Moffatt & Nichol er en ingeniør- og designrådgivningsvirksomhed med fokus på infrastruktur til havne, transport, vandressourcer og miljømæssig modstandsdygtighed. Med mere end 75 års erfaring understøtter virksomheden projekter inden for godstransport, kystforvaltning, kommerciel due diligence samt bæredygtig arkitektur og landskabsdesign. Virksomhedens arbejde forener planlægning, teknisk design og teknologi for at forme infrastruktur, der imødekommer naturlige forhold og lokalsamfundenes behov.
Administrativ assistent i AEC-branchen
Understøt kontordrift, projektdokumentation, rejser og fakturabehandling hos Moffatt & Nichol. Koordinér administrative tjenester for en virksomhed inden for infrastruktur rådgivning og design.
Beskrivelse
- Varetage receptionen, besvare telefonopkald, håndtere post og bestille kontorartikler.
- Samarbejde med IT om fejlfinding og vedligeholdelse af kontor- og computerudstyr.
- Koordinere mødeplaner, logistik, forplejning og klargøring af mødelokaler.
- Koordinere med økonomi, HR og andre fællesfunktioner.
- Bestille og administrere kontor- og køkkenudstyr samt forsyninger.
- Understøtte projekt- og dokumentstyring ved at indsamle data, udfylde digitale formularer og organisere teknisk materiale og tilbudsmateriale.
- Klargøre forsendelser og overdragelsespakker, oprette projektmapper samt scanne, udskrive og kopiere dokumenter.
- Følge projekt- og opgavefrister og etablere påmindelsessystemer.
- Booke og vedligeholde konferencelokaler til team- og kundemøder.
- Arrangere rejser, herunder hotel- og måltidsbookinger samt rejseplaner til kundemøder og kontorarrangementer.
- Registrere leverandørfakturaer til betaling og tildele de korrekte kontor- og projektkoder.
- Uploade fakturaer til økonomisystemet og følge deres indsendelsesstatus.
- Koordinere med IT og HR om kontorindretning, onboardingpapirer og praktiske forhold ved introduktion af nye medarbejdere.
- Henvise undtagelser og sager uden for standarden til en leder.
- Arbejde under generel supervision uden direkte personaleansvar.
Krav
- Gymnasial eksamen eller tilsvarende.
- Typisk 3–5 års erfaring med administration eller kontorsupport; erfaring fra arkitektur- eller ingeniørmiljø foretrækkes.
- Fremragende telefonetikette.
- Stærke organisatoriske evner til at håndtere flere opgaver, overholde frister og håndtere hyppige afbrydelser.
- Rutineret brug af centrale administrative systemer og almindelig kontorsoftware, herunder Microsoft Word og Excel.
- Grundlæggende kendskab til praksis for projektdokumentation og kreditor- eller fakturaregistreringssystemer.
- Kommunikerer opdateringer tydeligt og tilpasser kommunikationsstilen til teamets behov.
- Arbejder selvstændigt under generel supervision inden for fastlagte procedurer og eskalerer undtagelser efter behov.
- Skal bestå et baggrundstjek før ansættelse efter jobtilbud i overensstemmelse med NIST 800-171.
- Skal have lovlig ret til at arbejde i USA og fremvise den nødvendige ansættelsesdokumentation ved ansættelsen.
- Kan sidde i længere perioder, interagere med kunder og rejse lejlighedsvis.
Fordele
- Omfattende fordelspakke med lave medarbejderbidrag.
- Mulighed for familiedækning.
- Mulighed for sundhedsplan med lav selvrisiko.
- Generøst match til Health Savings Account.
- Trivselsprogram med økonomiske incitamenter.
- Månedlige individuelle sessioner med ernæringseksperter.
- Adgang til en Healthwise-apoteker.
- Mindfulnessapps, herunder Calm og BetterHelp.
- Gratis, fortrolige medarbejderstøtteprogrammer med rådgivning og støtte.
- 15–25 dages betalt fri afhængigt af erfaringsniveau.
- Syv betalte helligdage.
- En flydende helligdag.
- Match til 401(k)-ordning.
- Livsforsikring betalt af virksomheden.
- Tilskud til studieafgifter.
- Muligheder for træning.
- Program for lederudvikling.
- Formelt mentorprogram.
- Aktiv gruppe for unge fagfolk.
- Kæledyrsforsikring.