AEC 업계 행정 보조원
Moffatt & Nichol에서 사무실 운영, 프로젝트 문서, 출장 및 청구서 처리를 지원합니다. 인프라 자문 및 설계 회사의 행정 서비스를 조율합니다.
설명
- 안내 데스크 업무, 전화 응대, 우편물 처리 및 비품 주문을 담당합니다.
- IT 부서와 협력해 사무실 및 컴퓨터 장비의 문제를 해결하고 유지 관리합니다.
- 회의 일정, 운영 세부 사항, 케이터링 및 회의실 준비를 조율합니다.
- 회계, 인사 및 기타 기업 서비스 부서와 협업합니다.
- 사무실 및 탕비실 장비와 비품을 주문하고 관리합니다.
- 데이터 수집, 디지털 양식 작성, 기술 자료 및 제안 자료 정리를 통해 프로젝트와 문서 관리를 지원합니다.
- 우편 및 전달 문서 패키지를 준비하고, 업무 폴더를 만들며, 문서를 스캔, 인쇄 및 복사합니다.
- 프로젝트와 업무 마감일을 확인하고 알림 체계를 마련합니다.
- 팀 및 고객 회의에 사용할 회의실을 예약하고 관리합니다.
- 고객 회의와 사내 행사에 필요한 호텔 및 식사 예약, 일정표 작성 등 출장을 준비합니다.
- 매입 송장을 입력하고 올바른 사무실 및 프로젝트 코드를 지정합니다.
- 송장을 회계 시스템에 업로드하고 제출 상태를 확인합니다.
- IT 및 HR과 협력해 사무실 준비, 신규 직원 입사 서류 및 오리엔테이션 일정을 조율합니다.
- 예외 사항과 비표준 문제는 상사에게 보고합니다.
- 직속 부하 직원 없이 일반적인 감독하에 근무합니다.
지원 자격
- 고등학교 졸업장 또는 이에 준하는 학력.
- 일반적으로 행정 또는 사무 지원 경력 3~5년이 필요하며, 건축 또는 엔지니어링 분야 경험자를 우대합니다.
- 전화 응대 예절이 뛰어난 분.
- 여러 업무를 관리하고 마감일을 준수하며 잦은 업무 중단에 대응할 수 있는 뛰어난 조직 능력.
- Microsoft Word 및 Excel을 포함한 주요 행정 시스템과 일반 사무용 소프트웨어 활용 능력.
- 프로젝트 문서 관리 방식과 매입채무 또는 송장 입력 시스템에 대한 실무 지식을 갖추고 있거나 익혀 나갈 수 있는 분.
- 진행 상황을 명확하게 전달하고 팀의 필요에 맞춰 의사소통 방식을 조정할 수 있는 분.
- 정해진 절차에 따라 일반적인 감독하에 독립적으로 일하고 예외 사항을 적절히 보고할 수 있는 분.
- NIST 800-171을 준수하는 채용 제안 후 채용 전 신원 조회를 통과해야 합니다.
- 미국에서 합법적으로 일할 수 있어야 하며 입사 시 필요한 고용 서류를 제출해야 합니다.
- 장시간 앉아서 근무하고 고객과 소통하며 때때로 출장할 수 있어야 합니다.
복리후생
- 직원 부담금이 낮은 종합 복리후생 패키지.
- 가족 보장 옵션.
- 공제액이 낮은 건강보험 옵션.
- 건강저축계좌에 대한 넉넉한 회사 매칭 지원.
- 금전적 인센티브가 포함된 웰니스 프로그램.
- 영양사와 매월 개별 상담 가능.
- Healthwise 약사 서비스 이용 가능.
- Calm 및 BetterHelp를 포함한 마음챙김 앱 이용 가능.
- 상담 및 지원을 제공하는 무료 비밀 보장 직원 지원 프로그램.
- 경력 수준에 따라 유급 휴가 15~25일.
- 유급 공휴일 7일.
- 선택형 유급 휴일.
- 401(k) 매칭 지원.
- 회사 부담 생명보험.
- 학비 지원.
- 교육 기회.
- 리더십 개발 프로그램.
- 공식 멘토링 프로그램.
- 활발한 젊은 전문가 그룹.
- 반려동물 보험.