Moffatt & Nichol on suunnittelu- ja insinöörikonsultointiyritys, joka keskittyy satamien, liikenteen, vesivarojen ja ympäristön resilienssin infrastruktuuriin. Yli 75 vuoden kokemuksensa ansiosta yritys tukee hankkeita, jotka liittyvät rahdin kuljetukseen, rannikkoalueiden hallintaan, kaupalliseen due diligence -selvitykseen sekä kestävään arkkitehtuuriin ja maisemasuunnitteluun. Sen työ yhdistää suunnittelun, teknisen toteutuksen ja teknologian infrastruktuurin kehittämiseksi tavalla, joka ottaa huomioon luonnonolosuhteet ja yhteisöjen tarpeet.
Hallintoassistentti, arkkitehti- ja insinööriala
Tue toimiston arkea, projektiasiakirjojen hallintaa, matkajärjestelyjä ja laskujen käsittelyä Moffatt & Nicholilla. Koordinoi hallintopalveluja infrastruktuurialan konsultointi- ja suunnitteluyrityksessä.
Kuvaus
- Hoida vastaanoton tehtäviä, puheluita, postia ja tarviketilauksia.
- Ratkaise toimisto- ja tietokonelaitteiden ongelmia yhdessä IT-tuen kanssa ja huolehdi niiden ylläpidosta.
- Koordinoi kokousaikatauluja, järjestelyjä, tarjoiluja ja tilojen valmistelua.
- Tee yhteistyötä taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja muiden yrityspalvelujen kanssa.
- Tilaa ja hallinnoi toimiston ja keittiön laitteita sekä tarvikkeita.
- Tue projektien ja asiakirjojen hallintaa keräämällä tietoja, täyttämällä digitaalisia lomakkeita ja järjestämällä teknisiä asiakirjoja sekä tarjousaineistoja.
- Valmistele postitus- ja lähetyspaketteja, luo projektikansioita sekä skannaa, tulosta ja kopioi asiakirjoja.
- Seuraa projektien ja tehtävien määräaikoja ja luo muistutusjärjestelmiä.
- Varaa ja ylläpidä kokoustiloja tiimin ja asiakkaiden tapaamisia varten.
- Järjestä matkoja, kuten hotelli- ja ateriavarauksia sekä aikatauluja asiakastapaamisia ja toimiston tapahtumia varten.
- Kirjaa ostolaskuja ja merkitse niihin oikeat toimisto- ja projektikoodit.
- Lataa laskut taloushallintojärjestelmään ja seuraa niiden käsittelyn tilaa.
- Koordinoi IT:n ja henkilöstöhallinnon kanssa toimiston järjestelyjä, perehdytyspaperitöitä ja uusien työntekijöiden perehdytyksen käytännön järjestelyjä.
- Ohjaa poikkeukset ja tavanomaisesta poikkeavat asiat esihenkilölle.
- Työskentele yleisen ohjauksen alaisena ilman suoria alaisia.
Vaatimukset
- Toisen asteen tutkinto tai vastaava pätevyys.
- Yleensä 3–5 vuoden kokemus hallinnollisista tehtävistä tai toimistotuesta; kokemus arkkitehti- tai insinööriympäristöstä katsotaan eduksi.
- Erinomaiset puhelinetiketin taidot.
- Vahvat organisointitaidot useiden tehtävien hallintaan, määräaikojen noudattamiseen ja toistuviin keskeytyksiin sopeutumiseen.
- Hallinnollisten perusjärjestelmien ja tavanomaisten toimisto-ohjelmistojen, kuten Microsoft Wordin ja Excelin, sujuva käyttö.
- Perustuntemus projektiasiakirjojen käytännöistä sekä ostolaskujen käsittely- tai laskunsyöttöjärjestelmistä.
- Viestii tilannepäivitykset selkeästi ja mukauttaa viestintätapansa tiimin tarpeisiin.
- Työskentelee itsenäisesti yleisen ohjauksen alaisena sovittujen menettelytapojen mukaisesti ja siirtää poikkeukset asianmukaisesti eteenpäin.
- Läpäisee työtarjouksen jälkeisen työhönottoa edeltävän taustatarkistuksen, joka täyttää NIST 800-171 -vaatimukset.
- Henkilön on voitava työskennellä laillisesti Yhdysvalloissa ja esittää työsuhteen alkaessa vaaditut työllistymisasiakirjat.
- Pystyy istumaan pitkiä aikoja, asioimaan asiakkaiden kanssa ja matkustamaan satunnaisesti.
Edut
- Kattava henkilöstöetupaketti, johon työntekijän maksuosuus on pieni.
- Perhevaihtoehtoja vakuutusturvaan.
- Mahdollisuus valita pienen omavastuun sairausvakuutus.
- Runsas työnantajan vastaava maksu terveyssäästötilille.
- Hyvinvointiohjelma, johon kuuluu taloudellisia kannustimia.
- Kuukausittaiset henkilökohtaiset tapaamiset ravitsemusasiantuntijoiden kanssa.
- Healthwise-apteekkarin palvelut.
- Mindfulness-sovelluksia, kuten Calm ja BetterHelp.
- Maksuttomat ja luottamukselliset työntekijöiden neuvonta- ja tukipalvelut.
- 15–25 päivää palkallista vapaata kokemustason mukaan.
- Seitsemän palkallista arkipyhää.
- Yksi vapaasti valittava palkallinen vapaapäivä.
- 401(k)-eläkesäästösuunnitelman työnantajan vastaava maksu.
- Työnantajan maksama henkivakuutus.
- Lukukausimaksujen korvaus.
- Koulutusmahdollisuuksia.
- Johtajuuden kehittämisohjelma.
- Virallinen mentorointiohjelma.
- Aktiivinen nuorten ammattilaisten ryhmä.
- Lemmikkivakuutus.