak nélkül, általános felügyelet mellett dolgozzon.
Követelmények
- Középiskolai végzettség vagy annak megfelelő képesítés.
- Jellemzően 3–5 év adminisztratív vagy irodai támogató tapasztalat; építészeti vagy mérnöki környezetben szerzett tapasztalat előnyt jelent.
- Kiváló telefonos kommunikációs etikett.
- Erős szervezőkészség több feladat kezeléséhez, határidők betartásához és gyakori megszakítások kezeléséhez.
- Jártasság az alapvető adminisztratív rendszerekben és a szokásos irodai szoftverekben, köztük a Microsoft Word és Excel programokban.
- Fejlődő ismeretek a projekt-dokumentációs gyakorlatokról, valamint a szállítói számlák vagy számlabeviteli rendszerek használatáról.
- Világosan kommunikálja a frissítéseket, és a kommunikációs stílusát a csapat igényeihez igazítja.
- A kialakított eljárások szerint, általános felügyelet mellett önállóan dolgozik, a kivételeket pedig megfelelően jelzi.
- Az ajánlat megtétele után meg kell felelnie a NIST 800-171 szabványnak megfelelő, munkába lépés előtti háttérellenőrzésen.
- Jogosultnak kell lennie az Egyesült Államokban történő munkavégzésre, és belépéskor be kell mutatnia a szükséges foglalkoztatási dokumentumokat.
- Képesnek kell lennie hosszabb ideig ülni, ügyfelekkel kapcsolatot tartani, és alkalmanként utazni.
Juttatások
- Átfogó juttatási csomag alacsony munkavállalói hozzájárulással.
- Családi biztosítási lehetőségek.
- Alacsony önrésszel rendelkező egészségbiztosítási lehetőség.
- Bőkezű munkáltatói hozzájárulás az egészségügyi megtakarítási számlához (HSA).
- Pénzügyi ösztönzőkkel támogatott jólléti program.
- Havi egyéni konzultáció táplálkozási szakértőkkel.
- Hozzáférés a Healthwise gyógyszerészéhez.
- Tudatos jelenlétet segítő alkalmazások, köztük a Calm és a BetterHelp.
- Ingyenes és bizalmas munkavállalói segítségnyújtó programok tanácsadáshoz és támogatáshoz.
- Tapasztalati szinttől függően 15–25 nap fizetett szabadság.
- Hét fizetett ünnepnap.
- Rugalmasan kivehető ünnepnap.
- 401(k) munkáltatói hozzájárulás-egyeztetés.
- A vállalat által fizetett életbiztosítás.
- Tandíj-visszatérítés.
- Képzési lehetőségek.
- Vezetőfejlesztési program.
- Hivatalos mentorprogram.
- Aktív Fiatal Szakemberek csoportja.
- Kisállat-biztosítás.